Gestion de projet

projet……………………………………………………………………………………………………………. 17 Enonce du contenu du projet………………………………………………………………………………………………………………… 17 Gestion du contenu du projet……………………………………………………………………………………………………………….. 7 Modele d’enonce de contenu du projet………………………………………………………………………………………………….. 17 Facteurs critiques de succes………………………………………………………………………………………………………………….. 19 Modele de facteurs critiques de succes………………………………………………………………………………………………….. 19 Organigramme des taches…………………………………………………………………………………………. 1 Definition de l’organigramme des taches ………………………………………………………………………………………………. 21 Elaboration de l’organigramme des taches……………………………………………………………………………………………. 21 Format de l’organigramme des taches………………………………………………………………………………………………….. 23 Conseils utiles pour elaborer la structure d’un organigramme des taches………………………………………………. 5 Organigramme des taches – Developpement du format tableau…………………………………………………………….. 30 Organigramme fonctionnel ………………………………………………………………………………………. 42 Definition de l’organigramme fonctionnel …………………………………………………………………………………………….. 42 Impact organisationnel sur l’organigramme fonctionnel ……………………………………………………………………….. 2 Exemple d’organigramme fonctionnel………………………………………………………………………………………………….. 42 Marche a suivre pour la creation de l’organigramme fonctionnel ………………………………………………………….. 43 Definition et ordonnancement des activites ………………………………………………………………… 45 Definition et ordonnancement des activites …………………………………………………………………………………………… 5 Definition des taches du projet……………………………………………………………………………………………………………… 45 Definition des relations entre les taches ………………………………………………………………………………………………… 47 Definition des livrables…………………………………………………………………………………………………………………………. 47 Analyse couts-avantages …………………………………………………………………………………………… 8 Definition de l’analyse couts-avantages…………………………………………………………………………………………………. 48 But de l’analyse couts-avantages…………………………………………………………………………………………………………… 49 Septembre 2003 Page 3-i Planification/Table des matieres Section 3 : Planification du projet Table des matieres Comment demarrer……………………………………………………………………………………………………………………………… 9 Format et contenu ……………………………………………………………………………………………………………………………….. 49 Etapes de l’analyse couts-avantages ……………………………………………………………………………………………………… 50 Resume ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 1 Etape 1 : Definir le projet…………………………………………………………………………………………………………………….. 52 Etape 2 : Rechercher et chiffrer les elements couts-avantages ……………………………………………………………….. 54 Etape 3 : Determiner les inducteurs de cout majeurs …………………………………………………………………………….. 56 Etape 4 : Analyser le risque et la sensibilite …………………………………………………………………………………………… 6 Etape 5 : Analyser les solutions de rechange …………………………………………………………………………………………. 58 Etape 6 : Presenter les resultats……………………………………………………………………………………………………………. 59 Modele d’analyse couts-avantages………………………………………………………………………………………………………… 59 Planification des ressources………………………………………………………………………………………. 62

Planification des ressources ………………………………………………………………………………………………………………….. 62 Vue d’ensemble de la planification des ressources…………………………………………………………………………………. 62 Ressources en main-d’? uvre ………………………………………………………………………………………………………………… 62 Actifs hors main-d’? uvre …………………………………………………………………………………………………………………….. 7 Criteres additionnels……………………………………………………………………………………………………………………………. 67 Elaboration de l’equipe………………………………………………………………………………………………………………………… 68 Modele de planification des ressources …………………………………………………………………………………………………. 69 Elaboration du calendrier du projet …………………………………………………………………………… 2 Presentation de l’elaboration du calendrier du projet……………………………………………………………………………. 72 Vue d’ensemble du calendrier du projet……………………………………………………………………………………………….. 74 Processus d’elaboration du calendrier………………………………………………………………………………………………….. 76 Techniques d’elaboration du calendrier……………………………………………………………………………………………….. 6 Entrees de calendrier…………………………………………………………………………………………………………………………… 81 Elaboration et entretien du calendrier………………………………………………………………………………………………….. 81 Calendrier de reference ……………………………………………………………………………………………………………………….. 87 Autres conseils utiles pour la creation d’un calendrier de projet……………………………………………………………. 8 Planification du risque……………………………………………………………………………………………… 93 Presentation de la planification du risque dans un projet………………………………………………………………………. 93 Etape 2 : Determination des risques……………………………………………………………………………………………………… 98 Etape 3 : Analyse qualitative et quantitative des risques ……………………………………………………………………….. 00 Etape 4 : Planification des strategies de reponse……………………………………………………………………………………. 105 Modele de plan de gestion des risques…………………………………………………………………………………………………… 107 Planification des approvisionnements………………………………………………………………………… 111 Definition de la planification des approvisionnements …………………………………………………………………………… 11 Quoi approvisionner ?………………………………………………………………………………………………………………………….. 111 Quand approvisionner (outils decisionnels) ?………………………………………………………………………………………… 112 Comment approvisionner (types de contrats) ?……………………………………………………………………………………… 112 Quelle quantite ?………………………………………………………………………………………………………………………………….. 13 Programme d’approvisionnement ………………………………………………………………………………………………………… 113 Planification des appels d’offres …………………………………………………………………………………………………………… 114 Format du plan d’approvisionnement…………………………………………………………………………………………………… 114 Modele de plan d’approvisionnement …………………………………………………………………………………………………… 14 Planification de la qualite…………………………………………………………………………………………. 116 Planification de la qualite …………………………………………………………………………………………………………………….. 116 Gestion de la qualite …………………………………………………………………………………………………………………………….. 116 Outils et techniques de controle de la qualite ………………………………………………………………………………………… 18 Responsabilite devant la qualite ……………………………………………………………………………………………………………. 121 Listes de controle …………………………………………………………………………………………………………………………………. 121 Modele de plan de qualite …………………………………………………………………………………………………………………….. 121

