En quoi les nouvelles technologies de l’information et de la communication sont-elles en train de modifier la maniere de travailler en equipe au sein des entreprises ? Les NTIC regroupent l’ensemble des technologies qui permettent d’obtenir rapidement et en masse des informations, de les diffuser de facon classee, selectionnee et a qui de droit. Peut on encore parler de « nouvelles » technologies de l’information et de la communication? Non, car la plupart des entreprises possedent et maitrisent les TIC.
La technologie n’est plus une depense faite dans certains secteurs ou projets d’une entreprise mais s’inscrit dans un investissement a court et long terme. Obligatoires, les NTIC sont des facteurs de creation de valeur ajoutee, et le moteur de la competitivite des entreprises. Dans un monde economique international en constante relation et ou les informations circulent en permanence, les TIC sont un axe majeur du developpement. De la plus petite entreprise au geant multinational, la maitrise TIC est la cle de leur reussite et parfois meme de leur survie.
Elles apportent une performance supplementaire. L’information etant une ressource strategique, les entreprises doivent controler son accessibilite, son partage, son usage et ce aussi bien en interne qu’en externe. La quantite d’information etant tellement immense, il est
Les TIC agissent au coeur de l’entreprise dans de nombreux domaines mais egalement a l’exterieur avec des applications de plus en plus variees. Dans ce dossier, nous nous focaliserons sur le role des TIC en interne car notre but est de savoir en quoi les nouvelles technologies de l’information et de la communication sont en train de modifier la maniere de travailler en equipe au sein des entreprises. Sommaire : I)Etat des lieux des TIC Historique? II)Outil et mise en application : ce que les TIC apportent. intranet et internet le management la GRH les commerciaux les systemes d’info Quel interet et quels apports ? III)Les limites des TIC :
Des freins aux TIC demeurent L’impact negatif sur l’homme et la vie des entreprises I)Etat des lieux des TIC : Face a l’augmentation de la saisie d’information electronique pour differentes exploitations, il est apparut necessaire de mettre en place un systeme capable de capter, d’organiser, de stocker et de redistribuer un grand nombre d’informations. En 1970, les laboratoires d’IBM ont ressenti ce besoin et ont cree le premier systeme capable de gerer des informations tout en gardant caches les details compliques lies a leurs gestions, cela permettant aux utilisateurs d’acceder facilement aux informations grace a un systeme d’interrogation.
Cette premiere etape a permis de mettre en place les premieres bases de donnees et leurs systemes de gestion. Par la suite, les entreprises ont developpe leurs propres systemes et etendu leurs applications a de nombreux domaines. II)Application des TIC et les changements qu’elles apportent : Le developpement exponentiel des TIC et la rapidite de leur diffusion ont fait que les domaines d’applications sont de plus en plus varies : management du personnel, gestion des ressources humaines, aide a la vente pour les commerciaux, aide a l’analyse financiere…
Les TIC ne sont donc plus seulement des moyens pour transmettre des informations mais aussi des outils d’aide a la decision. On peut remarquer que differents outils utilisant les TIC reviennent souvent dans le travail des entreprises et modifient la facon de travailler en equipe. Ces outils varient souvent selon certaines activites : le systeme d’information, la structure de l’entreprise, la gestion du personnel, au niveau commercial… A) Le E-commerce Dans ce domaine, les applications se sont le plus multipliees.
Les TIC ont fait apparaitre un marche porteur qui se developpe de plus en plus et de plus en plus vite: le commerce electronique aussi appele e-commerce. On peut desormais creer sa propre societe sur Internet et cela sans l’aide de personne, sans avoir besoin de collegues de travail. Les relations sont completement modifiees puisque l’on peut organiser, gerer, commander et vendre sans meme bouger de sa chaise, en restant derriere son ordinateur. Aucun contact physique avec les ournisseurs ni les clients : tout se fait par Internet. Ce dernier est la revolution du 20eme siecle et le futur des entreprises du 21eme siecle. Chaque entreprise dispose aussi de son propre site Internet qui lui sert a la fois a vendre mais aussi a communiquer. Les TIC ont apporte d’enormes changements avec la creation de postes employants des personnes specialisees dans la technologie, son implantation et son utilisation. Il y a meme des poles technologiques charges de la maintenance des outils utilisantS les TIC.
