Finalite 3 assistante

facture complementaire 53 Particularites de la facture complementaire pour regularisation de la RCTE 53 La fourniture d’energie (bilan energetique) 54 o Connexion au Facturateur Se connecter a Feriscope. Dans « Mon bureau » Selectionner « Facturateur des redevances » pic] Une fois connecte au Facturateur, ajouter l’adresse a vos favoris Internet Explorer de la maniere suivante : Cliquer sur l’icone « Favoris » : [pic] Puis cliquer sur « Ajouter » : [pic] Puis cliquer sur « OK » dans la boite de dialogue apres avoir, eventuellement, change le nom du lien : [pic] Le lien est ajoute a vos favoris internet explorer. Sortir du Facturateur et le rouvrir en passant par le lien internet explorer (si vous ne suivez pas ce cheminement, certaines fonctionnalites d’Internet Explorer ne seront pas disponibles et vous ne pourrez pas imprimer les factures (entre autre).

Acces au pilotage de la facturation Se connecter avec le profil « Administration FGF » puis cliquer sur « valider » : [pic] Cliquer sur le menu « Facturation » Cliquer sur le sous-menu « Pilotage de la Facturation » Seule la phase « elaboration est disponible dans la liste deroulante Cliquer sur « Rechercher » [pic] Validation des proforma Selectionner le 1er client par la liste deroulante puis cliquer sur « Rechercher ». La liste des factures a valider apparait avec differentes informations. Pour valider la facture, cliquer sur « Valider la facture ».

Validation de la date d’emission et de la date d’echeance La date d’emission est deja renseignee. Si cette date est correcte, cliquer sur « valider », sinon, modifier la date sur « valider ». Pour la date d’echeance, effectuer la meme procedure. En principe, la date d’echeance des factures est 40 jours (jour ouvre) apres la date d’emission. Pour les avoirs, la date d’echeance est la meme que la date d’emission. [pic] [pic] Une fois la validation effectuee, il est impossible de revenir en arriere ! Cliquer sur « valider ». Cliquer sur « Valider ».

La Facturateur prend la main pour proceder aux differentes mises a jour. Des la fin de la validation, vous recevez un mail du Facturateur pour vous informer que la validation a ete effectuee avec succes ou au contraire, s’il y a eu un probleme. Si la validation a ete effectuee correctement, proceder de la meme facon pour toutes les autres factures. Validation de la phase elaboration Une fois toutes les factures validees, proceder de meme pour tous les clients. Lorsque toutes les factures pour tous les clients sont validees, il faut valider la phase.

Vous recevrez un mail d’avertissement du Facturateur une fois l’operation terminee que vous transferez a PCS, a la DSI et a la Comptabilite Clients pour les informer que le facturateur est disponible. Emission d’un avoir global Principe Un avoir global annule, un pour un, toutes les lignes de facturations emises sur la facture concernee. Tant les lignes d’unites d’oeuvre que les montants factures. Les avoirs globaux, concernant des activites/sous-activites Fret et portant sur de la RR ou de la RC, donnent lieu a regularisation de la SF automatiquement au prochain lancement de flux SF.

Informations necessaires La demande de PCS doit imperativement contenir les informations suivantes : – le nom du client – la redevance – l’annee-mois de prestation – le n° de la facture d’origine sur laquelle doit porter l’avoir – le montant a annuler (pour verification) Generation de l’avoir proforma Se connecter avec le profil « Administration FGF ». Acceder au menu « Litiges et rectifications » => « Avoirs » : [pic] Selectionner avoir « global » dans la liste deroulante puis cliquer sur « valider » [pic] Selectionner le client par la liste deroulante. [pic]

Selectionner la facture a annuler par la liste deroulante. (Attention, apres avoir selectionne le client, attendre que le Facturateur ait termine de mettre a jour la liste des n° de chrono pour ce client avant de selectionner la facture. ). Cliquer sur valider : [pic] Cliquer sur valider : [pic] Retour a la page d’accueil du Facturateur pendant que l’avoir se genere. Reception du mail de fin de traitement de generation de l’avoir proforma par le Facturateur. Validation de l’avoir proforma Se connecter avec le profil « Administration FGF ». Acceder au menu « Litiges et rectifications » => « Avoirs » : [pic]