Planification des communications …………………………………………………………………………….. 124 Planification des communications…………………………………………………………………………………………………………. 124 Besoins en information dans les communications ………………………………………………………………………………….. 124 Plan de communication………………………………………………………………………………………………………………………… 25 Modele du plan de communication ……………………………………………………………………………………………………….. 126 Rapports d’avancement…………………………………………………………………………………………….. 129 Septembre 2003 Page 3-ii Planification/Table des matieres Section 3 : Planification du projet Table des matieres Rapports d’avancement……………………………………………………………………………………………………………………….. 129 Rapports d’etat ’avancement……………………………………………………………………………………………………………… 129 Instructions pour les rapports d’etat d’avancement des travaux ……………………………………………………………. 129 Modele de rapport sur l’etat d’avancement du projet……………………………………………………………………………. 130 Couts…………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 31 Planification de la gestion de la configuration……………………………………………………………. 133 Planification de la gestion de la configuration ……………………………………………………………………………………….. 133 Operations de gestion de configuration…………………………………………………………………………………………………. 135 Plan de gestion de la configuration……………………………………………………………………………………………………….. 36 Taches pendant le processus de planification………………………………………………………………………………………… 137 Rapports entre la qualite et la gestion de la configuration……………………………………………………………………… 138 Autorite et responsabilite ……………………………………………………………………………………………………………………… 138 Elements de configuration……………………………………………………………………………………………………………………. 38 Procedures de gestion de la configuration …………………………………………………………………………………………….. 139 Procede de cheminement de la gestion de la configuration…………………………………………………………………….. 139 Gestion de la configuration…………………………………………………………………………………………………………………… 140 Entreposage et archivage ……………………………………………………………………………………………………………………… 40 Gestion de la configuration dont la portee depasse le cadre du projet…………………………………………………….. 141 Modele de plan de gestion de la configuration……………………………………………………………………………………….. 141 Planification budgetaire……………………………………………………………………………………………. 144 Presentation de la planification budgetaire …………………………………………………………………………………………… 44 Vue d’ensemble d’une budgetisation de projet………………………………………………………………………………………. 144 Determination des facteurs de couts ……………………………………………………………………………………………………… 144 Etablissement d’un modele des couts ……………………………………………………………………………………………………. 146 Application d’une analyse du risque …………………………………………………………………………………………………….. 46 Documentation des hypotheses……………………………………………………………………………………………………………… 147 Revision des estimations des couts………………………………………………………………………………………………………… 147 Format du budget………………………………………………………………………………………………………………………………… 148 Modele de prevision budgetaire de projet en TI…………………………………………………………………………………….. 48 Planification pour la duree du projet …………………………………………………………………………. 152 Planification tout au long du projet………………………………………………………………………………………………………. 152 Planification dans le processus de demarrage ……………………………………………………………………………………….. 152 Planification dans le processus de planification …………………………………………………………………………………….. 52 Planification du controle et de la realisation des processus du projet……………………………………………………… 153 Planification dans le processus de cloture ……………………………………………………………………………………………… 153 Liste de controle de la planification de la transition ……………………………………………………. 154 Liste de controle de la planification de la transition………………………………………………………………………………. 54 Utilite des listes de controle de projet……………………………………………………………………………………………………. 154 Definition de la liste de controle de transition pour la planification du projet…………………………………………. 154 Creation de la liste de verification de transition de la planification du projet…………………………………………. 155 Presentation d’une liste de verification de transition de la planification du projet………………………………….. 55 Modele de liste de verification de transition de la planification du projet……………………………………………….. 155 Composantes de technologies de l’information pour la planification de projet ………………. 161 Planification d’un projet en technologies de l’information …………………………………………………………………….. 161 Enonce de contenu d’un projet de technologies de l’information……………………………………………………………. 62 Organigramme des taches pour un projet de technologies de l’information …………………………………………… 162 Analyse couts-avantages pour les technologies de l’information …………………………………………………………….. 163 Plan de ressources pour la technologie de l’information ………………………………………………………………………… 163 Elaboration du calendrier dans les projets en TI…………………………………………………………………………………… 65 Gestion du risque en technologies de l’information ……………………………………………………………………………….. 165 Planification de la qualite en technologies de l’information……………………………………………………………………. 166 Planification des communications en technologies de l’information……………………………………………………….. 166 Budgetisation d’un projet en technologies de l’information……………………………………………………………………. 66 Resume de la planification en technologies de l’information………………………………………………………………….. 167 Septembre 2003 Page 3-iii Planification/Table des matieres Section 3 : Planification du projet Presentation Presentation Vue d’ensemble Cette sous-section decrit l’objectif de la planification du projet, les roles et les responsabilites qui s’y rattachent, ainsi que de la terminologie. Processus de planification et plan de projet Cette sous-section decrit le processus de planification et la creation du plan de projet.

