Capitalisation de l’approche « km »

au renforcement de la securite alimentaire en milieu rural dans les Regions de Vatovavy Fitovinany, Matsiatra Ambony et Menabe, sur les filieres riz, manioc et legumes secs. Le Programme a travaille avec des organisations paysannes faitieres d’envergure regionale (OPR) dans la mise en ? uvre de ces interventions. Pour se faire, le PSA s’est appuye sur deux grands principes : • Placer les paysans au c? r des decisions : Le PSA Tafita a cherche a donner un veritable pouvoir de decision aux Organisations Paysannes en les integrant parmi les parties prenantes de la gestion de la subvention. En effet, les OPRs partenaires sont representees de maniere majoritaire dans le comite d’attribution denomme Komity Mpivoy institue par le Programme pour assurer la selection des dossiers. • Renforcer la maitrise d’ouvrage et d’? uvre des Organisations Paysannes en choisissant de ne repondre qu’a des demandes exprimees par les OP concues et formulees par elles pour developper leurs services a leurs membres.

En mettant en ? uvre leurs activites propres et en evaluant les resultats obtenus, les OP orientent, au fil des campagnes agricoles, les activites et appuis du projet. Ces deux principes sont etroitement lies dans la comprehension des resultats obtenus par le PSA Tafita : en effet, les OPR, par le fait qu’elles soient decideuses de l’orientation du fond a travers le KM, se doivent de proposer des actions pertinentes, de les gerer de maniere correcte et surtout d’obtenir des resultats tangibles qui permettent de dire au KM que les fonds ont ete bien alloues.

Le contenu du present document recapitule les acquis du Programme concernant la mise en ? uvre de l’approche Komity Mpivoy et le renforcement des capacites des OPR pendant ses trois annees d’intervention dans ces trois regions. L’objectif du document est de partager les experiences du Programme concernant la gestion paritaire de fond avec des representants paysans pour le financement de projets et d’action ayant comme finalite le developpement du monde agricole et des services lies. L’on s’adresse ainsi aux Organismes d’appui qui vont developper des interventions similaires au cas de PSA.

Il y a lieu de noter que le document ne cherche pas a donner aux lecteurs des recettes toutes faites, le contenu essaie de partager les acquis du programme pour servir de references et d’elements de reflexion aux Organismes interesses dans la conception de leur demarche d’intervention en matiere gestion de subvention. QU’EST CE QUE LE KOMITY MPIVOY ? Le KM ou Komity Mpivoy est un comite mis en place au niveau des trois regions d’intervention de PSA TAFITA, dans lequel les representants des OP se retrouvent pour reflechir entre eux, valider les dossiers et decider de l’attribution de la subvention.

Le comite veille sur la coherence et la pertinence des projets priorises selon les objectifs fixes par PSA. Un des objectifs de la mise en place du comite est de responsabiliser les organisations paysannes dans l’attribution du fond alloue pour la mise en ? uvre des actions qui cadre dans l’amelioration de la securite alimentaire. 1 Ses roles et attributions Le KM assure des roles qui vont de l’attribution des subventions, de la mise en ? uvre au suivi de la realisation des actions. Concretement, les roles du KM consistent a : ? Faire la selection des actions soumises par les organisations paysannes et valider les projets priorises. S’assurer de la coherence des dossiers par rapport aux priorites regionales. ? Apporter des ameliorations aux dossiers selectionnes : cela se fait par le biais de la mise a disposition des recommandations d’amelioration adressees aux OP concernees. ? Mettre a la disposition des OPs des informations susceptibles de les interesser concernant le developpement en general. ? Assurer le suivi de la mise en ? uvre des actions par le biais d’un comite de suivi. Le schema suivant resume les etapes de traitement des dossiers soumis au KM : 2 Sa composition

Le KM est compose par des representants des organisations paysannes partenaires du PSA, des representants des techniciens salaries ou mis a disposition des OP concernees, des responsables regionaux de PSA. Chaque KM peut inviter occasionnellement une a plusieurs personnes « ressource », dont il juge utile la presence pour aider a la prise de decision ou pour enrichir certaines reflexions. Par exemple a Manakara, le DRDR a ete invite, en 2006, en debut d’une reunion de KM pour eclaircir la mise en place du CSA de Manakara qui etait en cours (ce dernier etant finalement deplace a Mananjary).

