Introduction à la veille Qu’est-ce que la veille? « La veille est une fonction qui s’inscrit dans une pratique de gestion des ressources de l’information pour rendre l’organisation plus intelligente et compétitive Pierrette Bergeron, Observations sur le processus de veille et les obstacles à sa pratique, Argus, vol. 24, no 3, p. 17-22). Par contre, tout n’est or 11 Données: quantité d ou, • Sv. ivx to aujourd’hui = 40 cm Information: différen Connaissance: cette di terence est suffisante pour justifier de passer la souffleuse devant ma porte de garage N. B. : Une grande partie de la connaissance est tacite. urquoi faire de la veille? Mieux gérer et traiter les ressources informationnelles (Infobésité) Accroître la productivité Identifier des spécialistes et des experts Analyser des tendances Élaborer des dossiers de recherche Favoriser l’innovation de produits et de procédés et distributeurs, y compris marché du travail Veille concurrentielle Concurrents, prix. prodults substituts Veille environnementale et sociétale Réglementaire, financière, fiscale, économique, politique, sociale, ressources humaines Maitriser les sources d’information Quelles sources pour quelle veille ?
Sources formelles Sources informelles Revues spécialisées Presse généraliste Sites Internet Brevets, marques Normes lois Études publiques Infos légales Rapports annuels Livres Autres médias PAG » 1 correctement ce besoin d’information
Les collaborateurs, les commerciaux de retour de déplacement hez un fournisseur, un client, font-ils systématiquement une note sur ce qui les a étonné lors de ce déplacement ? La fiabilité de l’information collectée est elle systématiquement contrôlée ? Disposez vous à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise de personnes fiables susceptibles de vous fournir de l’information technique, concurrentielle, commerciale ou de l’analyser ? Certains membres de votre entreprise sont-ils chargés de créer et d’alimenter des banques de données pour enregistrer et retrouver les informations qui vous sont utiles ?
Avez-vous un système de classement des documents? Existe t-il une circulation efficace de l’information stratégique dans votre entreprise? PAGF30F11 Entregent – Leadership – Persévérance – Communicateur – Analyste Définir le projet La réussite d’un projet de veille repose en grande partie sur la clarté des questions de recherche qui guideront le processus de veille. Trop souvent, ce processus échoue car le chargé de projet n’a pas su décoder les besoins du client ou de l’unité décisionnelle. La principale conséquence est une mauvaise prise de décision par les décideurs.
Voici des exemples de question de recherche pour définir un projet de veille : Quelle décision doit être prise par le client ou l’unité décisionnelle ? – Quelle est Vhypothèse de base ? – Comment le processus de veille aidera l’organisation et ses partenaires ? – Doit-on envisager des obstacles et des contraintes ? – Comment les résultats doivent-ils être communiqués ? Le projet est-il de nature stratégique ou tactique ? – Comment le projet s’intègre-t-il à la stratégie de l’organisation ? – Dans quelle mesure doit-on ajouter de la valeur à l’information ?
Définir les enjeux de la veille Surveillance actuelle Enjeux Faible PAGFd0F11 Qui fait quoi ? Qui a besoin de quoi ? – Quels sont les délais ? Déterminer les questions de recherche Cette étape permet de rendre opérationnelles les questions générales du projet en vue de faciliter le traitement des informations. Ainsi, la question « Quelles sont les politiques agro- environnementales mises en œuvre ailleurs dans le monde? » se subdivise en sous-questions telles : – Quels sont les règlements inhérents aux politiques? – Quels sont les programmes découlant des politiques? – Quels sont les budgets injectés dans les programmes?
Quels sont les types d’interventions privilégiés? Qui sont les acteurs responsables de l’implantation des programmes? Préciser les informations requises Les informations à recueillir dépendent directement des questions de recherche et de la méthodologie privilégiée. Il faut toujours garder à l’esprit que le processus de veille vise à faciliter la prise de décision par les décideurs. Indiquer les sources pour la collecte de renseignements Sources primaires – Sources secondaires – Sources internes – Sources externes Dans les grandes organisations, des informations proviennent de sources internes !!! 1 discussion. A – Information très importante et prioritalre B – Information intéressante C – Information utile à roccasion D – Information sans doute inutile. Affecter le personnel à la collecte Trois critères de compétence et de connaissance : – Connaissance spécialisée des méthodes de collecte – Connaissance spécifique de la source – Connaissance en la matière Établir la logistique du projet Cette étape consiste à l’affectation des échéanciers du projet et à la mobilisation des ressources.