Le plan fournira la structure pour les autres documents de planification ainsi que pour les autres processus du projet. Objectifs et contenu du projet Cette sous-section examine le besoin, a l’interieur d’une agence, de comprendre l’objectif du produit ou du procede en cours de creation et dans quelle mesure il s’integre aux objectifs de l’agence. La creation des documents, des objectifs et du contenu du projet y est definie. Cette sous-section decrit en quelques details, la necessite d’un organigramme des taches et la procedure pour en creer un. Organigramme des taches Organigramme fonctionnel

Cette sous-section decrit l’organigramme fonctionnel (OF) et son impact sur l’agence et fournit une comparaison graphique avec l’organigramme des taches. Definition et ordonnancement des activites Cette sous-section decrit plus en details la fonction de l’organigramme des taches, y compris les explications de taches detaillees, les differents types de taches, la priorite des taches a accomplir et le systeme de controle (tableaux). Analyse couts-avantages Planification des ressources Cette sous-section explique les raisons de produire une analyse coutsavantages et decrit les etapes de haut niveau pour en conduire une.

Cette sous-section discute de la necessite d’assigner les roles dans le projet, expose en detail l’information sur le choix d’un chef de projet et ses responsabilites ainsi que les relations imposees a l’interieur de l’infrastructure du projet. Elaboration du calendrier du projet Planification des risques Cette sous-section de la methodologie decrit le processus entrepris pour elaborer un calendrier du projet et le diagramme reseau du projet. Cette sous-section decrit le processus et les plans qu’une bonne planification des risques doit inclure. Planification des approvisionnements

Cette sous-section decrit le role joue par les approvisionnements dans un projet, ainsi que ce qui doit etre inclus dans une planification des approvisionnements adequate. Septembre 2003 Page 3-1 Planification/Presentation Section 3 : Planification du projet Presentation Planification de la qualite Cette sous-section explique la facon de determiner les standards de qualite en rapport avec le projet et de prevoir comment y satisfaire. Planification des communications Cette sous-section decrit le processus de la planification des communications, y compris qui aura besoin de quelle information, a quelle frequence, etc.

Planification de la gestion de la configuration Planification budgetaire Cette sous-section decrit la planification de la gestion de la configuration de haute visibilite qui servira plus tard lors du processus de controle. Cette sous-section decrit les differents types de budgets utilises dans la planification du projet, et elle explique ce que sont les reserves et le moment ou elles devraient etre utilisees. Planification pour la duree du projet Cette sous-section decrit la planification tout au long des differents processus du projet pour permettre de mieux comprendre comment elles sont etroitement liees.

Liste de controle de la planification de la transition Cette sous-section decrit une liste de controle utile aux chefs de projet qui rendra la transition entre le processus de planification et le processus de realisation beaucoup plus simple. Composantes de technologies de l’information pour la planification du projet Cette sous-section decrit quelques considerations importantes concernant les projets de technologies de l’information. Tout specialement, elle donne l’occasion de developper des processus qui faciliteront la gestion des efforts deployes pour le projet. Septembre 2003 Page 3-2 Planification/Presentation

Section 3 : Planification du projet Vue d’ensemble Vue d’ensemble Processus de planification Le processus de la planification du projet qui succede au processus de demarrage est considere comme le processus la plus importante de la gestion de projet. Le temps consacre des le depart a determiner la structure et les besoins appropries a l’organisation et a la gestion de projet evite de perdre d’innombrables heures dans la confusion et le recommencement au cours des processus de realisation et de controle du projet. La Figure 3. 1 represente le processus de gestion du projet aborde dans la presente section de la methodologie.

Processus de la gestion de projet DEMARRAGE PLANIFICATION CONTROLE REALISATION CLOTURE Figure 3. 1 Processus de planification de la gestion de projet Ce processus du processus de gestion du projet vise a organiser les exigences d’affaires, etablir le cout et le calendrier precis du projet (y compris une liste des livrables et leurs dates de livraison), planifier l’organisation du travail et obtenir l’autorisation des gestionnaires. Raison d’etre de la planification du projet Sans planification, la reussite d’un projet sera difficile, voire meme impossible a realiser.

Les membres de l’equipe auront une comprehension limitee des attentes, les activites n’auront peut-etre pas ete correctement definies et les exigences en matiere de ressources n’auront peut-etre pas ete entierement comprises. Meme si le projet est complete, les conditions pour sa reussite n’auront peut-etre pas ete definies. La planification du projet determine plusieurs secteurs de concentration specialises pour cerner les besoins d’un projet. La planification exigera la determination et la documentation du contenu, des taches, du calendrier, des risques, de la qualite et des besoins en personnel.

Le processus de determination devrait se poursuivre jusqu’a ce que le plus de secteurs possibles du projet mandate aient ete abordes. Septembre 2003 Page 3-3 Planification/Vue d’ensemble Section 3 : Planification du projet Vue d’ensemble Importance de la planification du projet Une planification inadequate et incomplete du projet conduit a la ruine de nombreux projets importants a haute visibilite. Un processus de planification adequat et un plan de projet acceptable doivent prevoir que les ressources et les membres de l’equipe soient determines afin que le projet reussisse. Roles et responsabilites de la planification du projet