Ils sont en relation avec les autres services car ces derniers aident a la construction des sites par leur connaissance des produits, de l’image de l’entreprise et de celle qu’elle veut donner mais egalement pour faire figurer les prix, les disponibilites de stock, les delais de paiement et de livraison. Tous les services sont donc en relation, non pas physique, mais par le biais d’ordinateurs, de base de donnees et de differents outils. B) La circulation des informations par Intranet : Les TIC permettent la creation d’un espace de communication appele Intranet.
Intranet est un outil particulierement utilise dans les moyennes et grandes entreprises. C’est un reseau d’ordinateurs au sein d’une entreprise ou de n’importe quelle organisation relies entre eux par le meme systeme de communication que Internet. Au cours des annees passees, Intranet est devenu un vrai systeme d’information plus qu’un simple moyen de communiquer en interne. Intranet est un moyen technique qui a completement modifie la facon de communiquer dans les entreprises. Le reseau se fait au coeur d’ une meme structure mais aussi entre des structures geographiquement eloignees. C’est la l’interet de l’ Intranet.
On peut partager des informations ou que l’on soit mais sans les desavantages d’un reseau ouvert a tous les individus (Internet par exemple). Au coeur de ce reseau sont echangees toutes sortes d’informations propres a l’entreprise. Il est donc necessaire d’ appliquer des regles lors de la conception d’un Intranet. On doit, par exemple, definir : -Le type d’information qu’ Intranet doit contenir. -Qui y a acces : tout le monde? Seulement la direction et les cadres? -Par quels moyens y ont-ils acces : identification et code personnel, restriction de l’acces aux informations en fonction des niveaux d’accreditation. Qui peut integrer des informations et les modifier? Les conditions et les relations de travail ont ete completement modifiees : dans les entreprises utilisant les TIC, la plupart des employes ont leurs propres ordinateurs, comptes, mots de passe, et doivent en plus de leur travail habituel rendre compte de leurs activites journalieres. Il y a donc un plus grand controle de l’activite des travailleurs pour obtenir une meilleure performance. Terminees les longues reunions avec tout le personnel ou l’on ecoute les informations des postes qui ne nous concernent pas.
Il y a donc un gain de temps, de precision dans l’information et de controle de l’activite. La technologie permet une meilleure connaissance de l’environnement ce qui veut dire une meilleure reactivite face a ce dernier. C) Les outils de l’amelioration et de la gestion de l’activite de l’entreprise : Tous les domaines d’activite voient arriver des programmes, des logiciels, des bases de donnees dans le but d’ameliorer la productivite et la rentabilite de l’activite. Cela se fait par l’echange de donnees informatiques (EDI) et donne lieu a differents outils TIC : Le SCM : on peut observer tout d’abord le Supply Chain Management, dont le but est de reduire les couts d’approvisionnement. Il permet le pilotage de la chaine logistique du fournisseur au client. Le principe est de permettre d’evaluer au plus juste les besoins et les capacites de chaque partie de la chaine logistique et de fabrication dans le but de les synchroniser et de servir au mieux les clients. Normalement, la communication entre les parties prennantes est limitee au maximum car elle est longue et coute en temps et en argent. Le SCM permet d’echanger un maximum d’informations en un minimum de temps et cela en temps reel.
Il ameliore les relations entre les differents intervenants tout en apportant fluidite globale et flexibilite. De plus, le gestionnaire aura la possibilite de piloter sa performance grace a des tableaux de bord. Au final, le SCM assure la collaboration entre les services et donne une serenite a l’entreprise qui est partagee par les clients et les fournisseurs. ? L’ECR : au SCM, on peut ajouter l’ Efficient Consumer Response (ou reponse efficace au consommateur) qui se concentre, dans la chaine logistique, sur l’efficience des systemes d’echange pour les rendre moins couteux et plus reactifs.