La zone « motif » est une zone obligatoire, la renseigner en cliquant sur « Modifier » : [pic] Saisir un libelle. Attention si le libelle ne tient pas sur une ligne, il faut faire un « retour a la ligne » par la touche « Entree » du clavier pour « obliger » le Facturateur a afficher le libelle sur plusieurs lignes. Dans le cas contraire, l’avoir ne s’imprimerait pas correctement. Cliquer sur « valider » [pic] Le bouton « Afficher le detail » permet de visualiser l’avoir (avec le motif renseigne) et/ou le tableau de synthese. [pic] Verifier que les informations sont bien celles attendues et cliquer sur « valider » : pic] Renseigner la date d’echeance en cliquant sur le calendrier : [pic] Selectionner la date du jour dans le calendrier puis cliquer sur « valider » : [pic] Le calendrier disparait et la date est renseigner. Cliquer sur « valider » : [pic] Cliquer sur « retour » : [pic] Retour a la page d’accueil du Facturateur. Le Facturateur « mouline » pour valider l’avoir. A reception du mail de fin de validation de l’avoir par le Facturateur, celui-ci est de nouveau disponible pour traiter d’autres facturations. Emission d’un avoir saisie libre Principe Un avoir « saisie libre » est a realiser lorsque les unites d’? vre a annuler ne peuvent etre connues precisement (notamment la regularisation de la RCTE). Les avoirs saisie libre, quelle que soit l’activite/sous-activite concernee, ne donnent pas lieu a regularisation de la SF. Si l’avoir saisie libre porte sur une activite Fret et la RR et/ou la RC, la SF doit etre regularisee manuellement dans Excel, il faut donc demander a PCS de fournir les elements correspondants. Si les Unites d’? uvre a annuler peuvent etre connues, il faut demander a PCS de transmettre le fichier de saisie de criteres et realiser un avoir du meme nom au lieu de l’avoir saisie libre.

Informations necessaires La demande de PCS doit imperativement contenir les informations suivantes : – le nom du client – la redevance – l’annee-mois de prestation – le n° de la facture d’origine sur laquelle doit porter l’avoir – la ou les activite(s)/sous-activite(s) concernee(s) – le montant a annuler pour chaque activite/sous-activite Generation de l’avoir proforma Se connecter avec le profil « Administration FGF ». Aller dans le menu : « Litiges et rectifications » => « Avoirs » : [pic] Dans la liste deroulante selectionner « Avoir Partiel saisie libre » : [pic] Cliquer sur « valider » : pic] Selectionner le client et le numero de facture par les listes deroulantes. Attention, apres selection du client, attendre que le Facturateur ait fini de mettre a jour la liste deroulante des chronos de factures du client. : [pic] [pic] 1- Saisir un libelle 2- La redevance s’affiche (celle de la facture d’origine, attention, dans le cas des « PC » notamment, il peut y avoir plusieurs redevances …) 3- selectionner l’Activite/sous-activite 4- saisir le nombre d’unite d’? uvre (le plus souvent « 1 ») 5- saisir le montant [pic] Ne pas indiquer de signe « – », le Facturateur le genere automatiquement

Cliquer sur « valider » : [pic] Ajouter autant de ligne que de besoin en cliquant a chaque fois sur « valider ». Une fois la saisie terminee, cliquer sur « generer » : [pic] Cliquer sur « Retour » : [pic] Retour a la page d’accueil du Facturateur. [pic] Le Facturateur « mouline » pour elaborer l’avoir proforma conformement aux informations saisies. Reception du mail du Facturateur informant de la fin de la finalisation du processus : [pic] Validation de l’avoir proforma Retourner dans le Facturateur, menu « Litiges et rectifications », « Avoirs » pour visualiser l’avoir proforma genere. pic] Verifier la conformite des montants renseignes avec ceux indiques par PCS. [pic] Renseigner la zone « Motif ». [pic] C’est une zone obligatoire qui va s’afficher sur l’avoir (noter la meme chose que dans la zone « libelle »). Tant qu’aucun libelle n’a ete saisi dans cette zone, l’avoir ne peut pas etre valide, seul le bouton « rejeter » est accessible. Apres saisie du libelle, cliquer sur « valider » dans l’encadre « Saisie du motif ». Il est possible de modifier le libelle (tant que l’avoir n’est pas valide) en cliquant sur « Editer » dans la zone « saisie du motif » : [pic]

