Projet assitante de gestion

Projet assitante de gestion

www. btsag. com 70 – Methodologie projet Claude Terrier btsag. com 1/8 30/01/11 Perennisation de l’entreprise Auteur : C. Terrier; mailto:[email protected] com ; http://www. btsag. com Utilisation: Reproduction libre pour des formateurs dans un cadre pedagogique et non commercial 1. Epreuve U6. 2 : Projet de developpement de la PME (Coef. 5) 1. 1. Finalites et objectifs Cette epreuve permet d’evaluer la capacite du candidat a conduire une demarche de projet en relation avec le developpement, la perennisation de la PME et la gestion des risques. Ils impliquent l’utilisation courante et efficace d’outils informatiques adaptes.

Elle permet egalement d’apprecier les capacites du candidat a exercer les responsabilites caracteristiques d’un assistant de gestion de PME. 1. 2. Contenu L’epreuve evalue l’acquisition des competences, des attitudes professionnelles et des savoirs associes inscrits dans le referentiel de certification, relevant des sous-activites suivantes : A6 Perennisation de l’entreprise 61 participation a la demarche qualite 62 participation a la gestion des connaissances 63 participation au controle de gestion 64 participation au developpement commercial 65 participation au diagnostic et a l’elaboration d’un plan de reprise

A7 Gestion des risques 72 participation a la promotion de la sante et de la securite au travail 73 participation a la protection des

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personnes, des biens et des droits 74 participation a la gestion des risques financiers 75 participation a la gestion des risques environnementaux Au cours de ses stages ou de son experience en entreprise, le candidat doit participer a la conduite d’un projet se rapportant a une ou plusieurs des sous activites ci-dessus.

Lors de la realisation de ce projet, il doit necessairement utiliser l’un des logiciels suivants : logiciel de gestion de projet, PGI, logiciel de gestion financiere, logiciel de gestion des ressources humaines ou logiciel de gestion du personnel, logiciel de gestion du temps, logiciel de traitement d’enquetes. 1. 3. Criteres d’evaluation Que soit en forme ponctuelle ou en controle en cours de formation, l’evaluation des competences implique l’evaluation des savoirs associes cites precedemment et s’appuie sur les criteres suivants : – Analyse du contexte professionnel du projet : . a comprehension du contexte et des besoins de la PME ; . la pertinence de la methodologie de recherche et de traitement de l’information. – Conduite de projet : . l’adaptation et la rigueur de l’organisation du travail (planification… ) ; . la pertinence des preconisations ; . le respect des contraintes (budget, temps, moyens materiels, humains… ) ; . l’anticipation des effets induits par les preconisations ; – Attitudes professionnelles : . l’adequation des comportements professionnels a la situation ; . l’initiative, l’autonomie, la responsabilite dans la conduite du projet. la qualite de l’argumentation et de l’ecoute – Technologies de l’information et de la communication : . la pertinence du choix des outils utilises ; . l’efficacite dans leur mise en ? uvre. 1. 4. L’epreuve Le controle en cours de formation ou sous forme ponctuelle ne comporte qu’une seule situation d’evaluation. Duree : 30 minutes maximum Dossier support de l’epreuve Le dossier est identique a celui presente par les candidats qui subissent l’epreuve dans sa forme ponctuelle et est soumis a la meme reglementation. 1/8 btsag. com 2/8 30/01/11 Deroulement de l’epreuve orale L’epreuve a une duree de 30 minutes.

