Cas Delgrade

Cas Delgrade

Assistante de Manager Stagiaire A Pattention de M. Delgrade Directeur Rapport concernant la Gestion Interne des Documents Professionnels Lorsque l’on créé sa propre société, l’auto-entrepreneur fait face à beaucoup de formalités administratives et de risques moindres de réussite. Avec la crise, aujourd’hui il est très compliqué de réussir à cumuler un emploi et une activité autonome.

On investit ce que l’on peut au début, puis si le secteur et le chiffre d’affaires de l’entreprise foncti qualité des prestatio Je vous propose une explicites et répondr de résoudre ce probl Swip next page pouvons améliorer la Ceux-ci seront us vous posez afin Ils vous permettront une aide à la décision rapide. Vous trouverez à la fin un document de suivi des tâches de l’amélioration de ces outils internes. l/ Les Outils Informatiques adaptés Aujourd’hui, il n’est plus possible pour vous, d’utiliser seulement l’ordinateur familial.

Il faut opter pour un ordinateur optimal répondant à vos besoins, pour par la suite être encore plus professionnel, performant et répondre à ceux de clients peut-être plus quottés. La gestion se doit d’être beaucoup plus formelle. Ainsi, vous trouverez ci-joint trois modèles de PC, qui pourraient convenir à vos besoins. Ceux-ci possèdent divers critères, selon le prix, la

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mémoire interne, la taille de l’écran, le processeur.

Avant toute chose, voici un rappel • Différences entre PC professionnel et familial Critères PC Professionnel pc Familial Utilisation Communication/Rapports Bureautique/lnternet Entre 700 et + de 1000€ Entre 500 et 800€ Marques (entre autres) Apple/Lenovo/Acer Microsoft/Samsung Écran Grande Qualité Bonne Qualité Logiciels Spécialisés pour les professionnels et en concordance avec les ?quipements types (Management etc. ) De base (Word, Excel, Internet, etc. , pour certains, ce sont des périodes d’essai Longévité Peu de différence ongévité de la Batterie Deux fois plus d’autonomie Bonne autonomie, mais se dégrade rapidement Poids Moins de 3Kgs pour le porter toute la journée Environ 3Kgs ou plus, on ne le sort que peu souvent Les modèles de PC relevés grâce à divers vendeurs sur Internet . Critères/Ordinateurs Apple Microsoft Il seulement des ordinateurs (ou tablette pour la surface pro 3) portables, car ceux-ci sont adaptés à votre situation.

En ffet, vous réalisez vos devis en direct avec le client lors de ses différentes visites, il est préférables de pouvoir déplacer facilement un ordinateur. Je préconiserais la Surface Pro 3. Elle est très facile à emporter, légère, tactile, très facile d’utilisation et possède tous les logiciels pour réaliser de manière parfaite tous vos documents professionnels et de manière interactive. Il/ La connexion Internet permanente Le problème lorsque l’on se déplace beaucoup avec son ordinateur pour le travail ou autre est que la connexion internet n’est pas permanente.

Afin que celle-ci soit toujours présente quand on en a besoin, peu importe l’endroit, diverses solutions proposées par les FAI (Fournisseurs d’Acces à Internet) sont possibles. Je les ai recensées, dans le tableau ci-joint avec pour chacun leurs avantages et inconvénients : Solutions Clé 3G Partage de Connexion Portails Captifs Avantages Internet dans la poche (Sous forme de clé USB, simple à brancher) Tous les opérateurs de téléphonie mobile les proposent (avec des forfaits spécifiques) Utilise son portable comme Modem, n’importe où et quand 5 appareils peuvent être connectés simultanément

La connexion est rapide et plutôt bonne On sécurise sa connexion partagée par un Mot de Passe Accès non limité pas de chiffrement Des millions en France Une connexion grâce à vos identifiants habituels de votre FAI Installation simple Possibilité de gérer le temps et la disponibilité de la connexion Inconvénients Des factures exor simple Des factures exorbitantes, on peut dépasser le forfait rapidement En dehors des frontières, le prix Mo est plus élevé Problèmes de connexion ou de réception On donne les Go de la Connexion Internet de son portable On peut dépasser facilement son forfait

Un réseau WIFI ouvert, qui n’offre aucune sécurité Suivi des clients enregistrés (par les fournisseurs) Mots de Passe stockés en clair Ces trois solutions vous permettront de pouvoir profiter en permanence d’une connexion internet. Cependant, selon moi, la plus avantageuse, serait la troisième. En effet, pour moi celle- ci vous permettrait un accès illimité et de bonne qualité. Votre fournisseur ne vous adressera aucune facture supplémentaire. Celui-ci aura accès aux divers utilisateurs du réseau, mais non ? l’utilisation que vous en faîtes. Ainsi, vos dossiers sont protégés et estent confidentiels.