Tous les membres de l’equipe de projet et, dans la plupart des cas, plusieurs parties prenantes, auront un role a jouer dans la contribution de la planification du projet. Vous trouverez ci-dessous, le sommaire des responsabilites pour la planification du projet : • Les chefs de projet ont la responsabilite d’elaborer un plan pour un projet specifique. Le chef de projet a la responsabilite de s’assurer que toutes les exigences de la planification sont observees. Cela comprend la delegation de responsabilites pour la documentation specifique du plan et la signature d’autorisation au terme du processus de planification. Les organismes provinciaux sont responsables de l’elaboration des procedures internes afin de s’assurer que le processus de planification est complete en conformite avec le plan d’affaires de l’organisme. Tous les projets doivent etre bien penses, conformes aux objectifs principaux des parties prenantes et inclure le processus documente permettant le suivi et le controle du projet jusqu’a sa completion. Lorsque la situation l’exige, le personnel de l’organisme doit etre implique dans l’autorisation du plan de projet. Les gestions fonctionnelle et organisationnelle ont egalement la responsabilite de s’assurer que des ressources adequates ont ete assignees a un projet. Cela inclut egalement les taches de gestion et de developpement de produit. On recommande l’ajout d’un article de gestion distinct, afin que les couts de gestion ne soient pas integres dans les frais generaux. Pour la plupart des projets, la gestion est un travail a temps plein – il ne s’agit pas d’une activite qui s’accommode d’etre traitee en petite partie par differents employes. Les parties prenantes majeures sont une partie integrante de la planification d’un projet. Elles devraient obtenir un apport representatif, l’approbation du plan de projet et les documents relatifs au projet avant la mise en marche du processus de realisation du projet. Dans cette section de la methodologie, la description des relations entre les processus de planification est illustree a la Figure 3. 2 (page suivante). Septembre 2003 Page 3-4 Planification/Vue d’ensemble Section 3 : Planification du projet Vue d’ensemble Processus de base

Objectifs et contenu Definition et ordonnancement des activites Organigramme des taches Planification des ressources Organigramme fonctionnel Processus facilitants Plan du projet Planification du budget Elaboration du calendrier du projet Processus de realisation Planification de l’approvisionnement Processus facilitants Planification de la gestion de la configuration Analyse coutsavantages Planification des communications Planification du risque Planification de la qualite Figure 3. 2 Relations entre les processus de planification Terminologie

Comme pour toutes les sections de cette methodologie, un glossaire complet est fourni . Cependant, vous trouverez ci-dessous un sous-ensemble des termes relatifs a la planification du projet. Activite – Le travail ou l’effort necessaire pour atteindre un resultat. Une activite prend du temps et prend habituellement des ressources. Budget – Lorsque non qualifie, vous referer a une estimation de fonds planifies pour couvrir un projet pour une periode precise dans le temps. Gestion de la configuration – L’application technique et administrative du controle de la configuration.

Cela comprend l’entretien de l’unite de controle de la configuration, les standards de controle des versions et des changements et la configuration des equipements de controle. La gestion de la configuration est une discipline formelle qui permet aux membres de l’equipe de projet et aux clients d’utiliser des methodes et des outils afin de determiner le produit developpe, d’etablir des references, de controler les modifications apportees a ces references, d’enregistrer et de faire le suivi du statut et de verifier le produit.

Diagramme reseau du projet – Tout schema qui montre les relations logiques des activites du projet. Les activites sont toujours illustrees de gauche a droite pour respecter la chronologie du projet. Ce diagramme est souvent appele incorrectement « diagramme PERT ». Plan de projet – Un document officiel et approuve qui est utilise pour guider la realisation et le controle du projet. Le plan de projet sert principalement a documenter les hypotheses et les decisions de la planification, a faciliter les Septembre 2003 Page 3-5

Planification/Vue d’ensemble Section 3 : Planification du projet Vue d’ensemble communications entre les parties prenantes et a documenter les references du contenu, du cout et du calendrier. Qualite – Un melange des qualites requises (y compris les particularites et les caracteristiques des performances) du produit, le processus ou les services necessaires pour satisfaire les besoins pour lesquels le projet a ete entrepris. Document des besoins – Un document formel qui expose les grandes lignes des besoins de haute importance d’un projet technique.

Ressources – Ce qui n’attend qu’a etre utilise ou qui peut etre puise en cas de besoin. Planification des ressources – Determiner de quelles ressources (personnel, equipements, materiels) nous aurons besoin et en quelle quantite afin d’etre en mesure d’accomplir les activites du projet. Risques – Conditions ou evenements eventuels qui, s’ils surviennent, ont un effet positif ou negatif sur les objectifs du projet. Evenement a risque – Un evenement unique qui peut affecter le projet pour le meilleur ou pour le pire.

Gestion des risques – L’art et la science de cerner les facteurs de risque, de les analyser et de reagir a eux tout au long du projet, et ce, dans les meilleurs interets des objectifs qui ont ete fixes. Calendrier – Les dates au programme pour accomplir les activites et pour s’acquitter des livrables. Parties prenantes – Particuliers ou organismes qui sont impliques dans les activites du projet ou qui peuvent etre concernes. Organigramme des taches (OT) – Un regroupement d’elements du projet centre sur les livrables qui organise et definit le contenu entier du projet.

Chaque niveau decroissant represente une definition de plus en plus detaillee des composantes du projet. Les composantes d’un projet peuvent etre des produits ou des services. Septembre 2003 Page 3-6 Planification/Vue d’ensemble Section 3 : Planification du projet Le processus de planification et le plan de projet Processus de planification et le plan de projet La planification du projet n’est pas une activite ou une tache isolee. Il s’agit projet n’est ni le produit ni le processus livrable en lui-meme, mais plutot toutes les activites, les documents et les pieces qui contribuent a generer le produit ou le processus.

De meme, le but de la methodologie de la gestion de projet dans son integralite est de creer un processus de gestion de projet qui soit reproductible et assez stable pour etre utilise par tous les organismes et leur personnel. Ce processus vise des gens de plusieurs professions differentes et de secteurs fonctionnels varies. Le processus est cree pour assurer le flux des efforts de planification du debut a la fin de facon a ce que tous les domaines necessaires au processus de planification touches (ou crees par celui-ci) soient pris en consideration.