Ne aux USA en 1987 par le distributeur Wal-Mart et l’industriel Procter et Gamble, cet outil vise a renforcer encore plus les relations et les rapports entre les equipes de travail et les parties prennantes d’une entreprise. ? Le CRM : les outils de gestion echangent leurs informations avec bien d’autres comme le Customer Relationship Management (management de la relation client) qui a pour finalite d’aider a vendre plus et mieux en reorganisant le processus de vente et en faisant des economies d’echelle.
Le CRM place le client au centre de ses preoccupations. Les commerciaux peuvent echanger entre eux des informations relatives a leurs ventes, leurs clients, comparer leur performance, se partager au mieux les secteurs d’activite et les equilibrer, en bref, piloter leur activite. Cet outil peut creer automatiquement des documents de proposition a partir de donnees choisies par le commercial. Il evite ainsi les longues manipulations pour mettre en place des devis adaptes aux clients.
Le CRM etant souvent relie aux autres outils de gestion par les TIC, le commercial sait a tout moment ou en sont les stocks, quels sont les delais de livraison, l’evolution des prix des marchandises… Il ameliore ainsi la communication entre les poles d’activite d’une meme entreprise (comptabilite, logistique… ) ainsi que les ventes. Grace a lui, les managers obtiennent rapidement des rapports d’activite clairs et faits selon le meme modele. Ils controlent et apportent des actions correctives, si necessaire, dans des delais toujours plus courts. ? L’ERP : un dernier outil utilise dans les entreprises est l’Entreprise Resources Planning.
C’est un progiciel de gestion integre (aussi appele PGI) qui est selon sa terminologie : « un logiciel qui permet de gerer l’ensemble des processus operationnels d’une entreprise, en integrant l’ensemble des fonctions de cette derniere comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financiere, mais aussi la vente, la distribution, l’approvisionnement, le commerce electronique. » C’est donc un outil plus large que ceux vus precedemment puisqu’il les regroupe. Mais il est aussi plus performant puisqu’il construit des applications informatiques (paie, comptabilite, gestion de stock, etc… selon des modules independants les uns des autres tout en partageant une base de donnees uniques. Ces dernieres sont maintenant standardisees et permettent d’eviter la repetition des saisies de donnees de meme nature (Exemple : Mr Michel et Monsieur Michel) De plus, des qu’ une donnee est rentree dans le systeme d’information, elle est redistribuee dans les differents outils du systeme d’information selon une definition faite au prealable. Il permet de faciliter la communication autant en interne qu’en externe puisqu’il regroupe presque tous les niveaux de l’entreprise.
Il necessite alors la collaboration de tous et l’implication de chacun pour permettre a ce systeme d’etre le plus performant possible. Au dela de l’amelioration des outils technologiques et de la recherche d’une meilleure performance de l’activite, les TIC permettent en plus l’optimisation de l’utilisation des ressources humaines. En general, ces outils TIC sont en continuelle relation avec les autres services car, pour bien fonctionner, il leur faut une bonne connaissance des besoins et attentes de ces derniers pour pouvoir optimiser les outils crees.
Chacun a besoin de l’autre. Il y a alors interdependance entre les outils TIC et les differents services de l’entreprise. Cette interdependance est donc a l’origine de la modification de la maniere de travailler en equipe au sein des entreprises. Mais l’introduction des TIC n’est pas une solution miracle et pose parfois quelques problemes. III) L’impact negatif des TIC en entreprise : Que ce soit au niveau de l’entreprise en elle meme ou au niveau du capital humain, les TIC ne font pas l’unanimite et sont quelques fois a l’origine de problemes, de tensions, voir de rejet total.
La mise en place de certains outils et programmes represente un chamboulement des entreprises et un investissement considerable. Les TIC sont generalement source d’interessement pour les nouvelles generations, et vecteur de mefiance pour les generations plus anciennes. Quoique ce ne soit pas toujours cette configuration des choses. A) Points nefastes des TIC sur l’activite de l’entreprise : L’objectif de la mise en place d’un outil utilisant les TIC est d’ameliorer une capacite de l’entreprise dans le but de gagner plus d’argent.