Valider l’avoir en cliquant sur le bouton « valider ». [pic] Renseigner la date d’echeance par le calendrier et cliquer sur le bouton « valider » du calendrier. [pic] [pic] Depuis le debut de l’HDS 2010, la SNCF a les memes delais de reglement que les autres EF. Dans le cas d’un avoir, il convient donc de renseigner la date du jour de l’emission de l’avoir. Cependant, pour les mois de prestations anterieurs a l’HDS 2010, la convention de gestion devrait s’appliquer a savoir que nous devrions repositionner la date de valeur de l’avoir saisie libre comme si nous avions facture a la « bonne » date.

Depuis la suppression du compte courant, rien de tres clair n’a ete determine avec la SNCF sur la question des dates de valeurs sur des periodes de prestation anterieures a l’HDS 2010, voir avec PCS. – Pour les autres EF, la date d’echeance est egale a la date du jour de l’emission de l’avoir. [pic] Cliquer sur « valider ». [pic] Cliquer sur « Retour » : Le Facturateur « mouline » de nouveau pour generer l’avoir definitif (et le fichier d’integration pour JDE). Reception du mail de la fin du traitement du Facturateur. Le Facturateur est de nouveau disponible.

Emission d’un avoir saisie de critere Les principes L’avoir saisie de critere permet d’annuler, dans le Facturateur, chaque ligne d’unite d’? uvre concernee, de facon detaillee. Chaque demande d’emission d’un avoir saisie de critere doit etre accompagnee d’un fichier de critere detaillant les lignes a annuler dans le Facturateur. Les cas les plus frequents d’emission d’avoirs saisie de critere sont pour des regularisations de RR suite a une reclamation de l’EF. Un avoir saisie de critere sur la redevance RR pour des activites Fret donne lieu a la regularisation de la SF correspondante.

Il est possible de moduler le remboursement par le biais du « coefficient de refaction ». Ce coefficient permet, par exemple, de ne rembourser que 50% de la redevance, dans ce cas, il faut saisir dans cette zone la valeur 0,5 au lieu de 1. Dans le cas d’un coefficient de refaction different de la valeur « 1 », la regularisation de la SF correspondante sera erronee car elle sera calculee comme si le coefficient de refaction etait de 1. Si l’avoir est emis avec un coefficient de refaction de 0,5, on ne rembourse que 50% de la redevance pour ces UO, pour autant la SF sera calculee sur 100% de ces UO.

Dans ce cas, la regularisation de la SF generee par le Facturateur devra ensuite etre de nouveau « regularisee » (manuellement, dans Excel) pour prendre en compte le montant correct. Compte tenu de la complexite engendree, il est preferable de proscrire les avoirs saisie de criteres avec un coefficient de refaction different de 1 dans le Facturateur, l’avoir devrait donc etre emis manuellement dans Excel. Generation de l’avoir proforma A reception du mail de demande d’emission d’avoir envoye par PCS, enregistrer le fichier de saisie de critere joint au mail.

Dans le cas de plusieurs fichiers pour un meme client, copier toutes les lignes d’unites d’? uvre dans un seul fichier Excel. Ouvrir le fichier de saisie de critere et saisir un libelle dans la zone « Motif » : [pic] Enregistrer a nouveau le fichier. Se connecter avec le profil « Administration FGF ». Aller dans le menu : « Litiges et rectifications » => « Avoirs » et choisir « Avoir Partiel Saisie de Criteres » : [pic] Cliquer sur « Valider » des que le Facturateur a pris en compte la selection : [pic]

Retourner dans le fichier Excel de saisie de critere et faire un copier-coller du libelle de la zone motif pour l’inserer dans la zone motif du Facturateur : [pic] Verifier que le nombre de lignes presentes dans le Facturateur est suffisant par rapport au nombre de ligne du fichier Excel. Si ce n’est pas le cas, faire un « clic droit » dans la zone de saisie puis selectionner « copier » : [pic] Puis faire a nouveau un « clic droit » puis selectionner « inserer – lignes » : [pic] Il faut avoir, dans le Facturateur, au moins autant de lignes que dans le fichier Excel de saisie de criteres.

