fiche u 41

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BTS ASSISTAN DE GESTION DE PME-PMI – SESSION 2015 ÉPREUVE E4 : Communication avec les acteurs externes et internes Épreuve 041 : Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs Fiche descriptive (épreuve ponctuelle et deuxième situation du CCF) Nom et prénom du candidat : VERSTRAETER coraline NO d’inscription Intitulé de la situation de communication : suivi des réclamations û Réalisée o Observée Fiche de situation de Cadre de la réalisatio Swip next page Raison sociale : EFS NANTES Secteur d’activité : Dons du Sang

Tâche(s) du référentiel concernée(s) : T2. 3. 1 Contrôle des achats et des règlements Date de réalisation : du 8 au 10 septembre 2014 Durée de réalisation : 3 jours Contexte de réalisation : Cadre général : Notre entreprise EFS procède à des achats de matériel d’immobilisation. Le suivi des factures est suivi dans notre service de l’Agence Comptable Secondaire. Ma collègue qui à la recherche des factures payées ou Impayées . Contrôler les règlements en effectuant une recherche rapide •

Je crée un tableau Excel en répertoriant toutes les factures d’immobilisation en reprenant les données inscrites sur le cahier afin d’améliorer la recherche des factures. Dans ce tableau il y a plusieurs colonnes par exemple dans

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la colonne WA, TTC j’ai mis en place des formules de calcul pour que les montants se calcul automatiquement. Ensuite dans la colonne « Date de paiement » j’utilise une règle en disant que si la « date de paiement » n’est pas renseignée alors il faut que les lignes soient mises en couleur rouge.

Cela permet de repérer directement les factures impayées et de pouvoir les traitées rapidement. Ce tableau va mettre en œuvre une meilleure gestion des factures non réglées et de gagner un gain de temps pour rechercher une facture grâce à la fonctionnalité d’Excel avec les filtres. Une fois terminé le tableau je l’ai ajouté sur Intranet dans Point afin que ma collègue puisse y accéder. Productions réalisées en entreprise TABLEAU DU SUIVI DES FACTURES D’IMMOBILISATIONS 2014 Problèmes rencontrés :

Etre vigilante au moment de la saisie des données du cahier au fichier Excel Solutions apportées Prendre son temps, relire les données saisies, utiliser une règle pour suivre les données puis se servir d’un surligneur pour marquer ce que j’ai déjà saisie. Bilan Apports pour la PME : Cela permet pour ma collègue de connaitre si les factures d’immobilisations sont réglées. Bilan personnel Cela m’a permis d’innover une méthode de travail différente de ce que l’entreprise utilise. 2