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son responsable. Son travail se situe vise à faciliter, et en prise d’initiatives lui r de manœuvre et d’ac document descrit Premium By injohohahnobo Oeapanq 2015 5 pages mploi d’assistance lié directement à la fonction et à la responsabilité d’un directeur, d’un cadre supérieur, d’un chef de service, ou d’un dirigeant d’entreprise. Elle (il) peut s’occuper de plusieurs responsables à la fois et parfois d’un service entier. Suivant les fonctions dévolues au directeur, fassistant(e) de direction est amené(e) à collaborer au sein d’un département financier, juridique, communication, ressources humaines, etc…

Elle (il) peut encadrer un personnel de secrétariat. Cassistant(e) de direction est susceptible d’intervenir sur l’ensemble des affaires courantes, sur les aspects administratifs, organisationnels et d’échanges avec l’extérieur liées au travail de to vien « ext Swape nextp g décision qu’elle (Il) ise en œuvre. La ul laisse une marge I) a la plupart du temps des responsabilités importantes inscrites dans le cadre de l’administration des services. Elle (il) détient donc un poste clé dans le fonctionnement administratif. 3. FORMATION – QUALIFICATION L’emploi est accessible avec une formation de niveau Ill

BTS assistant de direction, BTS d’assistant secrétaire trilingue, BTS assistant de manager, BTS assistant de gestion PME/PMI ? référentiel européen, DUT gestion administrative

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et commerciale Formation complémentaire dans un domaine (DEUG littéraire, de droit, d’économie… ) La maitrise de l’anglais est indispensable. En dehors de ces diplômes professionne professionnels, il existe de nombreuses formations universitaires, de niveau Il (licence ou maîtrise), accompagnées de la connaissance d’une ou plusieurs langues étrangères.

L’accès indirect est possible avec des formations de niveaux V t IV (BEPC, CAP sténodactylo, Bac professionnel) lorsqu’elles sont complétées par une expérience confirmée de plusieurs années dans les techniques du secrétariat. Dans le secteur public, l’emploi/métier est accessible par concours sous certaines conditions de recrutement et de niveau de formation. 4. ACTIVITE PRINCIPALE 41. LIEUX D’ACTIVITE L’assistant(e) de direction exerce dans toutes sortes d’entreprises : entreprises privées, publiques ou parapubliques, dans des petites, moyennes ou grandes entreprises. . 2. DESCRIPTION DE L’ACTIVITE Les missions varient selon le type d’entreprise, la fonction et e niveau du responsable. De multiples tâches peuvent lui être attribuées. Activités constitutives : Assure la circulation de l’information entre la direction générale et les différents services, diffuse des notes de service: rédige les notes de services internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature du directeur, les reproduit et les diffuse. Classe et archive les documents de la direction.

Prend en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction avec les services internes et organismes externes : ? es clients, les fournisseurs.. Assure un lien avec et les re résentants du personnel, participe à la communicati externe, coordonne le 2 OF s externe, coordonne le planning d’équipes entières, ou encore aide au recrutement. Assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail. Prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants.

Réalise et / ou centralise les comptes-rendus. Organise les déplacements, séminaires. Effectue les opérations classiques de secrétariat rappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie Elle (il) peut se charger des achats de fournitures et du fonctionnement courant du bureau. Elle (il) peut aussi encadrer et former une équipe de collaborateurs ou être responsable du suivi budgétaire du service.

Elle (il) peut se voir confier des responsabilités plus importantes: suivre des dossiers dans le temps, établir et gérer es budgets, préparer et traiter des documents comptables. Autonomie et responsabilité : Organise et réalise son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d’instructions ponctuelles données par le directeur. Assure la permanence du service de direction en l’absence du directeur ou du directeur adjoint afin de préparer et d’alléger au maximum le travail de ceux-ci. A accès aux informations parfo’s confidentielles.? Peut fournir des réponses directement, à partir des éléments dont elle (il) a connaissance. Activités spécifiques : 3 OF s partir des éléments dont elle (Il) a connaissance. Participe à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des activités dans l’organisme : rassemble des états récapitulatifs émanant des différents services, les met en forme avec le comptable sous forme de tableaux, graphiques, ou tableaux de bord (mise en forme du budget et des prévisions, rapports d’activité annuel… ) ? – Effectue l’interface avec la cellule gestion et administration?.

Assure la gestion comptable du service. Dans une petite entreprise, l’assistant(e) de direction doit faire preuve de polyvalence et d’autonomie. Sa fonction est luridisciplinaire. Dans une entreprise de taille plus importante, il lui est demandé de plus en plus d’être spécialisée dans un domaine (multimédia, commercial, juridique, ressources humaines, logistique, etc. ) et de prendre en charge certains dossiers. Evolution : L’assistant(e) de direction reste plutôt sédentaire et son salaire évolue souvent avec l’ancienneté. Il est à noter que la plupart du temps, sa situation est le résultat d’un long investissement.

Les horaires sont généralement réguliers. L’activité peut nécessiter des déplacements occasionnels. 43. MACHINES ET OUTILS UTILISES Informatique, téléphone, fax, internet Elle (il) doit maîtriser micro-ordinateur, télécopie, courrier électronique… 44. PRODUITS ET MATERIAUX UTILISES Il faut maîtriser tous les outils de communication et de bureautique : Word, Excel, PowerPoint, Internet, e-mails. 4. 5. PUBLIC ET RELATIONS SOCIALES 4 OF S L’assistant(e) de direction travaille en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique et ses responsabilités peuvent être très importantes.

Elle (il) entretient de fréquents contacts aussi bien au sein de l’entreprise qu’à l’extérieur :Commerciaux, clients, responsables e production ou d’expédition, prestataires, fournisseurs. 46. EXIGENCES PARTICULIERES Bonne maitrise de l’expression orale et écrite Bonne présentation Maitrise d’une ou plusieurs langues étrangères dont l’anglais Disponibilité, autonomie et forte capacité d’adaptation : elle (il) adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son patron Sens de l’organisation, méthode, rigueur, sens des responsabilités, respect des procédures et des normes? ? – réactivité, capacité à argumenter des décisions Esprit d’initiative, Anticipation, organisation, respect des délais, ens des priorités, discernement Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience Confidentialité, discrétion lui sont demandés. 47.

TRAVAILLEURS HANDICAPES Sous réserve d’en avoir les capacités professionnelles l’emploi peut être accessible à des travailleurs présentant certains types de handicaps moyennant des adaptations : malvoyance, maladies chroniques et cancers, certains troubles moteurs. Emploi peu compatible avec la cécité, la surdi-mutité. 5. ACTIVITES POUVANT ETRE ASSOCIEES Prospection de clientèle Préparation des dossier OF s pour les commerciaux