LES ETAPES DE SA CREATION Le schema qui recapitule l’etape de creation du KM. 1 Des etapes prealables d’information et de sensibilisation … une etape pour que les OPRs et le PSA se connaissent mieux (2 mois) Les premieres reunions des representants des OPRs et du PSA TAFITA consistaient a des reunions pour se faire connaitre : – Les responsables PSA informent les representants des OPRs sur les objectifs, les principes de travail du projet. Et les OPRs se font connaitre par la presentation de leur structure, leur raison d’etre et les activites qu’elles developpent. Aussi des reunions d’information pour apporter des precisions sur le role et attribution du KM aux representants des OPRs. 2 Une etape d’elaboration participative des regles … des criteres et la modalite de communication (3 mois) – Les criteres ont ete definis selon une demarche participative Apres avoir ete bien informe sur les tenants et aboutissants du projet, le comite a elabore les outils de travail et a formalise le mode de fonctionnement du comite d’attribution. Les reflexions ont ete organisees avec l’animation et le cadrage technique des techniciens de PSA au niveau de chaque Region.

Concernant l’elaboration des criteres, la demarche a commence par le recueil des elements qui, selon la perception des representants des OP, doivent etre pris en compte pour justifier l’acceptation ou non de l’attribution d’un financement pour un projet concu au niveau d’une organisation paysanne. Les elements recueillis ont permis d’identifier les types d’information a fournir par les demandeurs dans leur dossier de soumission. Les informations sont regroupees par themes et le critere pour juger de sa pertinence a ete defini a chaque information demandee.

La version finale du tableau de critere est validee au niveau des membres du comite critere. La demarche adoptee est differente d’une region a une autre mais le contenu du tableau de critere pour la selection de dossier reste le meme. Pour le cas de PSA Menabe Il y a eu d’abord une etape qui consistait a identifier des mots cles. Pour se faire, un exercice de simulation a ete fait avec les representants des OPRs : en s’aidant d’un projet type, on a demande aux membres du comite les raisons qui justifient le rejet ou l’acceptation du projet type s’ils se mettent a la place du comite de selection.

Les elements sortis du debat ont permis d’identifier les types d’informations qui doivent etre fourni dans le dossier de projet a soumettre au comite. Les informations sont regroupees par theme et a chaque information est attribue un ou des criteres de jugement. Pour PSA Vatovavy Fitovinany Les informations de base sont deduites des debats des representants des OPRs autour des questions suivantes : quels sont les criteres exiges pour juger la credibilite d’une OPR beneficiaire d’une subvention ? Les criteres pour juger la pertinence d’un projet ancable et pour juger la capacite de l’OPR a maitriser la gestion d’un projet ? Quels sont les impacts juges pertinents qu’un bon projet doit engendrer ? 3 Mise en place proprement dite … la designation des membres du KM (1 mois) Chaque OPR a designe son ou ses representants au niveau du KM par le biais d’une nomination au niveau de son CA ou bureau. La designation doit etre formalisee par un PV. Notons que, dans la plupart des cas, les OPRs concernees sont des organisations paysannes partenaires historiques de FERT ou de AFDI. Pour Menabe

Le KM est initialement compose par dix (10) representants des sept (07) OPRs partenaires du Programme, quatre (04) techniciens qui representent les accompagnateurs des 7 OPRs et deux representants de PSA. L’experience des premiers KM a montre que la presence de techniciens dans le comite d’attribution a eu une certaine influence sur la prise de decision, ils ont tendance a argumenter en faveur des projets des OPs qu’ils encadrent (dans le but de preserver leur travail ). Le derniere annee, les techniciens etaient moins nombreux dans le KM et leur role de conseiller technique a ete renforce dans l’animation des debats.

