Sarah JEANGIRARD Lycee Choiseul Dossier support a l’epreuve E62 – conduite des operations import et export Stage effectue dans l’entreprise SCHRUB Du 21 fevrier au 26 mars 2011 [pic] B. T. S. COMMERCE INTERNATIONAL SESSION 2011 Avant propos Dans le cadre du stage de B. T. S. CI 2e annee, mon objectif etait d’etudier et de participer a la mise en oeuvre d’une operation d’import export a la fois dans ses dimensions administratives, organisationnelles et relationnelles. Pour ce faire, il etait important de mettre en ? vre les competences acquises au cours des deux annees de formation telles que les techniques du Commerce International (logistique, procedures douanieres, moyens et techniques de paiement, gestion des risques et des incidents, …), d’informatique commerciale (utilisation des logiciels de la suite Microsoft Office et du progiciel interne a l’entreprise) et de communication interne et externe (prestataires, clients, fournisseurs…). J’ai effectue mon stage au sein de l’entreprise SCHRUB a Ballan-Mire (37), qui est specialisee dans les produits et prestations pour le soudage.
Je tiens a remercier tout particulierement Mme Elisabeth RIGARDIE, ma tutrice, qui m’a accorde sa confiance en me confiant ce stage et a supervise mon travail au jour le jour, mais egalement toute l’equipe commerciale de l’entreprise : MM Aubert, Togar
SCHRUB a egalement mis en place avec des partenaires locaux un site de production a Pune en Inde detenu a hauteur de 80% par le groupe et un autre site de production en Turquie a Istanbul detenu a 65% par LAFFI Holding. Organigramme de la societe [pic] SCHRUB compte 4 commerciaux : Philippe Aubert charge des clients en France, Joel Nique charge des secteurs aeronautique ferroviaire et defense, Eren Togar charge de la Turquie de la Russie de l’Iran et de la Roumanie et David Boucheny responsable export qui part regulierement prospecter et visiter les clients a l’etranger.
L’administration des ventes export est geree par Elisabeth Rigardie, ma tutrice pour ce stage. Elle traite les commandes qui lui arrive directement des clients, transmet les plans qui lui sont fournis a l’atelier et assure le suivi entre le chef d’atelier, les commerciaux et les clients etrangers . Pour les clients turques, russes et iraniens, elle est aidee dans cette tache par E. Togar, le commercial charge de cette zone. • Secteur d’activite, fournisseurs, clients et concurrents : SCHRUB gere 80 tonnes de cuivre en stock et un flux annuel de 360 tonnes ainsi qu’un parc de 70 machines dont 85 % a commande numerique et des moyens de controle erformants adaptes a la realisation de tous types de pieces unitaire ou en grande serie suivant des plans ou des modeles : Electrodes, embouts, tubes contacts, buses, diffuseurs, allonges, bras, porte electrodes, torches MIG-MAG…. La societe a egalement developpe en quelques annees sa nouvelle activite de mecanique de precision sur des secteurs varies tels que l’aeronautique, le medical, le ferroviaire et l’energie. L’entreprise est aussi le distributeur et depositaire de la gamme ELBRODUR produite par KME (Kabel Metal). Cette gamme comporte plusieurs alliages de cuivre, du plus courant au plus specifique.
La composition de ces alliages peut etre differente en fonction des demandes des clients. Certaines applications peuvent exiger des qualites de finition particuliere. Pour la matiere, Schrub se fournit presque exclusivement (a hauteur de 95 %) aupres de Kabel Metal (Allemagne) et tres occasionnellement aupres de Schrier ou AEG quand Kabel Metal n’a pas de stock. Ses clients sont des constructeurs ou des equipementiers automobiles, des fabricants de machine de soudage, de robinetterie, de composants electriques… Ils se situent dans 25 pays differents dont le Bresil, l’Argentine, le Maroc, l’Iran, la Pologne.
Les principaux clients de SCHRUB sont Peugeot SA, AEG, FTS Welding, ARO et Hager. En France, les concurrents les plus importants de la societe sont Le Bronze Industriel, SERV, Ohlmann, Ampco Metal et Thyssen. Sur le marche europeen ce sont Laska (Pologne), DEM (Espagne), Brouwer (Pays-bas) et Propost (Grande-Bretagne). 2. Descriptif des activites confiees lors de mon stage : Afin d’etudier et de participer au montage d’une operation d’import-export, j’ai pu des le debut de mon stage traiter les commandes des divers clients comme l’entreprise allemande AEG, le constructeur roumain Dacia, la filiere de Renault en Turquie (Renault Oyak), etc.
