Guide Pharma Appro Medoc

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4, voie Militaire des Gravanches 63 100 Clermont-Ferrand Tél : 33 (0) 73 98 24 98 Fax : 33 (0) 73. 98. 24. 90 www. psfci. org GUIDE PHARMACEUTIQUE PSF-CI : L’APPROVISIONNEMENT EN PRODUITS PHARMACEUTIQUES Unité Pharmaceutique PSF-CI Référence : APRO/AC/SIE/OOI /G/REVOO 1,1. . 1 . 1. 2. juillet 2004 PHARMACIENS SANS SOMMAIRE INTRODUCTION………… 4 1 ERE PARTIE : GENERALITES 6 ora ERNATIONAL 1 . GENERALITES — 7 1. 1. LE SYSTEME D’APPROVISIONNEMENT…. Les médicaments essentiels génériques. (MEG) . 3. LES SOURCES D’APPROVISIONNEMENT.. 15 1. 3. 1. I . 3. 2. 1 . 3. 3. I . 3. 4. 1 . 3. 5. Définition

Les grossistes Les fabricants . Les agents locaux ou revendeurs 16 Audits et validation des fournisseurs par PSFCI • • • • • • • • • • 17 1. 4. LES METHODES D’ACHAT 20 1. 4. 1. I . 4. 2. 1 . 4. 3. 1 . 4. 4. OF 25 1. 5. 1 1 . 5. 2. 1 . 5. 3. Les termes de références générales (TRG) … 25 Les termes de références spécifiques (TRS) …. 26 Le contrat d’approvisionnement et de services….. „ … 26 2EME PARTIE : PRINCIPES DE BASE APPLICABLES A PRODUITS PHARMACEUTIQUES.

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28 2. PRINCIPES DE BASE APPLICABLES A L’APPROVISIONNEMENT EN PRODUITS PHARMACEUTIQUES………… 29 2. 1.

ESTIMATION DES BESOINS EN PRODUITS PHARMACEUTIQUES 2. 1. 1. 2. 1. 2. 2. 1. 3. 2. 1. 4. 2. 1. 5. pourquoi estlmer les besoins ? Les différentes méthodes d’estimation des …. 30 besoins Principe de sélection des PAGF 3 OF Quelle(s) source(s) d’approvisionnement sélectionner ? . 2 Guide Pharmaceutique PSF-CI : L’approvisionnement en produits pharmaceutiques PHARMACIENS SANS FRONTIERES COMITE INERNATIONAL 2. 2. 3. 2. 2. 4. Quelles conditions d’achat appliquer ? . Les pièges ? 2. 3. RECEPTION ET DEPOUILLEMENT DES O FFRES • • • • • • • • • • • 46 2,4. CONFIRMATION DES COMMANDES AUX

FOURNISSEURS . 2. 5. RECEPTION DES COMMANDES 49 2. 5. 1. 2. 5. 2. 2. 5. 3. 2. 5. 4. 2. 5. 5. Dédouanement des produits . 48 importés 49 Réception provisoire L’APPROVISIONNEMENT EN PRODUITS PHARMACEUTIQUES DANS LE CADRE DES PROGRAMMES PSFCI . . . 3. L’APPROVISIONNEMENT EN PRODUITS PHARMACEUTIQUES DANS LES PSFCI • • • • • • • • • • • • • • • • • 58 3. 1. LA PROCÉDURE D’ACHAT PHARMACEUTIQUE DE PSFCI 58 3. 2. LE CIRCUIT DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES PSFCI : DU FOURNISSEUR AUX PATIENTS -ANNEXE 3. 3. LES ACTIVITÉS PHARMACEUTIQUES COMPLÉMENTAIRES LIÉES

L’APPROVISIONNEMENT 59 3. 4. L’ASSURANCE QUALITE BI BLIOGRAPHIE 61 LISTE DES 62 • 60 PAGF s OF de matériel médical aux structures de santé ou aux ONG médicales (entrepôts pharmaceutiques PSF-CI au Tadjikistan et au Kenya pour le Sud Soudan pour exemple),’ de soutenir le système national d’approvisionnement et de distribution tel qu’il est défini par la Politique Pharmaceutique Nationale (PPN) du pays. C’est par exemple le cas du programme PSF-CI d’assistance technique auprès de la Centrale d’Achat Nationale et des Centrales de Distribution Régionales en République Démocratique du Congo.