Elle se deroule en deux phases : Premiere phase : presentation d’un projet (10 minutes maximum) Le candidat presente, a partir du dossier qu’il a fourni : ? une analyse de la situation de l’entreprise, ? les grandes lignes du projet qu’il a mene, ? les documents professionnels elabores, dans le cadre de ce projet, a l’aide d’un des logiciels exiges par l’epreuve. Pendant son expose, le candidat n’est pas interrompu et peut illustrer son propos par tout document qu’il juge utile. Deuxieme phase : entretien Elle est consacree a un entretien avec la commission d’interrogation portant sur : ? n approfondissement des points abordes par le candidat dans sa presentation de la situation de l’entreprise et du projet ; ? les connaissances mobilisees par le candidat dans le cadre de la conduite de son projet. Composition de la commission d’interrogation La commission est composee de deux membres : – un professeur d’economie et gestion charge de l’enseignement des activites A6, perennisation de l’entreprise, ou A7, gestion des risques. – un professionnel en activite dans une PME. A defaut de professionnel, celui-ci est remplace par un professeur charge de l’enseignement d’une ou plusieurs activites professionnelles (de A1 a A8). . 5. Grille d’evaluation de l’epreuve 2/8 btsag. com 3/8 30/01/11 2. Dossier et methodologie du projet Le referentiel precise le contenu du dossier (1) et fournit des informations sur la demarche de projet attendue (2). Ces informations nous serviront de base a l’organisation du travail et a la redaction du dossier. Referentiel 1. Le dossier L’epreuve s’appuie sur un dossier mis a la disposition de la commission d’interrogation par le candidat, selon des modalites et une date fixees par les autorites academiques. Ce dossier realise par le candidat comporte : ? les attestations de stage ou les certificats de travail ; ? n descriptif et une analyse de la situation de la PME sur les plans organisationnel (statut juridique, organigramme, metier(s)), commercial (principaux marches, mode de distribution, formes de communication externe, politique commerciale), financier (analyse des principaux ratios et du bilan fonctionnel) et de gestion des risques (principaux risques reperes) (cinq pages au maximum) ; ? la presentation du projet : ses objectifs, les moyens disponibles, les contraintes a prendre en compte (deux pages au maximum) ; ? Les preconisations d’actions permettant l’aide a la ecision du chef d’entreprise (une a deux pages ? maximum) ; ? un descriptif des activites realisees dans le cadre de l’elaboration du projet (trois pages maximum). Le candidat apporte le jour de l’epreuve les documents elabores dans le cadre de la realisation de son projet et tout autre document qu’il estime pouvoir venir en appui de sa prestation. 2. La demarche La demarche de conduite du projet menee par le candidat implique necessairement : ? l’identification ou l’expression d’un besoin et la definition d’un objectif a atteindre en termes qualitatif ou quantitatif, ? ‘identification des moyens disponibles pour mener a bien le projet, ? l’identification des contraintes propres a la PME, ? la proposition argumentee d’un ensemble coherent d’actions ainsi que leur planification, Et eventuellement ? la mise en ? uvre de tout ou partie du plan d’action propose (4), ? l’evaluation du projet ou des phases du projet mises en ? uvre (4). Nous proposons d’organiser la demarche et le dossier de la facon suivante : Etape 1 : Trouver le projet Trouver un projet, identifier le besoin et definir les objectifs a atteindre avant de commencer le stage 1. Definir l’objectif du projet 2.

Pourquoi CE projet Attention : Verifier que le projet et les objectifs soient realistes et a la portee de l’etudiant Etape 2 : Le dossier de projet 1. Attestation de stage 2. L’entreprise (5 pages maxi) 3. Le projet 31. Identifier le besoin, definir les objectifs a atteindre 32. Analyse de l’existant (2 pages maxi) 33. Preconisation d’actions (1 a 2 pages maxi) 34. La mise en ? uvre et evaluation des resultats 4. Descriptif des activites realisees (3 pages maxi) 3/8 btsag. com 4/8 30/01/11 Etape 1 : Trouver un projet Attention Il ressort de notre experience que les mauvais projets sont souvent concus autour : ?

D’un theme fictif ou theorique qui n’interesse personne dans l’entreprise : la reorganisation de l’archivage, alors qu’il n’y a rien a faire ; l’informatisation d’un service alors que l’entreprise n’envisage pas de le faire. ? D’un theme trop general, trop large ou trop complexe qui implique l’etude au bout du compte de l’integralite de l’organisation ou qui integre la resolution de multiples problemes dans differents domaines. Le projet ne derange personne et n’interesse personne en consequence personne ne s’implique. L’etudiant doit se debrouiller seul et n’obtient jamais de reponse claire a ses questions.

Le projet se transforme alors en etude theorique et devient un exercice scolaire plaque sur une organisation reelle. Les premieres etapes consacrees a l’etude de l’existant sont en general correctes mais les propositions de solutions peuvent etre inadaptees car elles ne sont pas rattachees a des objectifs ou des besoins reels. Attention : Verifier que le projet et les objectifs soient realistes et a la portee de l’etudiant, notamment lorsque ce dernier correspond a une demande precise de l’entreprise. Nous conseillons de partir d’un besoin ou d’une problematique reelle de l’entreprise : ? ? ? ? ? ? ? Nous avons des problemes dans le suivi de la gestion des reclamations, Nous n’avons pas de livret d’accueil, Nous ne sommes pas a jours dans l’information des salaries sur les gestions des risques, Notre suivi des formations n’est pas efficace, Les fichiers clients contiennent trop d’erreur, Nous n’avons pas de statistiques sur l’evolution des ventes par categories de client Nous ne connaissons pas nos le cout de revient de tel materiel Etc. Chaque fois que le projet se construit autour d’une problematique ou d’un besoin, l’entreprise y trouve un interet et sera plus impliquee dans la demarche et dans la mise en ? vre des solutions. C’est un projet gagnantgagnant. Le projet doit etre le plus precis possible et les objectifs a atteindre doivent etre definis en termes qualitatifs et quantitatifs. Important : un projet bien compris s’enonce de facon claire et simple. Un bon projet s’expose en une ou deux phrases maximum. Un enonce plus long revele souvent un projet mal compris ou mal cerne. C’est parce que vous etes capable de repondre a ces questions que vous allez pouvoir passer a la phase suivante : l’ecriture du dossier de presentation de votre projet. 4/8 btsag. com 5/8 30/01/11