Ainsi j’ai pu traiter a la fois des operations intra-communautaires et avec des pays tiers. A) Traitement de la commande Les commandes, fermes ou previsionnelles, sont entrees dans le progiciel Sylob7. De maniere generale, celles-ci sont traitees des leur reception, puis selon la disponibilite des pieces en stock ou non, les commandes sont soit preparees par le service expedition soit produites a l’atelier puis preparees par le service expedition. Sylob7 est un logiciel qui permet la gestion des stocks et des commandes produits. Une fois la commande receptionnee le plus souvent par mail, on peut l’integrer.
Pour cela il faut verifier si la reference produit demandee est active (toujours produite) ou non (eteinte), si elle est disponible en stock et si le prix indique dans la commande du client correspond au prix rentre dans la base de donnees. Puis il faut rediger les bons de commande, les ordres de fabrication (si la piece commandee n’est pas en stock) ou les bons preparateurs. Ce logiciel permet egalement de retracer l’historique des commandes passees par un client, de rediger les fiches produits, de gerer les differents tarifs… C’est-a-dire d’effectuer tous les actes attenant a la gestion d’une operation d’import-export.
B) Le flux expedition Une fois les commandes traitees, les pieces sont conditionnees : on edite une etiquette comportant la reference du produit puis il est mis en carton. Suite a la mise en palette de la marchandise, les preparateurs expeditions editent une etiquette sur laquelle est indiquee la reference client, la quantite de marchandise et le code barre qu’ils collent ensuite sur le carton. On procede ensuite a la redaction et a l’impression des documents suivants via Sylob7: bordereau de livraison, facture commerciale, liste de colisage.
On remplit ensuite un bordereau d’instruction au transitaire, un ATR (pour la Turquie) ou un EUR1 selon le cas. Le service Administration Des Ventes procede a la reservation des transitaires qui viendront ensuite pour effectuer l’enlevement de la marchandise et recupereront les documents cites ci-dessous. Il s’agit alors de contacter les transitaires, faire des demandes de cotation, et comparer leurs offres afin d’obtenir le meilleur tarif C) Exemple : Exportation vers l’Iran Pour ce cas, le vendeur est SCHRUB SA et le vendeur est l’entreprise iranienne Stam Sanat, sous-traitant de Valeo qui produit des moteurs.
Le 10 septembre 2009, Elisabeth Rigardie recoit un mail du responsable de la production de chez Stam Sanat. Ce dernier se presente comme un partenaire de Valeo qui les a dirige vers Schrub pour l’approvisionnement en electrodes. Il demande alors un devis pour 36 electrodes et fournit le plan correspondant. Le jour meme Mme Rigardie renvoie le devis pour les pieces demandees et precise que la quantite minimum commandable est de 100 pieces. Le prix unitaire est alors 2. 15 EUR EX-Work Ballan Mire, le temps de fabrication est de 3 semaines et les conditions de paiement sont un virement SWIFT avant expedition.
La CIV retenue est donc EXW comme pour la grande majorite des ventes chez SCHRUB, en effet elle est plus simple a mettre en place pour le vendeur et sans risque egalement. Schrub applique donc cet incoterm a tous ses acheteurs. Le virement SWIFT est choisi pour sa simplicite a mettre en place, de plus l’entreprise ayant souscrit une assurance Coface elle n’a aucun risque de non-paiement. En effet il arrivait a Mme Rigardie de mettre en place des credits documentaires pour ses clients ivoiriens mais la lourdeur administrative et le cout de cette technique de paiement l’a persuade de souscrire a l’assurance Coface.
Le 22 septembre 2009, Mme Rigardie recoit un mail du commercial de Stam Sanat lui confirmant la commande de 100 electrodes suivant le plan envoye precedemment et demandant une facture pro forma afin de pouvoir proceder au paiement. Le 23 septembre, la pro forma est envoye. Il est alors facture 215 EUR, EXW Ballan Mire pour 100 electrodes a payer par virement SWIFT avant expedition. Le delai de fabrication est de 2 semaines des reception de la commande, la validite de l’offre est de 6 mois, le pays d’origine des pieces est la France et le poids de l’expedition est de 3KG.
La pro forma precise egalement les coordonnees bancaires de SCHRUB. Le 30 septembre le bon de commande est edite et les pieces sont lancees a la fabrication. Le 27 novembre, avec 6 semaines de retard sur le temps de fabrication initialement annonce, le bon de livraison, la facture commerciale et la liste de colisage sont edites. Mme Rigardie redige alors un bordereau d’instruction au transitaire DHL qui a ete contacte par Stam Sanat. Tous ces documents sont remis au transitaire qui agit pour le compte de l’acheteur. Le poids net de l’expedition est alors 2KG et le mode de transport utilise est l’aerien.