Mais lorsque ce dernier devient finalement une source de couts plus eleves que ce qu’il est cense faire economiser, il apparait que certains choix ont des consequences plutot negatives. Les outils technologiques necessitent de lourds investissements, que ce soit au niveau du cout d’ achat du materiel, des logiciels, de la maintenance ou du renouvellement. On observe aussi un surequipement des entreprises, d’ou une sous utilisation du materiel. Les commerciaux sont souvent obliges de rendre des comptes beaucoup plus regulierement et les managers peuvent les controler a tous moments via le reporting d’ activite.
Dans certains cas, on assiste a de la retention d’information voire a l’introduction de donnees erronees qui faussent le travail des autres branches de l’entreprise car elle se base sur celles ci pour effectuer leur travail. On voit bien ici les limites de l’interdependance des donnees dans le travail en equipe. B) Points nefastes des TIC sur le capital humain : De plus en plus dans les entreprises, on remarque que les TIC apportent des changements dans les relations et la maniere de travailler, qui ne sont pas accueillis favorablement.
L’arrivee des TIC a eu pour effet le plus negatif de supprimer des emplois par milliers, faisant ainsi monter la colere de tous les employes des entreprises qui craignaient pour leurs emplois. Les relations entre employes sont devenues de plus en plus impersonnelles a tel point que certains travaillent ensemble depuis de nombreuses annees mais ne se connaissent meme pas. La technologie avance tellement vite que l’entreprise a besoin de former en permanence ses employes qui, au fur et a mesure, deviennent recalcitrants car ils n’en voient plus ni l’interet ni la finalite.
Les systemes mis en place poussent le capital humain a plus de rentabilite en lui donnant des plannings, des objectifs… Cela cree un stress supplementaire et des rapports plus conflictuels entre employes. Les TIC ont fortement complexifie les relations de travail dans l’entreprise. Avec le telephone portable se sont developpees les relations de travail hors de l’enceinte de l’entreprise, changeant encore plus la facon de travailler. On peut voir apparaitre une « fracture numerique » chez certaines personnes qui se sentent totalement depassees par la technologie.
De plus, la rapidite de la transmission des informations fait naitre un sentiment d’urgence de l’action pour les employes qui, par le stress et un manque de recul du a la volonte d’agir vite, prennent parfois de mauvaises decisions. Conclusion : Le developpement exponentiel des TIC durant ces dernieres annees et leur penetration dans toutes les entreprises (a differents degres) en font l’atout majeur et souvent meme le facteur cle de leur reussite. Les TIC ont evolue pour trouver des applications concretes a tous les niveaux de ‘entreprise, en passant du commercial au comptable et de la chaine logistique aux managers. Les relations s’en sont trouvees totalement modifiees avec une mise en avant du travail collaboratif et du partage des informations a vitesse grand V. En ont resulte une meilleure rentabilite, une efficacite grandissante du facteur travail et capital. Le revers de la medaille est cependant lourd pour certaines entreprises ou, dans des cas de plus en plus nombreux, on releve des effets pervers sur le travail en equipe.
Hausse du stress, relations impersonnelles voir quasi inexistantes et tensions pour cause d’incomprehension sont les inconvenients apportes par les TIC. Les managers de demain devront faire face a cela et trouver des solutions qui permettent d’avoir uniquement les avantages des TIC en retablissant des relations de travail plus humaines. Les TIC sont censees aider les personnes a communiquer plus mais on peut voir que c’est souvent la qualite des relations et du travail en equipe qui en souffre.
La technologie evoluant tellement vite, les appareils obsoletes sont jetes et souvent sont difficilement recyclables. Dans ce contexte, comment peut-on allier developpement technologique et developpement durable? Sources : Internet : Wikipedia : definition des outils utilisant les TIC Marketing-etudiant. com : expose sur le CRM, ECR, GPAO, EDI Journaldunet. com/management/dossiers Livres : BTS NRC, Gestion de la relation client, chapitre concernant l’E-commerce et le reseau Intranet
