SOKOA dops

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PARTIE Diagnostic opérationnel et proposition de solutions RAPPORT Mentions obligatoires Objet + Annexe(s) ntroduction Rappel de la demande Annonce du plan I. Dysfonctionnemen participation au salo OF6 p g A. Les dysfonctionne isation de notre uses Il n’existe aucune procédure formalisée pour l’organisation de la participation aux salons et ceci a des conséquences négatives pour Sokoa. Les tâches ne sont pas réalisées, ou réalisées de façon empirique ou dans l’urgence. Dysfonctionnements observés Causes Retard dans l’envoi des invitations Réservations tardives (déplacements, hôtels)

Délais de commande des cadeaux publicitaires non pris en compte Gestion du temps mal maîtrisée (problèmes dans le lancement et dans l’enchainement des opérations : pas de fiche de procédure) Réservations tardives (transports… ) qui ont engendré un surcoût de 5577 E, soit 74,36 % d’augmentation par rapport au budget Absence de communication vers certains magazines Gestion de la communication mal maîtrisée Difficultés à évaluer les retombées de la participation au salon Bilan des retombées du salon insuffisant B. Les conséquences Financières .

Risque de coûts inutiles (ex : documentation) ou supérieurs aux révisions (particulièrement en matière d’hébergement et de déplacement) Commerciales : Risque d’atteinte à Himage de marque de Sokoa (défauts éventuels des produits et prototypes exposés : Retombées négatives

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qui peuvent entraîner une perte de marché voire fragiliser le positionnement vis-à-vis de la concurrence Humaines : Risque d’une détérioration de l’ambiance de travail interne (ex : nécessité de pallier l’absence des collègues du département commercial qui sont sur le salon Il.

Proposition de solutions Idée principale : améliorer/optimiser le processus en le ormalisant pour qu’il soit plus fiable et maîtrisé dans le temps ce qui devrait permettre d’améliorer significativement la maîtrise des coûts.

A Les solutions globales liées à la formalisation du processus 2 exemple, par le chef du service marketing (ou Camille ETCHEVERRY) afin de mettre en place une solution logicielle de type « Workflow » pour informatiser la gestion du processus de participation au salon. Avantage(s) Rapidité dans le suivi du processus via le réseau intranet : partage des informations, pilotage et validation des tâches, en temps rée I dentification claire des acteurs et des responsabilités

Répartition du travail (avant, pendant, après le salon) plus simple et plus rapide Inconvénient(s) Coût du logiciel et de son installation Formation des utilisateurs Délais de mise en œuvre qui peuvent être importants (paramétrage du processus dans le logiciel de « Workflow » Résistance des acteurs aux changements B Les solutions complémentaires Propositions de solutions Avantages / Inconvénients Mise en place d’une politique claire de gestion des déplacements au sein de Sokoa en vue d’en rationnaliser les coûts : demande systématique de devis, fidélisation d’agences partenaires, recours ux forfaits (vol + hôtel), achats anticipés des billets permettant d’obtenir de meilleurs tarifs, recours aux transports en commun pour les trajets courts (hôtel > Salon)…

Procédure d’achat plus claire Réduction des coûts des déplacements 3 du bilan Meilleure exploitation des retombées des salons professionnels . effet d’expérience Délais de mise en œuvre (maîtrise du logiciel « Elkarlan » et équipement des acteurs) Résistance aux changements Mettre en place une veille concurrentielle Repérer les choix des concurrents et les évolutions Pouvoir s’adapter rapidement (réagir mais aussi agir) Temps nécessaire ; tâche attribuée à une personne Améliorer le stand Visibilité des produits Confidentialité des coins discussion Points de rencontre debout un bar Mettre l’accent sur la note « Écologie » (couleur métal rouillé… Des détails à améliorer Documents en anglais Articles avec témoignages dans docs internes Conclusion : Rappel de l’importance pour Sokoa de participer à des salons professionnels Orientation donnée par le éliorer l’efficience des propositions du candidat, plus que de leur conformité au corrigé qui n’est qu’une indication. Il est impératif de commencer l’organisation un an avant soit J-1 2 Le salon Uffic10 se déroule du 11 au 16 avril 2012 donc début le 11 avril 2011 (pas le 10 car c’est un dimanche) J-12 mois -Choix des produits à exposer : modèles de série et prototypes (mention obligatoire des prototypes) pour un lancement dans le temps de la conception (dans le débriefing = 2 mois avant au plus tard). Respect du guide pour une meilleure gestion du temps – La recherche et sélection de prospects ne doit pas apparaître car détaché du contexte – La réservation du stand peut être prévue à J-12 c’est même plus ertinent – Accepter la réseruation de billets davion et d’hôtel car fréquent voire recommandé lors des salons internationaux J-9 mois La conception du stand peut être envisagée à J -12 ce qui laissera plus de temps pour organiser les demandes de devis pour le montage et la décoration du stand. J-6 mois Voir J-12 pour la réservation de billets d’avions et d’hôtel Choix et commande des cadeaux et objets publicitaires (deux mois de délais pour passer la commande > on peut accepter J-3 mois) J-3 mois Le salon de Milan étant un salon européen, il n’est pas nécessaire de vérifier les passeports J-2 mois e salon se déroulant en E S ande de visas ainsi que la faut penser à vérifier et tester les produits avant leur expédition. De « J -1 jour à J+2 jours à 4 jours » : Les tâches ne figurent pas dans le guide en annexe mais elles sont obligatoires B.

Proposition justifiée de critères et d’indicateurs pertinents Critères Indicateurs de performance Intérêt / Justification Attractivité du stand Nbre visiteurs sur stand / Nbre visiteurs sur salon Ex : 230 / 265 000 Pour évaluer la qualité du stand et des animations mises en place pendant le salon Rentabilité Montant des ventes conclues (pendant salon + 12 mois après) / Coût total lié au salon EX : X milliers d’€ / 88210 pour savoir si le salon est source de profit ou non pour l’entreprise Coût du contact Dépenses engagées pour le salon / Nbre visiteurs sur stand Ex : 88210 / 230 Pour comparer Pefficacité d’un salon par rapport à un autre moyen de prospection Rendement du personnel Nbre visiteurs sur stand / (Nbre de collaborateurs X jours de salon) EX : 230 112 Pour évaluer Yefficacité du personnel sur le salon Efficacité des commerciaux Nbre ventes conclues (pendant salon + 12 mois après) / Nbre visiteurs sur salon S