Etape 2 : Le dossier Le dossier doit contenir les elements suivants 1. Attestation de stage 2. L’entreprise (5 pages maxi) 3. Le projet 31. Identifier le besoin, definir les objectifs a atteindre 32. Analyse de l’existant (2 pages maxi) 33. Preconisation d’actions (1 a 2 pages maxi) 34. La mise en ? uvre et evaluation des resultats 4. Descriptif des activites realisees (3 pages maxi) 1. Attestation de stage Les attestations de stages doivent etre completees et signe par l’entreprise sur les documents officiels academiques. Ce sont les originaux et pas des photocopies. 2.

L’entreprise (5 pages maxi) Le dossier doit commencer par une presentation des principales caracteristiques de la societe. Le referentiel indique les elements attendus par le jury. 21. Elements organisationnels – Bref historique, – Statut juridique, – Organigramme, – Metier(s), 22. Elements commerciaux – Principaux marches, concurrence – Mode de distribution, reseau, canal – Formes de communication externe, – Politique commerciale, 23. Elements financiers – Bilan fonctionnel, FR, BFR, CAF, Analyse des principaux ratios – Compte de resultats, SIG, Analyse des principaux ratios 24.

Elements de gestion des risques – Principaux risques reperes (identifier les principaux risques et les personnes ou services concernes, (possibilite de la faire dans un tableau) Personnes ou services risques Cette partie a deux fonctions : – Mettre en places les elements qui permettront de mieux comprendre de contexte du projet pour l’etudiant, – Servir de support a la presentation de la societe lors de l’epreuve, pour mettre le jury en situation de comprendre le contexte du projet Il semble interessant de realiser ce travail prealable au projet pendant les heures ’atelier qui precedent le stage a proprement parle afin que l’etudiant puisse se consacrer pleinement au projet des le debut du stage. Les supports d’analyse ont ete etudies dans le cadre des cours suivants – A6 Perennisation de la societe – A7 Gestion des risques Compte tenu du nombre de pages au maximum autorises (5 pages), il semble logique de consacrer environ une page par element. 5/8 btsag. com 6/8 30/01/11 3. Le projet 31. Identifier le besoin, definir les objectifs a atteindre Cette etape consiste a rediger et formaliser l’objet, les motifs et les objectifs du projet. 11. Identifier le projet Rediger de facon courte et precise l’intitule du projet. Indiquer qu’elle en est sa raison et pourquoi il est mis en place. L’intitule et l’objet doit tenir dans un texte de 10 a 25 mots. Le formuler par ecrit, des le debut, permet de clarifier, affermir, prendre de la distance. Exemple : ? Calculer les couts de revient des camions et engins de terrassement et controler la validite des prix factures ? Auditer les documents de securite de la societe pour voir s’ils sont a jour 312. Cause du projet

Generalement un projet nait d’une etude, d’un constat, d’un probleme, d’un besoin et s’enracine donc dans un diagnostic. La justification du projet est la premiere marque de son serieux, il l’enracine et justifie son interet. Cette etape peut deja susciter l’interet d’une etude plus approfondie : Quelle est l’idee de depart ? Quelles sont les origines ? Quelles sont les raisons pour ce projet ? Qu’est-ce qui le justifie ? Sur quel constat s’appuie-t-on ? Enquete, diagnostic, audit. Exemple : ? La rentabilite des chantiers baisse et les prix factures aux ne semblent plus correspondre aux couts reels ?

La societe ne sait pas si elle remplit toutes ses obligations legales dans le domaine de la securite du travail 313. Objectifs Cette partie decrit les objectifs a atteindre. C’est la declinaison concrete et chiffree de ce qu’on veut obtenir. a) Definir les resultats principaux et secondaires b) Definir les resultats intermediaires eventuels Exemple : ? Chiffrer le prix de revient horaire des camions et des engins de terrassement et les comparer au prix factures ? Lister les documents obligatoires et les documents existants, concevoir ou mettre a jour les documents manquants 14. Calendrier previsionnel Le calendrier du projet renvoie au choix des dates et a leur pertinence. Ce travail peut etre visualise a l’aide d’un outil de planification des taches tel que Project. 32. L’analyse de l’existant Pour realiser une etude efficace et faire des propositions adaptees, il est indispensable de commencer par comprendre son contexte juridique, technique, commercial, financier, humain. Cet existant est notamment constitue de moyens au service du projet et de contraintes a respecter. Ils doivent etre identifies pour garantir l’efficacite de l’etude. 321.