C’est également le cas des programmes PSF-CI au Mali et au Burkina Faso dans le cadre desquels PSF-CI propose un appui technique et financier à différentes structures du systeme d’approvisionnement et de distribution de MEG (Médicaments Essentiels Génériques) Selon les programmes, l’approvisionnement sera ; soit réalisé de façon autonome par les responsables « terrain » de PSF-CI, soit réalisé via le Service des Achats Médicaux du Siège de PSF-CI (Unité Pharmaceutique).

Dans les deux cas, il s’agit de se procurer des produits pharmaceutiques de façon efficiente et conformément aux olitiques, à la législation et à la réglementation des pays destinataires et en respectant les conventions signées avec les bailleurs de fonds. Pierre angulaire de raccession à la santé, le médicament doit répondre aux trois critères, qualité, efficacité et sécurité, et du fait de sa complexité nécessite des procédures rieoureus PAGF OF compréhension est indispensable pour garantir la qualité de l’intervention des expatriés où qu’ils soient.

Ce Document Technique Pharmaceutique est composé de trois parties : Dans la première partie sont développées des généralités sur les ystèmes d’approvisionnement, les produits pharmaceutiques, les sources d’approvisionnement, les méthodes d’achat et les documents d’approvisionnement. La deuxième partie développe les principes de bases applicables l’approvisionnement en produits pharmaceutiques, depuis l’évaluation des besoins et la sélection des fournisseurs, à l’achat des produits, la réception des commandes et in fine la gestion des stocks.

Les méthodes et conditions d’achats de produits pharmaceutiques seront plus spécifiquement développées. Les autres composantes des systèmes d’approvisionnement seront décrites uccinctement, et vous réfèreront à d’autres guides ou procédures PSF-CI préexistants ou en cours d’élaboration. La troisième partie correspond à une synthèse de l’approvisionnement en produits pharmaceutiques dans le cadre spécifique des programmes PSF- Cl. Différentes procédures opérationnelles PSF-CI y s PAGF 7 OF GENERALITES 1,1.

LE SYSTEME D’APPROVISIONNEMENT C’est au cours du cycle d’approvisionnement que se prennent toutes les décisions concernant la gamme de produits à acheter, les quantités, les prix et la qualité des médicaments et du conditionnement. Etant donné l’impact du processus d’acquisition sur ces facteurs, il est essentiel que les activités d’approvisionnement soient réalisées par un personnel formé , utillsant des procédures rigoureuses et efficaces.

Le système d’approvisionnement est un processus global comprenant de nombreuses étapes: L’estimation des besoins; la sélection des fournisseurs; la sélection des méthodes et conditions d’achat; la réception des commandes; la gestion des stocks. Pour garantir l’efficience de tout système d’approvisionnement, des procédures d’assurance qualité spécifiques à chac pes sont nécessaires.

PAGF 8 OF L’approvisionnement en produits pharmaceutiques PHARMACIENS SANS FRONTIERES COMITE INERNATIONA Schéma 1 : Systèmes d’approvisionnement et de gestion pharmaceutique UTILISATION RATIONNELLE DES PRODDUITS • Prescription rationnelle • Dispensation aux patients ESTIMATION DES BESOINS • Recueil des données de consommation et de morbidité • Sélection des produits • Quantification des besoins Utilisation par les patients Le système d’approvisionnement est un processus global comprenant .

L’estlmation des besoins; les méthodes et conditions d’achat; Pour garantir l’efficience de tout système ‘approvisionnement, des ACQUISITION DES PRODUITS • Validation des fournisseurs (garantie de la qualité) • Choix de la méthode d’achat et des conditions d’achat (clauses du contra PAGF q OF l’achat de Médicaments Essentiels Génériques ; la mise en concurrence des fournisseurs; l’estimation des besoins avant toute passation de commande; 2.

Choisir des fournisseurs fiables de produits de haute qualité. Il s’agit notamment de mettre en place et d’appliquer des procédures d’assurance qualité régissant l’audit des fournisseurs les activités de surveillance et d’épreuves vis-à-vis des fournisseurs ; es documents de garantie à exiger avec toute commande ; le contrôle qualité des produits achetés 3. Veiller à ce que les livraisons soient effectuées en temps voulu.

Ceci sous-entend une coordination de la distribution, allant du fournisseur jusqu’au bénéficiaire • l’identification des moyens de transport la connaissance des procédures d’importation , la connaissance des éléments de la Politique Pharmaceutique Nationale et l’approvisionnement en produits pharmaceutiques ; la signature de Conventions (Memorandum of Understanding) avec les partenaires de la distribution : structures de santé ou ONGs partenaires;