Ill/ Les applications professionnelles pouvant être utilisées sur le Poste Informatique Grâce au site www. pro. 01 . net, j’ai pu vous recenser les 5 logiciels de gestion incontournables à l’auto-entrepreneur. J’ai pour chacune, analysé si ces applications étaient payantes ou non et faciles d’utilisation afin de faciliter votre prise de décision. Les VOICI : ogiciels/ Caractéristiques Présentation prix Utilisation et Avantages Ciel Autoentrepreneur Céditeur par excellence des TPE (très petites entreprises) et petites PME ne pouvait pas se désintéresser des auto entrepreneurs.

Conçu en partenariat avec l’APCE (l’Agence pour la création d’entreprise), l’ou 4 OF Il Conçu en partenariat avec l’APCE (l’Agence pour la création d’entreprise), l’outil gratuit Ciel Autoentrepreneur est ? télécharger sur PC ou Mac. Il bénéficie de toutes les fonctions classiques pour la gestion des contacts clients et fournisseurs, la réalisation des devis et factures, l’édition de documents commerciaux, le suivi de l’activité, la comptabilité…

A noter que seule la version Premium gère les mentions du Cape, les limites de chiffres d’affaires et les charges à payer et autorise la odification des modèles de devis et des factures. 59€ pour la version complète Bénéficie des applications classiques de la gestion des contacts clients et fournisseurs – assistance de trois mois offerte Solegis Autoentrepreneur Cette solution gère les ventes (produits, clients, devis, commandes, factures, etc. ) et les achats, les statistiques par client et par produit.

Et elle a la particularité d’inclure une fonction de géo localisation avec Google Maps, ce qui peut être très utile pour évaluer son temps de déplacement. Gratuite et sans période d’essai – Une souscription annuelle de 10 our l’assistance – Une version professionnelle à moins de 20€ et est plus complète -une grande simplicité d’utilisation et aucune fonction superflue Memsoft Gestion Commerciale Oxygène Disponible en téléchargement gratuit, cette gestion commerciale a l’avantage d’être suffisamment complète pour pouvoir être conservée dès lors que l’on évolue vers un autre statut (TPE).

Elle continuera d’ailleurs à rester gratuite. Gestion des ventes, de la facturation des règlements, des relances clients, élaboration des journaux de ven ventes, de la facturation des règlements, des relances clients, ?laboration des journaux de ventes et des règlements… L’outil pour Windows demande toutefois quelques paramétrages mais il pourra être complété par Comptabilité Oxygène, un autre logiciel gratuit de Memsoft.

Téléchargement, mises à jour, assistance gratuits Peut être conservée lors de l’évolution du statut de l’entreprise – Gestan Cet outil est présenté par son éditeur comme le couteau suisse de la gestion d’entreprise. Gestan ne fonctionne que sous Windows mais il est très complet pour la gestion des contacts, les tâches à exécuter, les devis et les factures, la comptabilité u encore les temps d’intervention pour facturer au Juste prix. La version 3 ajoute la gestion des commandes et des stocks. un forum alimenté par une communauté de près de 3 000 membres donnera pas mal de réponses à la plupart des interrogations.

Version 2 est gratuite alors que la version 3 coûte 36 euros ht par an pour une licence sur un poste Logiciel très complet MonAE. fr Ce sen,’ice permet d’effectuer l’ensemble des opérations de gestion directement en ligne, mais aussi la gestion d’un catalogue produit et réaliser des statistiques. Les documents seront irectement transmis aux destinataires par mail au format PDF. Le service inclut le calcul automatique du chiffre daffaires à déclarer et le montant des cotisations à payer. Une version spéciale mobile est prévue.

Il sera donc possible d’avoir une vision de son auto entreprise de n’importe où et de créer des factures et des devis depuis un Smartphone. En ligne – version de base est gratuite mais limitée ? factures et des devis depuis un Smartphone. En ligne – verson de base est gratuite mais limitée à un montant annuel de facturation de 1 000 euros et 10 clients. Pour un seuil llimité, il faut basculer sur la version Premium à 2,50 euros ht par mois, auxquels il faudra ajouter 1 euro HT par mois pour bénéficier de l’option de stockage en ligne (1 Go d’espace disque).

En ligne – Protection des documents créés, car transformés sous format PDF – Possible d’utilisation depuis un Smartphone Ainsi, ces logiciels ont été conçus spécialement pour les auto- entrepreneurs, afin de les aider dans leur travail de tous les jours. Le logiciel Solegis Autoentrepreneur reste, à mes yeux, le plus adaptés à vos besoins et à vos capacités. Il reste très facile ‘utilisation, offre aucunes applications superflues. De plus, son prix est très attractif. En ce qui concerne les logiciels de PAO (Présentation Assistée par Ordinateur), je vous en al recensé deux.

Ils possèdent des caractéristiques différentes mais le même but recherché : Pouvoir réaliser des présentations professionnelles animées, qui pourront être présentées devant les acteurs (Client, fournisseurs etc. ) : Caractéristiques/Nom QuarksXpress Microsoft Office — Famille et Petite Entreprise Avec QuarkXPress, vous pouvez communiquer comme vous le souhaitez sur les médias papier et numérique, au sein d’un eul et même outil – toujours avec une qualité professionnelle irréprochable.