Les moyens Cette etape consiste a decrire les moyens et ressources existants ou necessaires a la mise en ? uvre du projet : ? Ressources necessaires au projet : budget, moyens humains, materiels et logistiques etc. ? Ressources a prevoir : budget, achats, recrutements etc. Selon la nature du projet des etudes specifiques doivent etre menees dans le domaine commercial, financier, juridique, technique, humain. ? Etude commerciale : Elle se compose d’etude de mercatique, de strategie commerciale, de fidelisation de la clientele, de marche etc. et des actions commerciales envisagees. /8 btsag. com 7/8 30/01/11 ? ? ? ? Etude financiere et comptable : L’etude financiere et comptable permet de determiner la rentabilite d’une activite, la situation financiere. Ces informations sont obtenues dans le compte de resultat et le bilan. – Calcul de rentabilite: L’etude de la rentabilite exige d’evaluer les ventes, les charges, et le resultat (benefice ou perte). – Plan de financement : Pour calculer le montant d’argent a apporter pour creer et faire vivre l’entreprise, par comparaison entre les besoins de financement et les ressources de financement. La tresorerie : Le budget de tresorerie permet d’anticiper les recettes et depenses e les relations avec les banquiers Etude juridique : Elle consiste a etudier le contexte juridique de l’activite economique (commerciale et financiere) qui vient d’etre defini. Selon les projets, elle s’effectue dans trois domaines : la structure juridique, Etude technique : Le projet peut necessiter l’etude des conditions techniques de sa mise en ? uvre. Etude humaine : Le projet peut necessiter l’etude des caracteristiques humaines du personnel.

Les themes precedents seront plus ou moins approfondis en fonction de la nature du theme du projet. 322. Les contraintes La mise en ? uvre d’un projet doit toujours respecter les contraintes qui doivent etre identifiees car elles conditionnent la conduite de projets. Les contraintes peuvent etre : commerciales, financieres, juridiques, techniques, humaines, organisationnelles. L’etude des contraintes peut reprendre le plan de l’etude des moyens. 33. Preconisation d’action 331 Proposition de solutions Le projet peut se limiter a des etudes et s’arreter a la partie 3 (Analyse de la rentabilite de l’entreprise).

Mais certains projets exigent la mise en ? uvre de solutions qui doivent etre formalisees dans un plan d’action. Ce plan d’action se caracterise par des choix et des taches a realiser dans les temps. Il faut alors preciser les modalites de leur mise en ? uvre. Cette etape doit prevoir les details de mise en place des divers elements de la nouvelle organisation. – L’essai : Proceder a des essais avant de mettre en place l’organisation definitive afin de verifier la qualite des solutions et de proceder aux ultimes corrections.

Tous les documents utiles a cette periode doivent etre prets. – Le programme d’action : La mise en route doit etre echelonnee dans le temps et prevoir l’information et la formations eventuelle des personnes concernees par la nouvelle organisation. (Interieures ou exterieures). – Les controles : Il faut prevoir des controles, frequents au debut puis plus espaces. Toute modification de la nouvelle organisation doit faire l’objet d’une analyse, afin de verifier ce qui ne va pas ou d’une formation de la personne qui ne la respecte pas. 332. Calendrier du plan d’action

Le plan d’action se caracterise par des taches et des delais. Le planning d’ordonnancement affiche ces actions, les durees, les dates butoirs. 1. Comment l’ensemble du projet s’inscrit-il dans l’agenda ? Quelle est la pertinence de chaque date butoir ? Faut-il tenir compte de la saisonnalite, de l’actualite ? Faut-il saisir des opportunites ? 2. Quelle est la planification optimale ? certaines actions peuvent-elles commencer en parallele, quelles sont les anteriorites de chaque action ? quelles sont les etapes critiques ? Le calendrier renvoie au choix des dates et a leur pertinence.

Ce travail peut etre visualise a l’aide d’un outil de planification des taches tel que Project. 34. La mise en ? uvre et evaluation des resultats C’est la mise en ? uvre de la solution definitive. Son contenu a ete decrit dans les etapes precedentes. Que ce soit l’essai, le programme d’action, les controles Le demarrage de l’activite demande en particulier la mise en place d’outils de controle (tableau de bord simplifie) et d’une gestion previsionnelle rigoureuse. Une organisation doit etre actualisee regulierement. 7/8 btsag. com 8/8 30/01/11 8/8