Il en va de meme pour les projets individuels a l’interieur des organismes. La planification du projet definit les activites du projet qui seront effectuees et les produits finaux qui seront livres et decrit de quelle facon ces activites seront accomplies. La raison d’etre de la planification de projet est de decrire chaque tache principale, estimer les ressources et les delais requis et fournir la structure pour la revision et le controle de la gestion. La planification du projet comprend les activites suivantes :

Le processus de planification d’un processus qui demande du temps et de l’attention. N’oubliez pas que le • Taches specifiques a accomplir et objectifs qui definissent le projet; • Estimations a etre documentees pour la planification, le reperage et le • • • controle du projet; Engagements qui sont planifies, documentes et approuves par les groupes concernes; Possibilites, options et contraintes du projet; Creation des plans de reference d’ou sera puisee la gestion du projet. Les relations entre les processus de planification sont illustrees a la Figure 3. a la page suivante. Septembre 2003 Page 3-7 Planification/ Processus de planification et plan du projet Section 3 : Planification du projet Le processus de planification et le plan de projet Processus de base Objectifs et contenu Definition et ordonnancement des activites Organigramme des taches Planification des ressources Organigramme fonctionnel Processus facilitants Plan du projet Planification du budget Elaboration du calendrier du projet Processus de realisation Planification de l’approvisionnement Processus facilitants Planification de la gestion de la configuration

Analyse coutsavantages Planification des communications Planification du risque Planification de la qualite Figure 3. 3 Etablissement de la planification du projet dans le processus de planification Le processus de planification comprend les etapes d’estimation de la taille du projet, du contenu du projet, des ressources requises pour completer le projet, l’etablissement du calendrier, la determination des risques et la negociation des engagements. La completion de ces etapes est essentielle a l’etablissement de la planification du projet.

Habituellement, plusieurs repetitions du processus de planification sont accomplies avant la cloture du projet. Etapes du processus de planification Le processus de planification comprend les etapes de base suivantes : • Definition de l’approche technique a utiliser dans la resolution de • • • • • • • • probleme; Definition et ordonnancement des taches a accomplir et inventaire des livrables concernant le projet; Definition des relations dependantes a l’egard des taches; Estimation des ressources requises pour accomplir chaque tache; Etablissement du calendrier de toutes les taches a accomplir;

Definition d’un budget pour l’accomplissement des taches; Definition du ou des domaines fonctionnels utilises pour la realisation du projet; Estimation de la duree de chaque tache; Reperage des risques connus dans la realisation du projet; Page 3-8 Planification/ Processus de planification et plan du projet Septembre 2003 Section 3 : Planification du projet Le processus de planification et le plan de projet Definition du processus pour s’assurer de la qualite; • Definition du processus utilise pour specifier et controler les attentes. Ces taches sont decrites dans des sous-sections ulterieures et chaque processus est defini tout au long du modele du plan de projet. Le plan de projet represente l’outil de reussite du projet. Plan de projet Qu’est-ce qu’un plan de projet ? Un plan de projet est un document officiel approuve et utilise comme guide pour la realisation et le controle du projet.

Le referentiel precise egalement que le plan sert a : • Guider la realisation du projet; • Documenter les hypotheses de la planification; • Expliquer les choix de la planification au vu des diverses solutions choisies; • Faciliter la communication entre les parties prenantes; • Definir les principales verifications du projet en fonction du contenu, du niveau de detail et de la frequence; • Fournir une reference de base pour la mesure de l’avancement et le controle du projet.

Le chef de projet assigne, appuye de l’equipe de projet, doit creer le plan de projet. Il devra etre aussi complet et precis que possible tout en etant concis. Le plan de projet doit documenter l’information pertinente au projet; il ne devrait pas etre un document prolixe. Le document doit permettre au chef de projet de gerer les details. Le plan de projet devrait au moins couvrir les sujets suivants : • • • • • • • • • • • • • • • • Septembre 2003 Informations generales du projet (contacts, numeros de telephone, etc. ; Sommaire du projet; Enonce du contenu du projet; Facteurs critiques de succes; Organigramme des taches; Organigramme fonctionnel; Analyse couts-avantages; Plan des ressources; Calendrier du projet; Plan des risques; Plan des approvisionnements; Plan de la qualite; Plan de communication; Plan de gestion de la configuration; Previsions budgetaires du projet; Liste de controle transitoire de la planification du projet. Page 3-9 Planification/ Processus de planification et plan du projet Section 3 : Planification du projet Le processus de planification et le plan de projet

Format du plan de projet Vous trouverez un modele de format de plan de projet dans les pages suivantes. Le modele est presente dans une forme abregee. Le modele exact, surtout certaines sections, une fois rempli avec les donnees du projet, sera plus long qu’il apparait sur le modele vide. Il est suggere de reviser en detail tous les secteurs du processus de planification du projet avant de creer le vrai plan de projet. En fait, la revision et les documents/plans crees subsequemment peuvent etre resumes dans le plan du projet ou dans certains cas annexes au plan de projet.

Toutefois, il est imperatif que tous les secteurs necessaires au plan de projet soient abordes. Tel que mentionne, le plan de projet est une source precieuse d’informations qui resume les processus et les plans qui soulignent les processus detailles a l’interieur de la methodologie de la gestion de projet. L’information liee au plan de projet evolue au fil des differents stades du projet et doit etre mise a jour au fur et a mesure que de nouvelles informations au sujet du projet sont connues. Ceci demandera bien sur de reviser le plan de projet lui-meme.