Pour KM Vatovavy Fitovinany Trois (3) representants des quatre OPRs partenaires ce qui fait 12 membres du KM, auxquels il faut ajouter les 2 representants du PSA. Au debut parmi les 3 representants de chaque OPR, il y avait 1 technicien d’OP (CRAM et FKH) ou d’organisme d’appui de l’OP (FGN et FTTFI). Apres quelques temps, les techniciens FKH, FTTFI et FGN ont demissionne en raisondu travail que le KM demandait et le temps qui etait mobilise. Le KM a finalement ete compose de 11 paysans membres des 4 OP et du technicien du CRAM auxquels il faut ajouter les 2 representants. Pour KM Matsiatra Ambony

Dix (10) representants des quatre OPRs partenaires et un technicien avec deux representants de PSA La designation des representants des techniciens se fait par consensus au niveau des OPRs partenaires du projet dans chaque region. FONCTIONNEMENT DU KM Le comite se reunit trois a quatre fois par an pour attribuer les subventions. Des reunions extraordinaires se tiennent en cas de besoin pour discuter des points particuliers. Il n’y a pas de relation hierarchique au niveau du KM, il s’agit d’un groupe qui essaie de fonctionner par le principe de consensus pour toute prise de decision.

Pour trancher en cas de besoin, le comite a recours au vote. Les techniciens sont presents pour cadrer techniquement le debat pendant l’analyse des dossiers. Les representants du PSA veillent sur le respect des principes du projet et veillent aussi sur les risques de bavure. • Le fonctionnement du comite est regit par un reglement interne. Il s’agit d’un document qui stipule les regles de jeu qui regit le fonctionnement du KM. Chaque region a concu son reglement selon leur situation respective, en general le contenu porte sur les points suivants : Les membres du KM ? Mandat du KM ? Le role du comite ? Roles et attributions de chaque entite representee ? Structure du KM ? Les regles de fonctionnement ? Prise de decision : modalite, quorum ? Mode de communication : contact, convocation reunion, comptes rendus • La selection des dossiers se fait selon des criteres predefinis La selection des dossiers se fait par l’appreciation d’un certain nombre de criteres regroupes dans les thematiques suivantes : ? Capacites de l’OPR a mettre en ? uvre un projet ? Coherence technique et financiere de la demande Coherence du projet part rapport aux priorites regionales ? Impact du projet • Pour mieux argumenter la prise decision, le KM attribue une note a chaque dossier A la fin de l’analyse de chaque dossier, une note est attribuee selon l’appreciation des criteres enumeres ci-dessus. La notation est surtout utile pour departager les dossiers. Notons que la notation seule ne suffit pas pour prendre la decision : le KM privilegie toujours les discussions pour arriver a une decision consensuelle. STRUCTURE DU KM

Il y a eu au debut d’installation du projet un comite mis en place qui a participe aux preparatifs du demarrage des interventions du PSA. Le comite a ete compose par des representants des organisations paysannes[1] preselectionnees par PSA. Ce comite a contribue a l’elaboration des criteres, du systeme de notation et le reglement interne qui regit le fonctionnement du KM. Le comite a cesse d’exister apres la formalisation de ces outils de travail et la mise en place du KM. Le comite a reflechi egalement sur le systeme de communication dans le cadre de la mise en ? vre du PSA. Il s’agit de la communication entre les membres des OPRs pour les echanges d’information, la communication entre PSA et l’OPR et aussi la communication pour la diffusion des informations concernant le projet au niveau des acteurs dans la zone d’action. Le comite a reflechi notamment sur les points suivants : – Modalites de convocation aux reunions des membres de l’OPR – Modalites de compte rendu des reunions au sein de l’OPR – Modalites de communication pour la diffusion des informations sur les criteres de selection de dossier Modalite de travail pour la diffusion des informations sur le PSA et ses principes de travail aux autres OP, partenaires et autorites. – Modalite de communication entre OPR et PSA Le schema general qui illustre le fonctionnement du KM. ? Le comite preparatoire ou KMA : Le KMA est le comite qui assure le pretraitement des dossiers avant la tenue de la reunion de selection proprement dite. Il est compose par des representants des OPR, un technicien et un responsable de PSA TAFITA tous issus du KM.

