8. Communication à l’intérieur de la pharmacie et avec les autres services hospitaliers Au sein de la pharmacie, la communication interne peut se faire par des réunions hebdomadaires, l’actualisation d’un tableau d’instructions, des entretiens, etc. Au niveau du bureau du pharmacien ou du secrétariat de la pharmacie, il sera nécessaire de mettre en place un registre « courrier reçu et envoyé », des répertoires informatisés et un système d’archivage.
Différents outils doivent être utilisés pour communiquer avec les autres services de l’hôpital : avec l’administration : utiliser des fiches de liaison, des outils de suivi chronologique d – avec les services d’h médicaments de l’hô réactualisations régul médicament), élabor Swip page Iquer la liste des nions (comité du d’informations pharmaceutiques, un bulletin d’information de la pharmacie, etc. ; – avec le service de maintenance : utiliser un système de bons de demande d’intervention.
Exemple de procédures pour améliorer la communication de la pharmacie avec les autres services24 Procédures pour améliorer la communication entre la pharmacie et les autres services Principes : centraliser l’information et systématiser la circulation de l’information 1. Avec l’administration : à chaque transmission de document le pharmacien utilise les fiches de liaison, numérotées comme un courrier, et récapitulées dans le cahier
Avec les services : les ans le pharmacien actualise le formulaire de l’hôpital, en fonction des décisions du comité du médicament, le fait photocopier et relier, et le communique aux prescripteurs ; – tous les trimestres, il provoque une réunion du comité du édicament (comptes-rendus dans un cahier de réunions) ; – tous les jours, le pharmacien regarde sur le tableau d’affichage ; s’ily a des ruptures de stock, il vérifie que le produit est bien en commande, et en informe les services ; – une fois par mois le pharmacien envoie le bulletin d’information de la pharmacie aux services. 2 Deux sociétés qui dominent largement le marché des logiciels de gestion en Europe, avec des systèmes adaptés aux différents plans comptables et contextes légaux des différents pays, et qui sont, par le nombre de leurs sites d’utilisation, articulièrement fiables : logiciel de EXACT, société basée à Delft aux Pays-Bas, tél. 0031 15 261 37 14, Site web www. exact. nl) ou SAGE, tél. OO 33 1 41 66 22 53, fax OO 33 1 41 66 22 22, site web wvm. sage. com. 3 Voir le chapitre 7 de la deuxième partie de l’ouvrage. 24 Procédures de la pharmacie de l’hôpital général de référence de N’Djaména (Tchad). 32 Ce bulletin donne des informations sur : – les produits de la liste en rupture de stock, les produits rentrés en stock, les produits en sur stock, – les produits hors-liste : les nouveaux produits entrés, les dons ors-liste, – les réunions prévues, – des problèmes de qualité des médicaments ou des dispositifs médicaux. . Avec le service de maintenance : chaque fois que nécessaire, le chef de service de la pharmacie fait une demande à la maintenance en utilisant un bon de demande d’interv 2 OF s service de la pharmacie fait une demande à la maintenance en utilisant un bon de demande d’intervention, garde le double où il notera la date, les résultats de l’intervention et le range dans le dossier maintenance. Communication interne : 1 fois par semaine, le pharmacien rganise une réunion de service et inscrit le compte-rendu dans le cahier de réunion , à chaque réunion, le compte-rendu de la réunion précédente est relu, de façon à vérifier si les décisions prises ont été appliquées, et à faire un point sur Pétat d’avancement des dossiers. 5.
Tous les jours, les informations internes (produits nouveaux, ruptures de stock, rentrées de stock, produits en sur stock, remarques sur la qualité des produits) et toutes les suggestions sont notées sur le tableau d’affichage de la pharmacie ; s’il s’agit de changements à appliquer sur le formulaire le pharmacien e note sur son exemplaire personnel. 6. Avec la centrale d’achats, le pharmacien note les remarques ? faire, par exemple sur la qualité des produits, dans le cahier de réunions, se rend aux réunions du comité de gestion , ou du conseil d’administration de la centrale sur ordre du directeur de l’hôpital. . Avec les autres fournisseurs, le pharmacien note les remarques à faire, par exemple sur la qualité des produits, et fait un courrier. 8. Avec les autres structures de santé, le pharmacien entretient les possibilités d’échange et de dépannage en produits pharmaceutiques. Remarques : l’ensemble de ces procédures constituent un idéal ? atteindre. En fonction des moyens disponibles (photocopieur, secrétariat, etc. ) le pharmacien se fixera des priorités. s procédures évoluent dans I 3 OF s Les procédures évoluent dans le temps et il est important de noter les dates de mise en place de nouvelles versions. Des modalités de diffusion de ces procédures, afin qu’elles soient connues et appliquées par les personnes concernées peuvent être élaborées ainsi que des modalités de conservation et de retrait des documents périmés et d’archivage. / Que faut-il entendre par Plan de Communication ?
Le Plan de Communication soutient la stratégie d’un établissement, à travers un cadre d’actions coordonné, organisé en direction des différents publics visés et concernés par l’établissement. Le Plan de Communication exprime le choix des actions de communication interne et externe sur une période allant généralement de 2 à 5 ans. Il répond à un souci de cohérence et d’efficacité ; il est un des signes de la professionnalisation de la fonction. I présente les objectifs, les cibles, les messages, les outils et le oût de l’investissement.
Le Plan de Communication est étroitement articulé sur l’état et la stratégie de l’Établissement, sur son présent et son avenir. Il propose un cadre d’action sur un temps relativement long tout en s’adaptant aux nécessités de l’actualité et en répondant aux besoins évolutifs d’information des différents publics. L’établissement du plan de communication affirme l’ambition de la communication institutionnelle : il lui donne un statut, une place à côté des autres plans et fait concrètement apparaître que la communication est un élément u fonctionnement de l’ensemble.
Il fait de la communication une activité professionnelle, cr 4 OF S fonctionnement de l’ensemble. Il fait de la communication une activité professionnelle, crédible et réaliste. Enfin, dans notre contexte actuel, disposer d’une politique de communication, déterminée au moyen d’un Plan de Communication, est une des références indispensables du Manuel de Certification des établissements de santé. / Pourquoi Ihôpital public a-t-il besoin et intérêt ? communiquer ? L’hôpital existe et agit en interactions interpersonnelles onstantes, internes comme externes. Le soin apporté à une communication interne qui fédère les personnels autour de sa finalité, permet de proposer une communication claire envers des usagers de plus en plus exigeants en matière d’information, de connaissance et de maitrise des coûts et de qualité des soins.
La pression des usagers du service public de la santé le rôle des médias face à la demande croissante d’information et de transparence l’ouverture de l’hôpital sur la ville et les mutations dans l’accès aux sons le contexte économique dans le cadre de la maîtrise des épenses de santé la mise en concurrence avec les autres établissements nécessitant un travail sur la satisfaction de la « clientèle » toutes ces raisons ont conduit les hôpitaux à devoir communiquer.
L’hôpital a besoin, comme tout corps social, de connaître sa finalité. pour cela, il a pour mission de rappeler ses valeurs, de hiérarchiser ses objectifs, de déterminer ses actions prioritaires. Il se doit avant tout d’impliquer les personnels en les écoutant et en les informant afin d’obtenir leur adhésion aux projets de l’établissement. S OF s
