Procedure de gestion des immobilisation

travaux susceptibles d’etre immobilisees dans les differents comptes de la classe 2 du Bilan. 1-4/ Structures concernees : Cette procedure s’adresse a toutes les structures de la Societe et particulierement aux structures charges : des finances et de la comptabilite, des achats, des moyens generaux et de la tenue des fichiers d’immobilisations. 2/ DESCRIPTION DE LA PROCEDURE : -1/ Modalites de distinction entre « immobilisations » et « charges » 2-1-1/ Distinction entre « immobilisation » et « stocks » : En l’absence de textes actualises ou de normes en la matiere, il sera entendu, au niveau de la Societe, par immobilisation et stocks ce qui suit : Immobilisation : tout bien corporel dont : ? la duree d’utilisation depasse une annee, ? la valeur unitaire est superieure ou egale a 30. 000 DA. Stocks : tout article : ? consommable par le premier usage, ? dont la valeur unitaire est inferieur au montant ci-dessus, meme s’il n’est pas consomme par le premier usage ou au cours d’un exercice. -1-2/ Distinction entre « depenses immobilisations » et « charges d’exploitation » Sont immobilisations : ? les depenses qui ont pour resultat de constituer et faire entrer dans le patrimoine un nouvel element d’actif durable, ? les depenses pour grosses reparations d’equipements ou materiels qui ont pour consequence de prolonger la duree de vie de l’immobilisation concernee d’au moins une (01) annee, ? les depenses qui ont pour but ou pour resultat d’accroitre sensiblement le volume d’activite de la Societe, d’ameliorer sensiblement la qualite de service ou de reduire dans de fortes proportions les charges d’exploitation, les travaux d’amenagements des locaux existant et appartenant a la Societe par des modifications et des transformations, ? les travaux de menuiserie batiment, maconnerie, creation de cloisons fixes sur les biens batis de la Societe, ? les travaux d’agencements sur les biens batis de la Societe qui servent a etablir des liaisons entre les diverses immobilisations (terrains, batiments) ou les mettre en etat d’utilisation : travaux d’assainissement, voiries, construction de clotures, creation d’espaces verts, amenagement de parkings… Sont en revanche considerees comme des charges : les depenses d’entretien courant des materiels et equipements, ? les depenses de reparation qui ont pour but de maintenir l’equipement en etat normal de fonctionnement ou d’utilisation, ? les travaux de reparation de la plomberie, vitrerie et autres reparations partielles d’installations, ? les travaux d’entretien des batiments en location, comme la refection de l’etancheite, crepissage, peinture interieure et exterieure, ? les frais de raccordement au reseau public d’eau, electricite, gaz, telephone. 2-1-3/ Procedure a suivre en cas de difficulte de distinction :