Création de pages élégantes pour l’impression Production et publication de livres électroniques Création de contenu interactif pour [email protected], iPhone, Kindle Fire et livres électroniques tablettes Android et smartphones Outils de création puissants Facile à utiliser Intégration avec Photoshop, Illustrator, Word et Excel Support d’une typographie de précision Vérification orthographique et de césure dans plus de 38 langues La productivité avec des expériences tactiles et modernes Créez rapidement des analyses commerciales avec Excel

Donnez vie à vos idées avec PowerPoint et Word Restez en contact avec vos relations professionnelles grâce ? Outlook et Lync Gérez Office avec des contrôles et la surveillance des performances en temps réel 950E pour le logiciel complet Période d’évaluation de 60 Jours – 69€ pour un an d’abonnement Compatibilité Windows/Mac Ces deux logiciels possèdent une seule grande différence : la façon d’être utilisée. En effet, le premier est assez compliqué. Il est certainement réservé à un public possédant des compétences pointues en matière d’informatique.

Afin de pouvoir au mieux tiliser ce genre de logiciel, il faudrait que vous dispensiez d’une formation informatique. En ce qui concerne le deuxième logiciel, celui-ci est beaucoup plus accessible et simple d’utilisation. Il offre tout ce dont vous avez besoin pour effectuer des démonstrations devant vos clients ou fournisseurs. Celui-ci ne nécessitera pas de formation ou de compétences spécifiques. IV/ La Sécurisation du Poste Informati ue Un Poste Informatique co un outil qu’il faut sous peine de perte de données, d’usurpation d’identité ou encore de problèmes bancaires.

Tout d’abord, posséder son ropre Poste Informatique permettra d’éviter que votre fille ne modifie certains documents Pour éviter que son PC soit infecté par des virus, spyware et autres dangers d’Internet, il faut avoir un ordinateur bien sécurisé. Afin d’arriver à ce résultat, il faut veiller à deux choses : 1) Avoir une bonne défense. 2) Faire attention, lorsque vous installez des logiciels, car des propositions vous sont souvent proposées et peuvent ralentir votre ordinateur. Un utilisateur avertit est un utilisateur en sécurité.

Voici les étapes pour sécuriser et optimiser son ordinateur (ou ablette) : Elles sont obligatoires afin d’avoir un ordinateur rapide qui durera dans le temps. l/ Logiciels de sécurité Antivirus gratuit : Avast Antivirus payant : Kaspersky ; BitDefender Pare-feu (firewall) (un système permettant de filtrer les données échangés sur votre réseau et éviter les intrusions) : Kerio ; ZoneAlarm Filtrage WEB : WOT : Peut s’avérer utile pour avoir une idée d’un site WEB, lors d’une navigation sur celui-ci.

Blockulicious : pour bloquer les sites malveillants lorsque vous surfez. Ad Block : Pour bloquer les publicités néfastes lorsque vous surfez ur Internet et permettre une navigation fluide. Nettoyage : CCIeaner : Supprime les cookies et permet de gérer les programmes de l’ordinateur Clean up : Supprime les fichiers tem oraires anti-virus, ni deux firewalls sur un même ordinateur. Ceux- ci ne seront que très peu compatibles et provoqueront un ralentissement de l’ordinateur.

Il/ Quelques règles de prévention Être un utilisateur responsable La première défense contre les infections est l’utilisateur. Cest pourquoi il est impératif de mettre régulièrement à jour son système d’exploitation, son navigateur (Firefox, Internet Explorer, Opéra etc. Les logiciels non à jour et notamment les plugins de votre navigateur WEB permettent l’infection automatique d’un PC à la simple visite dun site WEB pour cause d’exploitation de vulnérabilités sur ces programmes.

Contrôler le démarrage Utilisez CCIeaner, qui affiche et permet de désactiver tous les programmes en auto-démarrage. Comme la plupart des logiciels nuisibles sont chargés au démarrage, cela permet de les identifier et de les désactiver. Gare au Phishing Prévenez le Phishing en faisant attention avant de cliquer sur une URL envoyée par e-mail. Vérifiez la source de l’e-mail avant de liquer sur quelque chose. Mot de passe Mettez un mot de passe pour chaque compte. Il faut respecter ces étapes scrupuleusement.

Plus un ordinateur est protégé, plus celui-ci sera susceptible de durer dans le temps et de fonctionner à merveille. Il faut effectuer des scans à l’aide de l’anti-virus toutes les semaines afin de prévenir des dangers. Aussi, lors de navigation sur Internet ou d’achats, il faut toujours s’assurer que le site n’est pas une arnaque en s’assurant de sa fiabilité, ou de l’apparition du cadenas de protection près du lien Hypertexte. Aussi, supprimer les cookies, dossier 0 1