E Tude De Cas Comment Organiser Un Festival

E Tude De Cas Comment Organiser Un Festival

PRÉSENTATION ÉTUDE DE CAS Diapo 1 Présentation générale et du candidat Diapo 2 l. Table des matières : A) De l’idée projet, B) S’organiser, C) Trouver des financements, D) Donner corp au festival, E) Communiquer, or 18 F) Avant d’entrer ens n Sni* to View G) ce jour Diapo 3 Il. De l’idée au projet Il. 1. Le fond et la forme À l’origine d’un festival, outre l’envie de produire, au sens premier du terme « mettre devant il y a surtout l’ambition de répondre à une attente. Votre démarche doit donc commencer par un questionnement . « Quoi ? Pourquoi ? Pour qui ? » La réponse à ces questions servira de fil rouge à votre démarche. our bien commencer les choses, réunissez les différents initiateurs du projet et formulez d’un tel événement nécessite un statut juridique, qui vous permettra de contracter une assurance, ouvrir un compte en banque, signer des conventions. Le modèle associatif sans but lucratif (loi 1901) reste le plus simple et le plus pertinent. Diapo 4 Il. 2. Constituer une équipe À l’origine d’un événement d’une telle ampleur, il y a un noyau dur. un groupe qui va devoir porter le projet de A à Z

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et y consacrer beaucoup de temps et ‘énergie, tout en faisant preuve de persévérance, de patience et de diplomatie.

Afin d’assurer stabilité et solidité à votre organisation, confiez à chacun des membres du noyau dur un poste clé dans l’organigramme. S’ils sont à l’origine de l’idée, vous ne risquez pas de les voir abandonner en cours de route. Les rôles les plus importants seront donc assurés sur le long terme. Au delà des membres initiateurs du projet, vous allez devoir vous entourer, déléguer des tâches et ainsi structurer peu à peu votre équipe et votre organisation interne. un festival ne saurait se aire sans une équipe soudée, responsabilisée et motivée. ? NB : Pensez donc à mobiliser des bénévoles dès le début : associés en amont, ils se sentiront d’autant plus concernés p u festival. » PAGF 18 d’occuper tous les postes indispensables au bon déroulement du festival. L’organisation par pôles d’activités ayant fait ses preuves, proposez à des individus motivés, fiables et compétents des postes clés tels que la programmation artistique, la communication, l’administration. Autour d’eux graviteront d’autres membres, investis dans des postes tout aussi importants Diapo 5 5. Les relations presse, 6. 7.

La coordination des bénévoles, a gestion des prestataires. Afin d’avoir à l’esprit tous les postes pour les quels il vous faudra du monde, établissez un organigramme. Cet exercice vous donnera un ordre d’idée sur le nombre de bénévoles dont vous aurez besoin et vous permettra de structurer l’organisation de votre projet. Diapo 6 Ill. S’organiser 18 pas, malgré tout, à organiser quelques réunions « satellites » sur des sujets qui méritent un débat ou une planification précise. Le cas échéant, vos AG rlsquent d’être interminables et très fréquentes.

Soigner la communication interne Afin de ne pas perdre l’énergie collective dans un trop plein de réunions et risquer de lasser vos troupes, nommez un responsable de la communication interne. Chargé de réunir les comptes rendus des commissions ou AG et de les transmettre aux absents ou membres d’autres commissions, vous vous assurerez ainsi que l’information est bien transmise et que tout le monde a bien connaissance de l’avancement du projet. Mais la communication interne, c’est aussi et surtout garder le contact.

Ménagez donc également des temps plus informels autour dun verre, qui vous ermettront de souder vos équipes et de les remotiver tout en faisant avancer le projet. Diapo 7 Ill. 2. Planifier son Projet Gérer son temps et celui des autres est une chose, gérer le temps en est une autre. pas de place laissée à l’improvisation lorsqu’il faut que la programmation soit ficelée, les programmes imprimés ou les dossiers vous aider dans cette 8 permis d’en arriver là. Déroulez ensuite chaque secteur (communication, logistique, programmation… et identifiez les étapes- clé à ne pas oublier pour obtenir un événement réussi. – Le chronogramme Cet outil vous permet d’avoir une vision globale de votre projet dans le temps. L? encore, faites ressortir les différents pôles d’organisation liés ? votre projet, ou alors ses étapes successives (préparation, réalisation et bilan par exemple) et transposez graphiquement la durée de chaque tâche. Présent au dessus de votre bureau, coloré et lisible, ce document sera votre métro- nome pour toute la durée du projet. Chaque tâche, délai, détail du festival doit y êt inscrit.

Il vous permettra aussi de ne pas tout faire au même moment et de tenir compte des différentes contraintes e temps. « Gérer les imprévus Mise en situation type : Le régisseur ne répond plus au téléphone, votre tête d’affiche est en retard, il pleut à torrent sans interruption… Le jour J, c’est presque inévitable, quelque chose ne fonctionnera pas. Un simple grain de sable peut à tout moment enrayer la machine que vous avez soigneusement huilée. » Vous pouvez néanmoins prendre uelques dispositions. Financières pour commen PAGF s 8 B qui, à défaut d’être pleinement satisfaisant aura le mérite d’exister.