Retourner dans le fichier Excel et selectionner les cellules contenant les donnees : [pic] Faire un copier – coller dans le Facturateur : [pic] Verifier le coefficient de refaction. Si besoin modifier la valeur dans le Facturateur pour qu’elle soit la meme que dans le fichier Excel : [pic] [pic] Aller en bas de la page (par l’ascenseur vertical bleu a droite) puis cliquer sur « valider » : [pic] Cliquer sur « Valider » : [pic] Le Facturateur « mouline » pour compiler les informations et generer le ou les avoirs relatifs aux criteres saisis (pour rappel, un avoir pour chaque redevance, chaque referentiel, chaque client et chaque mois de restation). Retour a la page d’accueil du Facturateur. [pic] Suivant la quantite de donnees a traiter cela peut prendre de quelques minutes a plusieurs heures. Vous recevez un mail du Facturateur lorsque la generation des avoirs proforma est terminee : [pic] Validation des avoirs proforma Retourner dans le Facturateur, menu « Litiges et rectifications » => « Avoirs ». [pic] Dans cet ecran il est possible de visualiser l’avoir et le tableau de synthese correspondant. Pour cela cliquer sur « Detail » [pic] Puis sur Voir l’avoir et/ou Voir le tableau de synthese : [pic] [pic]

Le libelle indique dans le fichier de saisie de critere apparait dans le corps de l’avoir. Il est possible de modifier ce libelle en cliquant sur « modifier » : [pic] Modifier le libelle puis cliquer sur « valider ». [pic] ATTENTION : il faut imperativement visualiser le motif. Si votre saisie est plus longue que la zone definie dans les parametrages d’affichage, le Facturateur va, visuellement, faire apparaitre un retour a la ligne mais qui n’est pas reel et ne sera pas pris en compte dans la mise en page de l’avoir. Il faut que vous alliez dans cette zone de saisie et taper un retour a la ligne en faisant « entrer ».

Sinon, le Facturateur, bien qu’il affiche a l’ecran dans cette zone, un retour a la ligne ne l’affichera pas dans le corps du texte de l’avoir et la largeur de la page sera donc modifiee. L’avoir pourrait ne pas etre complet a l’impression, toute la partie droite risque de ne pas s’imprimer… Si l’avoir est correct, le valider en cliquant sur « Valider ». [pic] Saisir un commentaire eventuellement : [pic] La date d’echeance Saisir la date d’echeance a la date du jour d’emission de l’avoir. Cliquer sur le calendrier a droite de la zone de saisie de la date d’echeance : pic] Cliquer sur la date du jour dans le calendrier puis sur « valider », le calendrier disparait. Cliquer sur « Valider » : [pic] Cliquer sur « valider » : [pic] Le Facturateur « mouline » pour valider l’avoir. Reception du mail de fin du traitement du Facturateur. A reception du mail, proceder a la validation de l’avoir suivant. [pic] Les avoirs proforma generes ne correspondent pas exactement a la demande Il est possible que le fichier de saisie de criteres ait genere d’autres avoirs que ceux demandes par PCS ou pour des montants differents.

Dans ce cas, contacter PCS pour verifier avec eux le bien fonde de la generation de ces avoirs non demandes ou pour verifier les montants generes. Il est possible, dans le processus d’emission d’avoirs en saisie de critere, de rejeter certains avoirs pour en garder d’autre, contrairement aux autres flux du Facturateur ou le rejet d’un element entraine le rejet de la phase. Pour rejeter un avoir, cliquer sur « Rejeter » : [pic] Cliquer sur « valider » [pic] Cliquer sur « Valider » : [pic] Retour a l’ecran de verification – validation des avoirs : [pic] Continuer pour les autres avoirs.