Comme il a deja ete souligne, le plan de projet est un document dynamique, et il est prevu qu’il traverse plusieurs changements pendant la duree du projet. Une fois que le plan de projet est approuve et sert de reference de base, son contenu initial ne devrait pas etre change. Le plan de projet a ete approuve par les gestionnaires et a ete signe. Si le contenu doit etre modifie, le calendrier ou le budget pourrait etre revise egalement. Ces revisions sont traitees en tant qu’addenda au plan de projet. Revision du plan de projet

Une fois le plan de projet complete par le chef de projet, il devrait etre approuve par le niveau d’autorite approprie. Les modalites de revision du plan sont basees sur la taille du projet, celle-ci etant enoncee en argent ou en temps. Finalement, le processus de revision permet de rallier tous les cadres de direction et d’obtenir leur approbation du plan. Une fois que le projet est approuve et signe, l’autorite est donnee au chef de projet d’executer les activites du projet en cours et de passer au processus de realisation. Septembre 2003 Page 3-10 Planification/ Processus de planification et plan du projet

Section 3 : Planification du projet Le processus de planification et le plan de projet (Inserez ici le nom du ministere ou de l’organisme) Plan du projet A. Dans cette section, l’information a inclure concerne les secteurs fonctionnels du projet qui ressortent dans le processus de conception du projet et qui comprennent le nom du projet, les previsions preliminaires, les membres du plan de revision, les noms des contacts, etc. Nom du projet : Prepare par : Chef de projet : Promoteur de projet : Mandataire de projet : Date : Autorise par : Date d’autorisation :

Informations generales Veuillez repondre aux questions suivantes en cochant « oui » ou « non » et en fournissant une breve reponse lorsque c’est necessaire. Est-ce une mise a jour d’un plan de projet ? Si oui, raison de la mise a jour : Oui Non Quel est le budget du projet pour l’annee fiscale et est-il finance ? Si oui, pour quel montant et quelle(s) periode(s) ? Montant prevu au budget : Montant prevu au budget : Montant prevu au budget : Annee fiscale : Annee fiscale : Annee fiscale : Finance ? Finance ? Finance ? Oui Oui Oui Non Non Non

Contacts de l’organisme Cette liste devrait comprendre toutes les personnes qui seront impliquees au cours du processus de realisation du projet. Fonction Chef de projet Representant de la haute direction Representant de l’equipe technique Contact des approvisionnements Membre de l’equipe de projet Membre de l’equipe de projet Nom Telephone Courriel Septembre 2003 Page 3-11 Planification/ Processus de planification et plan du projet Section 3 : Planification du projet Le processus de planification et le plan de projet Clients : Autres parties prenantes : Autres :

Informations de l’entrepreneur principal Nom de l’entreprise : Fonction Chef de projet Representant de l’equipe technique Contacts du contrat Autres Nom Telephone Courriel B. Les informations sur les secteurs du sommaire du projet accumulees pendant le processus conceptuel du projet doivent etre incluses ici. L’information comprend le nom du projet, les estimations preliminaires, la revision du plan, les contacts, etc. Sommaire Besoin/probleme de l’entreprise Determinez le besoin de l’entreprise/le probleme a resoudre. Description des travaux This statement should be short and to the point.

It should not contain language or terminology that might not be understood. Objectifs du projet Provide a brief, concise list of what the project is to accomplish. Septembre 2003 Page 3-12 Planification/ Processus de planification et plan du projet Section 3 : Planification du projet Le processus de planification et le plan de projet Approche du projet Decrivez la strategie d’execution du projet. Par exemple, on peut aborder la strategie par phases, l’approche pour la soustraitance, des references a la mise en application, etc. Des sous-sections peuvent etre utilisees pour presenter la strategie.

C. Fournissez une liste detaillee des exigences du projet avec des references sur la description des travaux, l’organigramme des taches et les specifications. Vous devez aussi y inclure tous mecanismes utilises dans l’assistance du controle de la gestion du projet. Les procedures d’intervention progressives, les rapports cycliques de gestion et les rapports sur le statut du projet devraient aussi etre inclus. Exigences supplementaires du projet N? Exigences Reference Reference Reference de la s des de descriptio taches specificatio n des n travaux

Date Commentaires/ d’achevement Eclaircissement s 1. 2. 3. 4. 5. D. Composantes techniques du projet Fournissez une liste detaillee des exigences. Definition, specifications, plan et plans de realisation et de formation a inclure dans les activites du projet. E. Signatures Les signatures des personnes ci-dessous representent une comprehension de la raison d’etre et du contenu de ce document par ses signataires. La signature du present document indique votre acceptation qu’il constitue le plan de projet formel. Nom/Titre d’emploi Signature Date Septembre 2003 Page 3-13

Planification/ Processus de planification et plan du projet Section 3 : Planification du projet Le processus de planification et le plan de projet E. Sommaire des documents du plan de projet Cocher la case pour chaque document inclus dans le plan de projet. ENONCE DU CONTENU DU PROJET Fournit une description documentee du projet tels le rendement, l’approche et le contenu. FACTEURS CRITIQUES DE SUCCES Fournit a l’equipe de projet et aux gestionnaires les facteurs critiques de succes (les objectifs) que tous les membres de l’equipe comprennent, acceptent et auxquels ils adherent.

ORGANIGRAMME DES TACHES Decrit un groupement d’elements livrables qui organise et definit le contenu total du projet. ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Fournit un organigramme qui definit les canaux de communication, les responsabilites et l’autorite de chaque personne/unite participante. ANALYSE COUTS -AVANTAGES Fournit a l’equipe de projet l’information pour prendre des decisions sensees a propos des couts et des avantages, ou la valeur, de differents choix economiques. PLAN DES RESSOURCES Decrit les ressources necessaires a la realisation du projet.