Enfin, faites preuve de bon sens : certains imprévus peuvent s’anticiper. ar exemple, ne prévoyez pas un festival en extérieur si vous n’êtes pas en mesure de couvrir ne serait-ce que la scène en cas de pluie… Diapo 8 IV. Trouver des financements IV. 1. Les sources de financement Les universités Il vous est fortement conseillé de prendre contact avec tous les acteurs pertinents du personnel administratif, du service culturel ou encore du Conseil d’Administration de votre université si votre festival est en lien direct ou indlrect avec celle-ci.

Selon que votre festival se déroule dans l’université, qu’il soit organisé par des étudiants, pour des ?tudiants ou encore que son contenu soit principalement issu de la création étudiante, les personnes à contacter ne seront pas les mêmes. Ainsi, de votre président d’université à votre élu étudiant, en passant par le Conseil des études et de la vie universitaire, ciblez les bonnes personnes en fonction de leurs compétences. Les écoles 6 8 probablement vous apporter une aide financière mais aussi vous diriger vers d’autres structures, le plus souvent privées, qui pourront à leur tour vous soutenir.

Les services culturels Le service culturel d’une université a pour mission de proposer ne politique culturelle sur le campus et au sein de l’université. Pourvu d’un budget annuel voté par le conseil d’administration de l’université, il a pour vocation d’organiser des expositions, des concerts… mais aussi de faciliter l’accès des étudiants à l’offre culturelle sur son territoire (théâtres, opéras, concerts). Si ce service culturel présente déjà une poli- tique à part entière, il n’est pour autant pas déconseillé de rencontrer le responsable du service dès votre projet de festival rédlgé.

Dans le meilleur des cas, il obtiendra la mise à disposition d’un lieu pour rune de vos eprésentations ou une aide financière pour la prise en charge d’une partie de vos frais. Sinon, il relaiera au moins votre projet auprès de l’université et du personnel administratif et enseignant, ce qui pourrait bien vous ouvrir quelques portes… Attention cependant : les associations ayant plusieurs années d’existence ou des projets déj? en cours n’ont pas vocation à bénéficier de ces aides. 7 8 établissement culturel (théâtre, salle polpalente, etc).

Pour ce faire, contactez les services culturels de votre mairie et demandez quel type d’aide ils sont prêts à vous apporter. La ubvention étant évidemment une possibilité, formulez une demande. Le cas échéant, et si votre projet se tient bien dans la ville, faites votre possible pour que l’aide soit de l’ordre d’une mise ? disposition de locaux ou de matériel (salles, chaises… ). IV. 3. Le Département (Conseil Général) Le Conseil Général est pourvu d’une direction de la culture ou des affaires culturelles.

Hormis développer et mettre en place des projets culturels sur son territoire, le Conseil Général gère parfois certains établissements tels que musées, théâtres ou salles de concerts. De plus, il ispose d’un fond dédié au financement d’associations et de projets culturels et artistiques. Vous pouvez donc déposer une demande de subvention pour votre projet ou le fonctionnement de votre association. o Ces démarches doivent être entreprises très tôt dans l’année.

En effet, la procédure étant relativement longue, il faut par- fois attendre plusieurs semaines après la réalisation de votre projet pour recevoir la subvention. 8 outil de communication pour le sponsor, dont la démarche est clairement commerciale. Les publics que vous touchez par vos activités peuvent intéresser bon ombre d’entreprises qui trouveront là un moyen facile de faire leur promotion. En fonction des caractéristiques de votre projet et du public que vous allez cibler, effectuez des recherches dans les annuaires professionnels (type pages jaunes, kompass, pagespro… . Pensez aussi aux commerçants et petites entreprises de proximité, forcément intéressés par une clientèle environnante. Cependant, soyez vigilants : il doit s’agir d’un partenariat gagnant-gagnant. Aussi, réfléchissez bien en amont à ce que vous pourrez offrir ? l’entreprise en termes de visibilité. ? l’inverse, relisez attentivement les termes de l’accord. Certaines entreprises, sous couvert d’atteinte à leur image de marque, peuvent s’immiscer d’un peu trop près dans les affaires de l’association. IV. 6.

La billetterie Si vous avez choisi de faire payer l’entrée de votre festival, vous devez mettre en place un système de billetterie. Vendus en ligne, en prévente et sur place, les blllets doivent se composer comme suit : un carnet de billets possède une souche et chaque billet contient un coupon de contrôle (celui que vous détachez à l’entrée du spectateur sur le site) et un coupon que le pectateur conserve. Le bi orter le nom de sur les démarches à effectuer, rendez-vous partie suivante l), la buvette sera une bonne source de financement.

Faites cependant attention à ce qu’elle soit adaptée au nombre de spectateurs attendus : si vous attendez 700 personnes, ne soyez pas deux au bar avec une seule caisse… Prévoyez donc large, les spectateurs ne sont pas venus pour attendre 30 minutes à la buvette entre les changements de plateaux, pendant l’entracte ou à la fin d’un spectacle. Prévoyez un fond de caisse et, si vous n’avez pas de caisse enregistreuse ? disposition, sachez que vous ouvez en louer une : cela s’avérera fort pratique pour la comptabilité. Diapo 10 V.

Donner corps au festival : V. 1. Le choix du lieu Le lieu de votre festival sera déterminant pour votre programmation. Que vous envisagiez d’organiser votre festival en extérieur, dans un théâtre ou ailleurs, le contenu artistique ne sera peut-être pas le même, tout comme la logistique qu’il vous faudra déployer. Vous devrez également développer des arguments pertinents afin de convaincre les responsables du lieu choisi de vous laisser investir leur territoire. Votre choix ne doit donc pas se faire au hasard : posez- n de l’espace paGF