Son role est de faire un premier travail d’appreciation de la coherence par rapport aux criteres, detecter les imperfections du dossier et mettre a la disposition des OPRs concernees des recommandations d’amelioration afin que les dossiers a soumettre au KM soient des dossiers bien structures et bien argumentes. ? Le KM ou Komity Mpivoy C’est le comite qui decide de l’attribution du financement. La designation des representants des OPR au KM doit etre validee en Assemblee Generale de l’OPR et leur profil doit repondre aux criteres suivants : – Capacite a elaborer et monter des projets Connaissance et maitrise des filieres – Capacite a negociation – Capacite de gestion de la mise en ? uvre d’un projet – Situation de reference justifies en tant que paysans pilotes et modeles sur la pratiques de techniques ameliorees Aussi les techniciens doivent repondre aux criteres suivants : – Capacite d’accompagnement en montage de projets (technique et financier) – Connaissance de l’environnement du developpement rural et les filieres – Suivi-evaluation ? Le comite de suivi ou KMM C’est le comite qui assure le suivi et l’evaluation de la concretisation des actions attribuees par le KM.

Il a pour mission de : – Suivre le deblocage du financement aupres des OPRs – Suivre l’installation des actions menees par les OPRs – Suivre la realisation des activites – Faire l’evaluation de la mise en ? uvre – Proposer des orientations d’amelioration au projet en cas de besoin. – Faire, sur la base de ce suivi, des recommandations au KM pour ameliorer les futures prises de decisions Les grandes questions qui preoccupent PSA dans son systeme de suivi sont les suivantes : – Comment se fait l’utilisation du fond alloue et il a servi a quoi ? – Comment se fait la gestion et la mise en ? vre des activites ? – Quels sont les eventuels blocages de la mise en ? uvre et quels sont les elements a tenir compte pour mieux orienter la prise de decision au niveau du prochain KM ? ? COMME SE FAIT L’ATTRIBUTION DE LA SUBVENTION PAR LE KM La demarche adoptee par le KM pour attribuer les subventions a evolue d’un KM a un autre. Le comite se refere aux experiences du KM precedent pour affiner de mieux en mieux la demarche pour le prochain KM. Aussi, la qualite des dossiers evolue egalement d’un KM a un autre et la selection est devenue de plus en plus severe.

L’attribution comporte deux etapes : une premiere etape qui consiste a verifier la conformite des dossiers et la deuxieme pour la selection proprement dite. 1 Il y a d’abord un pretraitement des dossiers avant KM C’est le travail du KMA (voir plus haut). Le PSA Vatovavy Fitovinany a parfois ete contraint d’annuler le pre-KM par faute de dossier presentes par les OPR en temps et en heure. Les OPR ont souvent rencontre des difficultes a tenir le rythme des reunions trimestrielles de pre-KM/KM/KMM par manque d’anticipation ou manque de capacite de gestion de nombreuses actions en simultane.

De ce fait, les dossiers ont souvent ete deposes la veille du KM. Or les dossiers sont toujours sujets a des rectifications et a defaut du pre-KM, le PSA est oblige d’investir plus d’effort en appui pour permettre aux OPs d’apporter les rectifications necessaires pour rendre les dossiers attribues plus pertinents et coherents. Ce qui n’etait pas le cas pour KM Menabe et Matsiatra Ambony, le pretraitement des dossiers facilite le travail du KM. 2 La selection se fait en reunion KM La reunion commence par une seance de comprehension suivie d’un debat d’analyse de chaque dossier

Il s’agit d’une seance de lecture des dossiers. Les membres du comite doivent connaitre le contenu de chaque dossier a traiter. Il y a eu differentes manieres de proceder : ? un representant de l’OP presente son dossier en pleniere devant le KM : le representant de l’OP resume sur emballage le contenu de leur action. L’avantage de cette approche est que le representant de l’OP est oblige de bien maitriser le contenu de son action et l’acte de presentation est une action formative pour renforcer la capacite d’animation au niveau de l’OP.

Seulement, le fait d’avoir ce role de presentation, le representant de l’OPR membre du KM s’est souvent retrouve dans une position d’avocat du dossier et donc dans une logique de defense qui limite en quelque sorte son objectivite dans l’argumentation de l’action a soutenir. La demarche permet aussi aux membres de KM d’avoir une meilleure comprehension des dossiers. Cependant, cette approche reste trop lourde par rapport au temps vue le nombre de dossier a traiter a chaque KM. ? lecture au niveau d’un sous groupe : cette fois-ci ce n’est pas l’OP concernee qui defend le projet.