CALENDRIER DU PROJET Fournit le calendrier du projet a l’aide du diagramme de Gantt. Le calendrier doit comprendre l’echeancier, la dependance des taches, la duree des taches, les dates de livraison du produit, l’echeancier de qualite, l’echeancier de gestion de la configuration et les elements d’actions. PLAN DES RISQUES Fournit une description de tous les risques reperes du projet et un plan d’integration de la gestion des risques pour la duree du projet. PLAN DES APPROVISIONNEMENTS Determine les besoins du projet qui peuvent etre fournis par l’achat de produits ou de services a l’exterieur de l’organisme.

PLAN DE LA QUALITE Fournit un plan de la qualite qui definit la ou les personnes responsables de l’assurance de qualite du projet, les procedures utilisees et les ressources requises pour s’assurer de la qualite. PLAN DE COMMUNICATION Definit l’information necessaire aux parties prenantes du projet et aux membres de l’equipe en documentant quoi, quand et comment l’information sera distribuee. PLAN DE GESTION DE LA CONFIGURATION Septembre 2003 Page 3-14 Planification/ Processus de planification et plan du projet Section 3 : Planification du projet Le processus de planification et le plan de projet

Fournit a l’equipe de projet une methodologie de gestion revisee afin qu’elle puisse determiner et controler les caracteristiques fonctionnelles et physiques d’un element livrable. PREVISIONS BUDGETAIRES DU PROJET Decrit les considerations budgetaires et de cout, dont une vue d’ensemble, des exigences de ressources supplementaires et un cout estime de la completion. LISTE DE CONTROLE TRANSITOIRE DE LA PLANIFICATION DU PROJET La liste de controle transitoire de la planification du projet permet de s’assurer que les activites de planification sont terminees, revisees et completees afin que le projet puisse passer au processus de realisation.

Septembre 2003 Page 3-15 Planification/ Processus de planification et plan du projet Section 3 : Planification du projet Objectifs et contenu du projet Objectifs et contenu du projet Objectifs du projet Comme il a ete mentionne precedemment, les objectifs du projet sont ces criteres qui determinent si le projet est une reussite ou un echec. Si le processus ou le produit concu n’atteint pas les objectifs attendus par les parties prenantes, la satisfaction du client sera alors compromise. On peut decrire les objectifs de deux facons : Objectifs tangibles – Ils sont lies au temps, au cout et aux objectifs • Objectifs intangibles – Ils sont plutot lies a la facon dont les objectifs sont atteints, ce qui peut comprendre l’attitude, le comportement, les attentes et les communications. N’oubliez pas que les objectifs devraient etre fixes a un niveau raisonnable en gardant en tete que la livraison du produit ou du processus devrait atteindre les objectifs. Les objectifs devraient etre documentes et acceptes afin de livrer un produit approprie. En resume, la planification des objectifs du projet se veut la definition de limites acceptables et a recherche de moyens pour les atteindre. La Figure 3. 4 montre la relation entre les objectifs de projet et le contenu du projet et les composantes du processus de planification. operationnels (contenu) du produit ou du processus. Processus de base Objectifs et contenu Definition et ordonnancement des activites Organigramme des taches Planification des ressources Organigramme fonctionnel Processus facilitants Plan du projet Planification du budget Elaboration du calendrier du projet Processus de realisation Planification de l’approvisionnement Processus facilitants

Planification de la gestion de la configuration Analyse coutsavantages Planification des communications Planification du risque Planification de la qualite Figure 3. 4 Objectifs et contenu du projet fixes dans les processus de planification Septembre 2003 Page 3-16 Planification/Objectifs et contenu du projet Section 3 : Planification du projet Objectifs et contenu du projet Definition du contenu du projet Les membres des equipes de projet sont souvent confus en ce qui a trait a la difference entre les objectifs du projet et le contenu du projet.

Le terme « contenu du projet » concerne l’ampleur de l’effort necessaire a l’achevement d’un projet. Inversement, le terme « objectifs du projet » concerne la description du resultat desire du projet. Par exemple, l’objectif pourrait etre la construction d’un nouvel edifice de cinq etages dans le stationnement arriere d’ici decembre prochain. Le contenu pourrait etre de construire l’edifice en utilisant une charpente de metal prefabriquee et un sol en ciment. C’est pourquoi il est imperatif que les objectifs du projet et le contenu du projet soient clairs pour tous afin d’assurer la reussite du projet.

Enonce du contenu du projet Le developpement d’un enonce ecrit, qu’on appelle enonce du contenu du projet, fournit la base pour les decisions futures du projet. Comme il a ete mentionne precedemment, cet enonce est d’une importance capitale pour le projet parce qu’il etablit les lignes de conduite generales comme la taille du projet. L’enonce doit contenir au moins les elements suivants : • Resultats du projet/Criteres d’achevement : Ce qui sera cree en termes • • d’elements livrables (et leurs caracteristiques) et/ou ce qui constitue un processus d’achevement reussi.

L’approche a utiliser : Quel type de processus ou de technologie sera utilise, si le projet sera realise a l’interne ou a l’externe, etc. Contenu du projet : Ce qui est et n’est pas inclus dans le travail a faire. Sources d’information pour le contenu Les documents suivants peuvent s’averer utiles a la definition du contenu du projet : • • • • • Enonce des travaux du projet; Objectifs du projet (y compris les contraintes et les hypotheses); Document de faisabilite du projet; Document conceptuel du projet; Charte du projet.