Les difficultes qui seront eventuellement rencontrees par le service comptable pour distinguer de maniere claire entre immobilisations et les charges, seront portees a la connaissance du Directeur Financier et la Direction Generale. Deux cas de figure peuvent alors se presenter : a) le Directeur Financier est en mesure de trancher sans difficulte sur le probleme ; Il notifie alors la solution au Chef Comptable pour les suites a donner, b) le Directeur Financier eprouve lui-meme des difficultes a faire la distinction objet de la saisine, il demande alors au Directeur General, la convocation d’un comite ad hoc our examen du probleme et proposition de solution. Ce comite peut etre constitue comme suit : ? le Directeur Financier, ? le Controleur de Gestion, ? le Chef Comptable, ? le Responsable des Moyens Generaux, ? toute personne interne ou externe a la Societe et techniquement competent pour apporter une contribution a la resolution du probleme (conseille fiscale), ? le Directeur Financier se chargera egalement, en cas de necessite, de solliciter l’avis du Commissaire aux Comptes de la Societe. Des que la decision sera prise, elle doit etre notifiee par le Directeur General. -2/ Procedure d’enregistrement des Immobilisations : C’est un registre dont la tenue et la mise a jour obeissent a une obligation legale. Il doit etre cote et paraphe, est tenu sans surcharges ni ratures par les moyens generaux. Cela n’empeche pas une gestion informatisee en parallele. Le registre des Immobilisations (ou registre du patrimoine) doit contenir les informations suivantes pour chaque element d’immobilisation : ? le numero de code, ? la date d’acquisition, ? la designation de l’immobilisation, ? les references (marque, n° de serie, n° d’immatriculation / vehicule, etc …), l’affectation de l’immobilisation (localisation initiale), ? le transfert (localisation actualisee), ? la raison et date de sortie eventuelle de l’immobilisation du patrimoine de la Societe. Ce registre doit etre mis a jour au fur et a mesure des acquisitions, des transfert inter-structures (site different) et des sorties definitives du patrimoine. Il doit etre egalement mis a jour a l’occasion des inventaires physiques. Par ailleurs, ce systeme de gestion permet de pratiquer annuellement et dans de bonne condition un inventaire physique et de le comparer au fichier d’immobilisation et au registre d’inventaire. -2-2/ Le fichier des immobilisations : Ce fichier qui est tenu par la Direction Financiere, est tenu pour chaque type d’immobilisation, suivant la nomenclature comptable. Pour chaque element du patrimoine, il doit etre ouvert une fiche individuelle. La fiche doit comporter les informations suivantes : ? le numero de code de l’immobilisation, ? le numero de compte comptable, subdivise en : 1. chapitre : les deux premier chiffres ; 2. classe : le troisieme chiffre ; 3. sous-classe : les trois chiffres suivants ; 4. item : le dernier chiffre du compte. la designation precise de l’immobilisation, ? les references (marque, n° de serie, n° d’immatriculation, et autres references eventuelles permettant d’identifier l’immobilisation), ? le nom du fournisseur, ? le numero et la date de la facture d’acquisition, ? le prix d’acquisition, ? la date de mise en service, ? la valeur reevaluee et les dates successives de reevaluation, ? la duree d’utilisation (ou amortissement) de l’immobilisation, ? le type d’amortissement (lineaire, progressif, degressif), ? le taux d’amortissement, ? la structure d’affectation (ou centre de cout), ? la date d’affectation, le tableau des amortissements : annees ; dotation de l’annee ; dotations cumulees ; valeur residuelle (VNC) a la fin de chaque annee. A ce fichier il doit etre adjoint un dossier comprenant pour chaque equipement : ? la copie du bon de commande, ? la copie de la facture d’acquisition, ? le bon de reception et, le cas echeant, le proces-verbal de reception contractuelle, ? la fiche d’affectation (a l’acquisition), ? la decision de transfert inter-structure, ? la decision de reforme (le cas echeant), ? la decision d’assainissement des ecarts d’inventaires (voir procedure d’inventaire des immobilisations), la facture de vente et le bon de sortie correspondant, en cas de sortie du patrimoine. 2-3/ Les transferts d’immobilisation : Le transfert de materiels, mobiliers et autres elements d’immobilisations entre les sites de la Societe doit obeir aux regles ci-apres. a) Les decisions de transfert d’immobilisation sont des seules competences : ? du Responsable des Moyens Generaux pour l’elaboration de la decision de transfert jointe par la demande de la structure beneficiaire, ? le Directeur General seul habilite a signer la decision ou un Responsable dument designe.

Ces transferts peuvent avoir lieu : ? soit a la demande d’une structure qui en a besoin, ? soit d’autorite hierarchique du Responsable habilite concerne pour les besoins de services relevant de son appreciation. b) Procedure a suivre : La structure qui exprime un besoin en equipement existant au niveau d’une autre structure, adresse une demande au Responsable habilite precise ci-dessus. Cette demande doit contenir des precisions sur la nature ou les motifs du besoin exprime ainsi que sur l’identification d’immobilisation demandee.

Le Responsable habilite transmet la demande recue au responsable de la structure detentrice de l’equipement demande, pour avis. L’avis exprime, favorable ou defavorable, doit etre clairement motive. Le Responsable habilite peut passer outre l’avis defavorable lorsque des necessites de service le justifient. La decision de transfert est notifiee par le Responsable habilite aux structures suivantes : 1. la structure emettrice de la demande de transfert ; 2. la structure detentrice de l’equipement demande ; 3. la comptabilite (suivi des immobilisations). ) Les effets de la decision de transfert : La decision de transfert dument signee et datee par la Direction Generale ou par la personne habilite entraine : 1. l’enlevement physique immediat de l’equipement en question par la structure demanderesse, contre signature d’une decharge ; 2. la mise a jour immediate du fichier et du registre des immobilisations des deux structures concernees (cessionnaire et beneficiaire). C/ DOCUMENTS ASSOCIES A LA PROCEDURE : ? Registre des immobilisations ? Fichier des immobilisations ? Decision de transfert des immobilisations ? Decharge