Les membres du KM se mettent en groupe pour lire et comprendre ensemble un lot de dossier et qui restitue ensuite en pleniere le resultat de leur lecture. Le contexte favorise un debat ouvert et plus objectif. Dans ce cas, le KM est devenu d’autant plus maitre de sa decision. Lors de l’analyse des dossiers, le KM verifie la suite logique de l’action de l’OPR par rapport au dossier precedent attribue : est-ce que toutes les activites prevues pour l’ancien dossier sont achevees ? Est-ce que le ou les projets avances dans le dossier a traiter est une continuation ou complemente les actions du dossier precedent ? Le KM procede a la prise de decision La notation pour departager les dossiers, vote secret ou vote a main levee pour trancher pour le cas des dossiers priorises qui ont la meme note La decision de refus ou d’acceptation d’un dossier au niveau KM est toujours argumentee. Il y a des cas ou des remarques sont formulees aux dossiers acceptes et les OPRs concernees doivent proceder a l’affinage des projets selon les recommandations du KM, le decaissement du financement n’est effectif qu’apres validation du dossier amende par PSA Tafita. Le pouvoir de « droit de veto » de PSA est prevu en cas de besoins.

Il s’agit d’un dernier recours c’est-a-dire « UNE VOIE QUI TRANCHE » au cas ou la prise de decision se trouve bloquee ou si le risque de deviation par rapport aux principes et objectifs du projet se presente. Notons que PSA a peu use de ce pouvoir pendant ses interventions car en general les decisions sont prises d’une maniere consensuelle au niveau du KM. Pour PSA Vatovavy Fitovinany et Menabe, le programme y a parfois fait recours pour trancher par rapport au budget. Pour KM Menabe : la decision pour l’attribution ou pas d’un dossier se fait par vote secret.

Seuls quelques dossiers qui ont conquis le KM et dont le budget etait limite ont ete attribues par vote a main levee. Pour KM Vatovavy Fitovinany et Matsiatra Ambony : le resultat de la notation des projets suivant les criteres determinent les meilleurs projets acceptables, les membres du KM essaient de trouver un consensus dans le cas ou il y a difference de point de vue par rapport a la notation ; et en cas de litige ou existence de dossiers qui ont eu la meme note, le KM procede au vote secret ou main levee selon les cas et la decision se prend a la majorite. Des experiences vecus du KM sur la prise de decision : Ce qui rend difficile l’animation du debat pour la prise de decision au niveau KM : les membres sont a la fois juge et partie. Chaque membre du KM represente une OPR qui est normalement parmi les soumissionnaires, il y a toujours conflit d’interet donc dans la selection du dossier. La plupart des membres ont du mal a gerer leur neutralite dans la prise de decision : un membre est a la fois un paysan qui cherche a satisfaire ses besoins et etant membre d’une OP, il a interet a defendre le projet de son institution, alors que de l’autre cote il est membre du KM qui devrait trancher objectivement et avec impartialite. La qualite des dossiers s’est amelioree d’un KM a un autre. Ce qui rend difficile le role du KM dans la selection des dossiers. Le comite est devenu ainsi tres critique et la notation des dossiers est devenue de plus en plus severe. Ce qui a oblige egalement l’amelioration des criteres de selection. Pour Matsiatra Ambony, au dernier KM, pour departager les dossiers, le KM a du proceder a l’analyse de l’efficience et de l’efficacite de l’action (rapport cout et nombre beneficiaire, cout par rapport aux impacts attendus) pour identifier les meilleurs projets a attribuer. La dualite du positionnement en tant que « bailleur » et « appui » des representants de PSA au niveau du KM est parfois difficile a gerer : la casquette en tant que « bailleur » des representants PSA est toujours visible pour les representants paysans. Selon leur perception, les representants du PSA ont toujours les derniers mots et ils ont tendance a se soumettre aux argumentations de ces derniers. De l’autre cote, il y a certains cas ou un des dossiers soumis en KM est evalue pertinent au niveau PSA mais les membres KM ne sont pas de cet avis vu que le dossier est mal presente (ou vice versa).