Documents presentes : • Demande de prix par mail : de l’acheteur au vendeur afin de solliciter un devis pour des pieces realisees sur mesure. • Devis : du vendeur a l’acheteur afin de proposer un prix, un incoterm et des conditions de paiement a l’acheteur. • Confirmation de commande par mail : de l’acheteur au vendeur afin de confirmer la commande de 100 pieces. • Facture pro forma : du vendeur a l’acheteur, elle est normalement utilisee comme une proposition d’offre avec une quantite, des prix et des conditions de vente predefinies qui, au cas ou l’acheteur ne serait pas d’accord, pourraient etre modifiees.
Si cette proposition convient a l’acheteur, il pourra la confirmer. Cependant ici, elle est reclamee par le client lors de la confirmation de la commande afin qu’il puisse proceder au paiement. • Bon de commande : interne a l’entreprise chez SCHRUB, il est edite des reception de la commande ferme afin de lancer la production des pieces. • Facture commerciale : du vendeur a l’acheteur, elle atteste de l’achat ou de la vente d’un bien ou d’un service et etablit une creance.
La facture commerciale doit aussi faire apparaitre des mentions obligatoires comme le nom et l’adresse des partis, la quantite et la denomination des produits, la date de la vente, le prix HT, les eventuelles reductions, la date et le delai de reglement… Ici elle est transmise au transitaire lors de l’expedition. • Bon de livraison : interne a l’entreprise du vendeur, il est redige lorsque les pieces ont finies d’etre produites afin de preparer l’expedition. Il est aussi transmis au transitaire lors de l’expedition. Liste de colisage : du vendeur au transitaire, elle est redigee afin de repertorier tous les colis constituant une expedition. Cette liste permet de verifier la conformite de l’expedition a la commande. Elle figure toujours dans la liasse documentaire. • Bordereau d’instruction a DHL : du vendeur au transitaire afin de transmettre le numero de compte a debiter, l’adresse de l’expediteur et du destinataire, les details de l’envoi (comme le nombre de colis et leur contenu, le poids total, les dimensions du ou des colis), le numero de TVA de l’expediteur et indiquer si on demande ou non une assurance sur la valeur de la marchandise.
Ici il est donc redige par SCHRUB sur un bordereau DHL, puis lorsqu’il passe enlever la marchandise le transitaire en laisse une copie a l’expediteur Ce bordereau contient aussi un numero permettant le suivi de l’envoi sur le site Internet de DHL. D) Les autres missions A la demande de ma tutrice, j’ai redige une etude de marche portant sur le marche automobile et aerien, le secteur de la construction et celui des machines et equipements en Amerique du Sud. En effet, SCHRUB qui compte deja J’ai egalement constitue un dossier sur les salons pouvant etre interessants pour SCHRUB en France, Iran, Italie, Allemagne, Russie, Chine et Inde pour M.
Togar le commercial charge du developpement en Turquie, Roumanie et Russie. Enfin j’ai realise une etude sur l’evolution du chiffre d’affaires a l’export pour ces trois dernieres annees afin que l’equipe commerciale soit mieux a meme d’apprehender les evolutions de leur activite a l’export, et celle du chiffre d’affaires genere par tel ou tel client, dans telle ou telle zone. Conclusion Ce stage chez SCHRUB SA m’a beaucoup appris sur le domaine de la logistique, aussi bien en amont avec les differentes etapes de planification, qu’en aval avec les etapes liees directement aux expeditions.
L’opportunite de travailler sur un credit documentaire ne m’a pas ete donnee car cette technique de paiement n’est plus utilisee par la societe en raison de son cout et de sa lourdeur a mettre en place. De plus, je n’ai pu observer de certificat ou de police d’assurance car SCHRUB fait assurer ses expeditions par les transitaires et ne possedent donc pas ces documents. Travailler au sein de cette entreprise a ete, pour moi, l’occasion de mettre a profit mes connaissances theoriques sur la gestion des operations d’Import-export dans le secteur de l’automobile.
Secteur qui m’etait auparavant totalement inconnu. Pendant le bon deroulement du stage, j’ai pu profiter des richesses et de l’experience du personnel de SCHRUB SA tant au niveau des competences techniques qu’au niveau des relations humaines. De plus, je pense que les competences acquises au cours du stage me permettront d’evoluer avec plus d’aisance dans ce type de milieu professionnel. Enfin, le travail s’est deroule dans une ambiance chaleureuse, ce qui a facilite mon insertion dans la societe et rendu ce stage des plus agreables.