Voici des questions qui permettent de guider la logistique du projet. – À quelle fréquence le client et le chargé de projet doivent-ils se rencontrer ? ? quelle fréquence le chargé de projet et les membres de l’équipe doivent-ils se rencontrer ? À quelle fréquence l’information doit-elle être transmise au chargé de projet ? Le veilleur doit-il transmettre les informations à l’analyste ou le chargé de projet doit les filtrer ? Quelles méthodes de collecte seront privilégiées ? Comment l’information sera déterminee, codée, validée et enregistrée ? Recueillir l’information 6 1 permet de transformer les données en informations qui, avec de la valeur ajoutée, deviennent renseignements. La veille étant un processus itératif et continu, les analyses doivent de même ?tre effectuées sur une base régulière : les renseignements deviendront plus étoffés, pertinents et précis.
Les analystes doivent être en mesure d’effectuer ce qui suit : – Reconnaitre l’interaction entre les phases de la collecte et de l’analyse – Analyser de façon créative – Utiliser un raisonnement inductif et déductif – Obtenir un aperçu des modèles analytlques – Savoir reconnaître les limites des modèles analytiques Savoir quand terminer l’analyse Exemple de méthodes d’analyse Évaluer le produit final Le rapport de renseignements offre-t-il une veille? Les questions suivantes peuvent aider à décider Le rapport fait-il prendre un virage décisif à la veille? Parle-t-il de ce qui arrivera et non de ce qui s’est passé? e processus concernant la veille a-t-il mis en cause une analyse? il davantage servi de – Le processus concernant PAGF70F11 définition de la veille : «recommander des mesures concretes». Si personne ne lit le rapport et qu’aucune mesure n’est prise, si l’information n’a aucun effet sur le décideur, on peut dire que le projet est un échec. Les résultats du projet doivent donc être présentés de façon appropriée. La communication des renseignements consiste à suivre les quatre « B» :
La Bonne information Sous réserve que le client ait participé à l’élaboration du plan de recherche et qu’il ait été tenu au courant de l’évolution du projet, l’information devrait être appropriée. Le Bon moment Rien n’est plus inutile que de fournir l’information quand il est trop tard pour l’utiliser dans la prise de décision ou quand il est trop tôt pour en tenir compte. Toutefois, l’établissement de bonnes relations avec le client et une planification adéquate du projet devraient minimiser ce problème.
Le Bon format La communication des renseignements peut se faire sous divers formats. Les résultats peuvent être présentés dans un document de deux pages, un bulletin, un rapport détaillé ou bien lors d’un exposé oral, d’un séminaire, etc. L’important est de veiller ? employer le moyen privilégié par le décideur. La Bonne personne Qui devrait fournir les renseignements ? Le gestionnaire de projet s’en charge habituellement, mais le choix du communicateur doit se fonder sur la personne qui est la plus susceptible d’être écoutée par le client ou le décideur.
Produits de veille B1 sectorielle Note d’information La note d’information ou note de service vise à transcrire une nformation orale recueillie lors d’un entretien en face à face ou au téléphone. Elle peut servir à faire des comptes rendus de discussions tenues dans des salons, des foires, des colloques, des associations. Elle peut aussi être une note permettant d’aviser un décideur sur Fimportance d’un dossier. Elle est conçue pour permettre une transcription simple, rapide, complète et courte.
Les noms et références exactes des personnes citées doivent y figurer. Elle comporte • – La date de création de la note, son lieu de création, le nom de son auteur et sa fonction. – L’objet, le nom de l’entreprise concernée, la date de la collecte. Un texte synthétique qui donne les informations essentielles qui ont été recueillies. – Son ou ses destlnataires et leur fonction – Éventuellement une cotation « crédibilité/ utilité » de l’information.
La signature de son auteur Dossier documentaire Le dossier documentaire permet de centraliser l’ensemble des informations concernant une entreprlse, un secteur (étude sectorielle), un thème et les conserver pour suivre l’évolution des politiques, des stratégies, des recherches. Il doit être actualisé régulièrement. Exemple : le dossier-entre Internet, fiche produits et processus, brevet déposés, marques, rix, promotion, pratiques, – Les fiches de synthèse sur la stratégie de l’entreprise réalisées par les analystes, [‘analyse de l’image de l’entreprise.
Revue de presse La revue de presse permet de suivre l’actualité régulièrement. Elle n’est pas nécessairement une succession d’article de presse mais bien une sélection et une interprétation de l’auteur en fonction des objectifs préalablement définis. Sa périodicité est à définir en fonction du secteur et des besoins des usagers de l’information. On peut imaginer de découper la revue de presse en thématiques Marché, entreprises, produits et processus, environnement et réglementation. A l’intérieur de chaque thématique, une sélection d’articles avec : – Un titre significatif par article sélectionné (il peut être nécessaire d’en créer un) – Un résumé informatif par article qui dispense de le lire dans son intégralité. – La source de l’article (auteur, nom de la revue, date de publication, page). – Pour chaque thématique un commentaire global de synthèse. – La période de la revue de presse, son numéro, sa date doivent figurés sur le document, ainsi que la ou les personnes qui en sont responsables. Rapport de veille 11