Il est imperatif que l’enonce du contenu du projet soit complete et signe par les principales parties prenantes afin de s’assurer que le contenu du projet est complete correctement et entierement. Gestion du contenu du projet La gestion du contenu du projet peut etre aussi importante pour la planification du contenu que pour l’enonce du contenu lui-meme. Cette charge decrit la facon dont le contenu du projet sera gere et comment les changements seront integres dans le projet. Il s’agit d’un simple enonce qui evoque la possibilite de changements de contenu dans le projet et comment ces changements seront determines.

Les charges de la gestion du contenu devraient bien s’integrer au plan de gestion de la configuration qui sera cree plus tard dans le processus de planification. Des processus de gestion du contenu plus formalises sont generalement utilises pour des projets plus gros ou le risque de demandes ou de changements dans le contenu est beaucoup plus grand. Voir l’enonce du contenu du projet a la page suivante. Modele d’enonce de contenu du projet Septembre 2003 Page 3-17 Planification/Objectifs et contenu du projet Section 3 : Planification du projet Modele d’enonce du contenu du projet (Inserez ici le nom du ministere ou de l’organisme)

Enonce du contenu du projet A. Informations generales L’information a fournir dans cette section donne un nom specifique du projet ainsi que les informations pertinentes des personnes concernees. Nom du projet : Chef de projet : Promoteur de projet : Mandataire de projet : Prepare par : Date : Autorise par : Date d’autorisation : B. Resultats du projet/Criteres de realisation Enoncez ce qui sera cree comme elements livrables (et leurs caracteristiques) et/ou ce qui constitue l’achevement reussi d’un processus. C. L’approche a utiliser Enoncez en detail qu’elle genre d’approche sera utilisee pour gerer les changements du contenu.

Enoncez si le projet sera execute a l’interne ou s’il exigera de l’aide externe. D. Contenu du projet Definissez le travail a faire. Inclure les exigences d’affaires pertinentes. E. Exceptions Definissez le travail a ne pas faire. Inclure les exigences d’affaires pertinentes. Septembre 2003 Page 3-18 Planification/Objectifs et contenu du projet Section 3 : Planification du projet Objectifs et contenu du projet Facteurs critiques de succes En fixant les objectifs et le contenu, c’est toujours une bonne idee de fixer les facteurs critiques de succes qui peuvent determiner si un processus particuliere du projet sera reussie.

Les elements livrables enonces dans les documents tels que l’enonce du contenu du projet ou le plan du projet peuvent s’averer de bons indicateurs pour determiner si un projet atteint les facteurs de succes enonces. Il est aussi possible de fixer des dates de ligne de conduite pour les facteurs de succes afin de s’assurer que le projet atteint ses criteres de succes. Par exemple, des objectifs de succes pour un projet en particulier peuvent etre d’avoir un plan de projet et un calendrier approuves et qui servent de reference de base deux semaines apres le demarrage.

Par la suite, le succes d’un projet pourrait etre atteint en ayant un prototype en fonction d’un produit (base de donnees) ou un groupe test beta d’un processus (programme de formation de l’organisme) complete d’ici une date particuliere du calendrier pendant la periode de realisation. Ces objectifs de succes doivent etre enonces clairement, et les membres de l’equipe de projet doivent avoir une comprehension claire de la raison pour laquelle ils sont pertinents pour le projet. Les objectifs devraient etre accrocheurs et constituer un defi a relever, et ils peuvent etre difficiles a realiser a certains moments.

Toutefois, ils constitueront les reperes pour l’atteinte du succes de votre projet. De plus, ils devraient coincider et correspondre avec l’ensemble des calendriers et du contenu du projet. Les objectifs de succes n’ont pas necessairement besoin d’etre documentes de maniere formelle et ajoutes au plan de projet. Les objectifs devraient etre une source de motivation pour les jalons du succes. Modele de facteurs critiques de succes Le modele des facteurs critiques du succes se trouve a la page suivante. Septembre 2003 Page 3- 19 Planification/ Objectifs et contenu du projet

Section 3 : Planification du projet Modele de facteurs critiques (Inserez ici le nom du ministere ou de l’organisme) Facteurs critiques de succes A. Informations generales L’information a inclure dans cette section donne le nom specifique du projet ainsi que l’information pertinente sur le personnel implique. Nom du projet : Chef de projet : Promoteur de projet : Mandataire de projet : Prepare par : Date : Autorise par : Date d’autorisation : B. Facteurs critiques de succes Decrivez quels seront les facteurs critiques de succes necessaires pour s’assurer de la reussite du projet

C. Membres responsables de l’equipe Decrivez qui, en plus du chef de projet, est responsable de l’atteinte des objectifs et pourquoi. D. Date de livraison ou de processus prevu Relatez la date de livraison du produit ou du processus du projet le plus precisement possible. E. Date de livraison ou de processus effectif Mise a jour en cours de projet. Relater a quelle date le projet a effectivement ete livre. F. Impact Decrivez quel impact les facteurs de succes auront sur la reussite du projet s’ils ne sont pas atteints a temps. G. Commentaires

Tout autre commentaire en rapport avec le succes du projet. Septembre 2003 Page 3- 20 Planification/ Objectifs et contenu du projet Section 3 : Planification du projet Organigramme des taches Organigramme des taches Definition de l’organigramme des taches L’organigramme des taches (OT) du processus de planification donne la possibilite de diviser le contenu en activites gerables, d’assigner la responsabilite de livraison du contenu du projet et d’etablir des methodes de structuration du contenu du projet de facon a ameliorer la vision du projet pour sa gestion.

L’OT demande aussi a ce que le contenu du projet entier soit documente. La relation de l’organigramme des taches avec le reste des composantes du processus de planification est illustree dans la Figure 3. 5. Processus de base Objectifs et conte