Validation de la phase elaboration Une fois tous les avoirs valides, valider la phase en cliquant sur « Valider la phase » : [pic] Cliquer sur « Valider » : [pic] Cliquer sur « valider » : [pic] Cliquer sur « valider » : [pic] Le Facturateur « mouline » pour valider la phase. Retour a la page d’accueil du Facturateur. Emission d’une facture complementaire Les principes : La facture complementaire permet de facturer, sur la base d’une facture deja emise, un montant supplementaire. Le montant est « trace » dans le Facturateur pour le client, la redevance, l’activite sous activite et le mois de prestation concerne.

Cette facturation n’est pas representative d’unites d’? uvres reelles facturees. Cette facturation, quelle que soit l’activite/sous-activite facturee, n’est pas prise en compte pour le calcul de la SF. Si la facture complementaire porte sur la RR ou la RC et sur une activite Fret, PCS doit fournir une demande de regularisation de la SF qui devra etre faite manuellement dans Excel. Informations necessaires Le mail de demande de facturation recu de PCS comprendre imperativement les informations suivantes : – le nom du client – la redevance – l’annee-mois de prestation le n° de la facture d’origine – l’activite/sous-activite – le montant (pour chaque activite/sous-activite) – le nombre d’unites d’? uvre (facultatif) Generation de la facture complementaire proforma Se connecter avec le profil « Administration FGF ». Aller dans le menu : « Litiges et rectifications » => « Factures complementaires » : [pic] Selectionner le client (attendre quelques secondes afin que les n° de chrono soient mis a jour en fonction du client selectionne) puis selectionner le numero de facture par les listes deroulantes : [pic] Renseigner les zones suivantes : pic] Saisir : 1- le libelle 2- la redevance s’affiche (celle de la facture d’origine) attention, pour les PC, il peut y en avoir plusieurs 3- Selectionner l’Activite/sous-activite en fonction de l’information transmise par PCS. 4- Saisir le nombre d’unite d’? uvre : 1 dans la plupart des cas. 5- Saisir le montant (global de la demande de facturation si quantite = 1) Cliquer sur « valider » : [pic] Ajouter autant de ligne que de besoin en cliquant a chaque fois sur « valider ». Une fois la saisie terminee, cliquer sur « generer » : [pic] Cliquer sur « Retour » : [pic]

Retour a la page d’accueil du Facturateur : [pic] Le Facturateur « mouline » pour elaborer la facture proforma conformement aux informations saisies. Reception du mail du Facturateur informant de la fin du processus de generation de la facture proforma : [pic] Validation de la facture complementaire proforma Aller dans le menu : « Litiges et rectifications » => « Factures complementaires » : [pic] Verifier la conformite des informations generees dans la facture proforma avec celles fournies par PCS : [pic] Renseigner le « Motif » (c’est une zone obligatoire) puis cliquer sur « Valider » : pic] Attention aux modalites de saisie du motif. Celui-ci doit tenir sur une ligne. Si ce n’est pas le cas faire un « retour a la ligne » par la touche « enter », sinon, l’impression ne sera pas correcte. Cliquer sur « Valider » : [pic] Renseigner la date d’echeance (a l’aide du petit calendrier) puis cliquer sur « valider », la date s’inscrit dans la page de validation, le calendrier disparait : [pic] Cliquer sur valider : [pic] La date d’echeance [pic] Depuis le debut de l’HDS 2010, la SNCF a les memes delais de reglement que les autres EF.

