BTS Assistant de Manager – Session 2014 FICHE DESCRIPTIVE D’ACTION PROFESSIONNELLE EPREUVE E6 : ACTION PROFESSIONNELLE FICHE DE SITUATION NO: 2 Nom et prénom du candidat N • d’inscription : L’ACTION PROFESSIONNELLE Intitulé de l’action professionnelle : Création d’un livret d’accueil pour assistante Réelle (menée en mil OUI x NON or 3 Sni* to View Simulée (conduite en formation) Contexte international Relevant des activités de soutien (finalités 1 à 4) collaboration entre le personnel.
La création d’un livret d’accueil pour assistante s’est déroulée endant la période où l’activité est en baisse pour me permettre de mener mon action au mieux et au plus vite. Dès l’arrivée des nouvelles Assistantes de Direction dans les services « Operation » et « Technical Operation il est important de les former au plus vite. C’est pour cela que j’ai créé une fiche de poste détaillé afin de réaliser un livret d’accueil pour assistante avec toutes les tâches d’une assistante et les procédures à suivre pour leurs réalisations.
Contrainte : Temporelle, gérer au mieux mon temps, afin de mener mon ction tout en exerçant mes fonctions d’assistante manager habituelles. Ressource : Matérielle, une imprimante couleur, un fax, un téléphone, le support du livret d’accueil, un ordinateur avec le
METHODOLOGIE Préparation : Etablir la liste des missions ésormais utilisé pour les formations de nouvelles assistantes MOYENS MIS EN OEUVRE Détailler chaque tâche avec son contexte et sa procédure sur Microsoft Word Intranet pour la recherche des procédures applicables à la gestion de notes de frais, des demandes d’avance, des DHL, des ordres de mission, aux commandes de fournitures et à la gestion des congés Internet pour la recherche d’informations Logiciel Lotus-Notes pour la recherche des procédures applicables à la gestlon des réservations de salle de réunion Téléphone et mails (pour les contacts avec les managers et le ureau des voyages) Accès au réseau (vérificateur de fichiers système) dédié aux assistantes pour l’utilisation des formulaires et bon de commande. Outlook Microsoft Project pour la liste des tâches sur 6 semaines Microsoft Excel pour les demandes d’accès site, de coursier, la saisie des déplacements mensuels, les proformats, demandes de room service et de taxi. Microsoft Word pour les procédures des tâches, PDF Reader pour la lecture et l’impression des bons de demandes de coursier, des lettres d’invitation, les DAL les notes de frais et les prestations de room service RÉSULTATS OBTENUS