Dans le cas d’une facture complementaire, il convient donc de renseigner la date du jour de l’emission de la facture + 40 jours ou le jour ouvre suivant. Cependant, pour les mois de prestations anterieurs a l’HDS 2010, la convention de gestion devrait s’appliquer a savoir que nous devrions repositionner la date de valeur de la facture complementaire comme si nous avions facture a la « bonne » date. Mais depuis la suppression du compte courant, rien de tres clair n’a ete determine avec la SNCF sur la question des dates de valeurs sur des periodes de prestation anterieures a l’HDS 2010, voir avec PCS. Pour les autres EF, la date d’echeance est egale a la date d’emission de la facture complementaire augmentee de 40 jours ou le 1er jour ouvre suivant. La date d’echeance doit etre renseignee via le calendrier. Cliquer sur « Retour » : [pic] Le Facturateur « mouline » de nouveau pour generer la facture definitive. A la fin du traitement, un mail est envoye par le Facturateur de fin traitement. Le Facturateur est de nouveau disponible. Retour sur la page d’accueil du Facturateur. Flux de Redevance d’Acces Les Principes C’est en principe le 1er flux recu en debut de mois.

Le flux RA, est facture mensuellement par 12eme a compter du 1er jour de l’HDS. Les facturations mensuelles portent, pour l’HDS 2011 par exemple, sur la periode du 12 du mois M+1 au 11 du mois M+2 (M etant le mois d’emission de la facture). La periode precise n’est pas indiquee sur la facture mais celle-ci porte la mention « xeme mensualite » (exemple pour la facture emise au debut du mois de juin, il est facture la 8eme mensualite). Le flux de RA est un flux interne du Facturateur. Le flux de Redevance d’Acces donne lieu a 21 factures (1 par region administrative). La RA de la region IDF est facturee au STIF.

La RA des 20 autres regions est facturee a l’Etat. La date d’echeance La date d’echeance pour les factures du flux RA est, pour l’horaire de service 2011, le 12 du mois M+1 (M etant le mois de facturation). Cette date est precisee dans le DRR. Flux de Provision de Reservation Les Principes Le flux de provision de reservation pour le mois de prestation M est lance en debut de mois M-2, M etant le mois de prestation (exemple, la provision de reservation du mois de mai est recue debut mars). Le flux de provision de reservation est un flux interne du Facturateur, independant des declarations des EF.

Il contient la facturation des provisions de toutes les EF simultanement. Le flux de provision de reservation peut donner lieu a facturation des redevances suivantes : RR, PCR. C’est habituellement le 3eme flux recu en debut de mois (apres le Flux de RA et le flux de regularisation de RR du mois precedent). La garantie financiere Parallelement au traitement de ce flux, l’appel de provision de « Garantie Financiere » doit etre facture manuellement dans Excel en fonction des chiffres mentionnes par PCS. Cette garantie financiere est adressee aux Candidats Autorises et son paiement vient en deduction du montant du par l’EF pour la RR.

Attention, les chiffres sont mentionnes HT dans le mail de PCS mais la garantie financiere doit etre facturee pour le montant TTC sans etre soumis a la TVA. La date d’echeance La date d’echeance est suivant le contrat signe avec le client. Pour les contrats de l’HDS 2011, le delai de reglement est de 40 jours apres la date d’emission de la facture ou le 1er jour ouvre suivant. Flux de Regularisation de Reservation Les Principes Le flux de regularisation de reservation pour le mois de prestation M est lance en debut de mois M+1, M etant le mois de prestation (exemple, la regularisation de reservation du mois de mai est recue debut juin).

Le flux de regularisation de reservation est un flux externe traite par le Facturateur, independant des declarations des EF. Il contient la facturation des regularisations de toutes les EF simultanement. Le flux de regularisation de reservation peut donner lieu a facturation des redevances suivantes : RR, PCR. C’est habituellement le 2eme flux recu en debut de mois (apres le Flux de RA – voir document correspondant et avant le flux de provision de RR du mois suivant – voir document correspondant).

Les factures de regularisation de la RR peuvent etre positives (le montant reel a facturer est superieur au montant provisionnel) ou negatives (le montant reel est inferieur au montant provisionnel). La garantie financiere Parallelement au traitement de ce flux, la regularisation de la « Garantie Financiere » doit etre facturee manuellement dans Excel en fonction des chiffres mentionnes par PCS. Cette garantie financiere est adressee aux Candidats Autorises et son paiement vient en deduction du montant du par l’EF pour la RR.

Attention, les chiffres sont mentionnes HT dans le mail de PCS mais la garantie financiere doit etre facturee pour le montant TTC sans etre soumis a la TVA. La date d’echeance La date d’echeance est suivant le contrat signe avec le client. Pour les contrats de l’HDS 2011, le delai de reglement est de 40 jours apres la date d’emission de la facture ou le 1er jour ouvre suivant. Flux de Circulation Les Principes Le flux de circulation est recu fin de mois M+1, M etant le mois de prestation (exemple, la circulation du mois de mai est recue fin juin).

Chaque EF envoie son propre flux declaratif de circulation. La SNCF est traitee seule. Ce flux s’appelle le flux BTBU Les autres EF sont etre traitees en 1 ou plusieurs flux. Ces flux s’appellent flux BTB. Le flux de circulation peut donner lieu a facturation des redevances suivantes : RC, RCE et RCTE. Le calcul de la SF (compensation Fret) est traite sur la facture de circulation. Pour information, la SF ne peut etre calculee que s’il existe une circulation facturee pour le client pour le mois de prestation. La SF vient en compensation de la RR et de la RC d’un mois de prestation donne.

La date d’echeance La date d’echeance est suivant le contrat signe avec le client. Pour les contrats de l’HDS 2011, le delai de reglement est de 40 jours apres la date d’emission de la facture ou le 1er jour ouvre suivant. Les Prestations Complementaires Les Principes Les prestations complementaires (hors RCE et RCTE) sont facturees selon 2 modes differents en fin de mois. Les acces aux equipements sont factures par un flux interne du Facturateur (clients concernes : SNCF et ECR). Les acces aux voies de services sont factures : – pour les EF (hors SNCF) manuellement dans Excel – pour la SNCF : une provision est facturee dans le Facturateur sur la meme facture que les acces aux equipements o La regularisation est emise manuellement dans Excel Les acces aux equipements sont factures fin de mois M-1, M etant le mois de prestation (exemple : les acces aux equipements du mois de prestation de juin sont factures fin mai). Les acces aux voies de services sont facturees fin de mois M+1, M etant le mois de prestation (exemple, les acces aux voies de service du mois de prestation d’avril sont facturees fin mai). C’est, en regle generale, le 1er flux de facturation de fin de mois. La date d’echeance

La date d’echeance est suivant le contrat signe avec le client. Pour les contrats de l’HDS 2011, le delai de reglement est de 40 jours apres la date d’emission de la facture ou le 1er jour ouvre suivant. Regularisation de la RCTE – Bilan energetique Les Principes La RCTE (redevance complementaire pour le transport d’electricite) est facturee mensuellement dans le Flux de circulation sur la base des km electriques declares par les EF et au prix unitaire « forfaitaire » mentionne au DRR. Ce prix unitaire n’est pas le prix reel paye par RFF a RTE or la RCTE doit etre neutre (a la marge pres de RFF).

La RCTE doit donc etre regularisee en fonction du prix reel paye par RFF augmente de la marge. Mensuellement, PCS doit transmettre le montant de ces regularisations a effectuer par mail, suivant les elements transmis par Jean-Paul PERRET qui realise un tableau de cadrage. Ces regularisations peuvent etre des avoirs (avoirs saisie libre) ou des factures (factures complementaires). Parallelement a la regularisation de la RCTE, la fourniture d’energie aux EF (pour celles qui n’ont pas leur propre fournisseur d’energie) doit etre facturee.

Aucune redevance n’existant dans le Facturateur pour cette facturation, celle-ci ne peut etre effectuee que manuellement dans Excel. Regularisation – avoir saisie libre Se reporter au chapitre traitant de l’emission d’un avoir saisie libre. Particularites de l’avoir saisie libre pour regularisation de la RCTE Particularite de saisie lors de la generation de l’avoir proforma : [pic] 1- Saisir le libelle dans la zone ad hoc « Regularisation de la RCTE pour le mois de prestation de xx » 2- La redevance s’affiche (celle de la facture d’origine donc RCTE). – Selectionner l’Activite/sous-activite en fonction de l’information transmise par PCS . Nb : pour les EF autres que la SNCF, PCS ne mentionne pas d’activite sous-activite particuliere mais il faut saisir « Fret_Fret de l’entreprise ferroviaire concernee (sauf mention differente par PCS) 4- Saisir le nombre d’unite d’? uvre : 1 (sauf mention particuliere de PCS) 5- Saisir le montant [pic] Ne pas indiquer de signe « – », le Facturateur le genere automatiquement Cliquer sur « valider » et reprendre le process d’emission d’un avoir saisie libre standard. Regularisation – facture complementaire

Se reporter au chapitre traitant de l’emission d’une facture complementaire. Particularites de la facture complementaire pour regularisation de la RCTE [pic] 1- Saisir le libelle « Regularisation de la RCTE pour le mois de prestation de xx » 2- la redevance s’affiche (celle de la facture d’origine), verifier qu’il s’agit bien de la RCTE 3- Selectionner l’activite/sous-activite en fonction de l’information transmise par PCS. Nb : pour les autres EF que la SNCF, PCS ne mentionne pas d’activite sous-activite particuliere mais il faut saisir Fret_Fret de l’entreprise ferroviaire concernee (sauf mention differente par PCS) – Saisir le nombre d’unite d’? uvre : 1 (sauf mention particuliere de PCS) 5- Saisir le montant Cliquer sur « valider » et reprendre le process d’emission d’une facture complementaire standard. La fourniture d’energie (bilan energetique) Cette facturation est manuelle dans Excel. Elle doit avoir lieu tous les mois, en meme temps que la regularisation RCTE. Ouvrir le fichier de suivi de facturation manuelle pour y reprendre le dernier n° de chrono a utiliser. Ouvrir, pour chaque client, le fichier excel de facturation manuelle, copier le dernier onglet « NRJ » et le renommer avec le mois facture.

Dans l’onglet cree, modifier la date d’emission, le mois de prestation, le n° de chrono de la facture, le montant et la date d’echeance. La date d’echeance suit les memes regles contractuelles que les autres facturations a savoir (pour l’HDS 2010) 40 jours apres la date d’emission ou le 1er jour ouvre suivant. Dans le fichier de suivi de facturation manuelle, ajouter la ligne correspondant a la facture nouvellement creee. Impressions Vous pouvez maintenant imprimer les factures et tableaux de syntheses correspondants. Cliquer sur le menu « Consultations »

Cliquer sur le sous-menu « Pieces et elements associes » Vous pouvez laisser « Tous » dans la 1ere zone de selection, vous aurez tous les clients : [pic] Renseigner les zones « Annee d’emission » et « Mois d’emission » avec l’annee et le mois ou vous avez valide les factures puis cliquer sur « Rechercher ». ATTENTION la mise en page est tres importante pour les factures et les tableaux de syntheses. Pour les factures, il faut veiller a ce que TOUS les renseignements suivants soient respectes : En-tete et pieds de page vides, format portrait et les marges doivent etre renseignees comme indique ci-dessous. [pic]

Faire un clic droit avec le curseur de la souris place sur la facture et selectionner « imprimer ». Choisir votre imprimante et lancer l’impression. Pour imprimer les tableaux de synthese (pour toutes les redevances sauf la RA) : Pour les tableaux de syntheses, les donnees de mise en page sont tout aussi importantes que pour les factures. IMPORTANT : il faut mentionner « &w » dans la zone « En-tete » afin que le numero de la facture s’inscrive en haut du tableau de synthese. [pic] Ensuite, imprimer sur l’imprimante de la meme facon que pour les factures (clic droit dans le corps du tableau de synthese puis selection de l’imprimante). Imprimer les courriers types, les faire signer, poster [pic] Pour les avoirs et les factures complementaires, PCS redige et signe le courrier. > Transmettre des copies des factures / avoirs emis a la comptabilite client. > Scanner les courriers et les factures / avoirs pour PCS/UVV puis les classer par client dans le dossier suivant : R:Groupes de travailFacturation Peage PCS_PFA ———————– 1 2 1 5 3 4 2 1 5 3 4 La facture est devenue « Valide » Cliquer Cliquer Cliquer Annee : AAAA Mois : MM Cliquer 3 4 Saisir un libelle 2 5 3 2 4 5 1