Le debat se trouve ainsi tres difficile et oblige les techniciens du PSA a se doter d’une capacite d’animation et d’ecoute pour amener les membres du KM a prendre la bonne decision. ? KM Menabe n’a pas utilise la notation pour les decisions d’attribution. La notation est un exercice complexe pour les representants paysans, c’est un fait constate lors du premier KM. Au deuxieme KM, la notation pour KM Menabe a ete abandonnee. L’appreciation s’est basee donc sur l’appreciation qualitative des dossiers par rapport aux criteres de selection.

Des inconvenients de l’absence de notation sont constates selon les vecus du KM Menabe : le comite a eu du mal a argumenter pour demontrer aux OPRs concernees les imperfections de leur dossier ; la difficulte se pose aussi pour departager les dossiers qui sont apparemment identiques par rapport a leur pertinence. Au dernier KM une nouvelle methode a ete testee pour eviter aux paysans de se retrouver dans la position d’avocat et pour verifier le niveau d’analyse des dossiers par les paysans. Ainsi, les membres du KM se sont repartis en trois groupes accompagne chacun d’un technicien et ont traite trois a quatre dossiers.

A chaque groupe de presenter en pleniere les dossiers qu’ils ont traites et le resultat de leur analyse. De cette maniere, les membres du KM peuvent evaluer dans un premier temps, la qualite dossier : si le dossier n’est pas bien compris, c’est peut-etre qu’il est mal monte ou que les idees de l’OPR ne sont pas claires et doit donc etre retravaille. Le representant de l’organisation en question est present dans le KM pour reagir si les argumentations ne sont pas coherentes par rapport aux realites exactes de l’OPR.

Cette maniere de travailler a permis aux membres de KM de mieux comprendre le dossier, d’etre beaucoup plus objectif dans la prise de decision. Cela a favorise egalement la collaboration entre OPR : FITAME a participe a l’analyse du dossier VFTM, la collaboration continue jusqu’a la concretisation de l’action par le biais des echanges permanents entre les deux institutions. FITAME etait present a l’AG de VFTM pour partager leur experience qui serait utile au dernier dans la mise en ? uvre de son action.

La prise de decision du KM s’est faite d’une maniere consensuelle entre les membres en se basant sur l’appreciation des dossiers a partir des criteres qualitatifs. Pour se conformer au budget disponible, le budget des dossiers priorises est revu a la baisse ; le KM recommande a l’OPR la methodologie a adopter et exige le reajustement des indicateurs plus pertinents. PSA Menabe est satisfait du resultat de ce dernier KM : le contexte a favorise des debats entre OPR plus ouverts et plus constructifs. Le probleme de conflit d’interet dans la prise de decision est plus ou moins maitrise.

Cependant, il ressort de ce test que la notation reste le meilleur moyen de selectionner les demandes.. LE RENFORCEMENT DE LA MAITRISE D’OUVRAGE ET MAITRISE D’? UVRE DES OPRs Outre la mise a disposition d’un fond pour le financement des actions des organisations paysannes partenaires, PSA TAFITA a developpe egalement des appuis a ces OPRs pour mieux gerer la subvention et la mise en ? uvre de leur action. La concretisation de ces appuis peut etre a la demande ou selon les besoins ressentis par le projet. Les appuis developpes sont donc variables d’une OP a une autre, d’une Region a une autre.

Dans les 3 regions, les equipes PSA se sont efforcees de renforcer les competences des responsables par OPR dans la gestion socio-organisationnelle de leur institution ainsi que la gestion socio-organisationnelle de la mise en ? uvre de leur projet finance par PSA. Ainsi les equipes ont pu concretiser des seances de formation sur differentes thematiques comme l’elaboration d »un compte-rendu, la tenue d’une comptabilite, l’animation de reunion et la resitution des resultats… En particulier, pour ameliorer l’avancement et le suivi des actions, le PSA a demande aux OPR de designer des responsables precis pour chacune des actions.

Le renforcement de la maitrise d’? uvre des OPR : la mise en place de responsables d’actions ou systeme de suivi interne aux OPR Au cours du PSA Tafita il a ete mis en evidence que les actions etaient generalement gerees par les membres du bureau de l’OP sans que de veritables responsables soient nommes. Cette situation entrainait a la fois une concentration des pouvoirs, une dilution des responsabilites et une absence d’interlocuteur pour les techniciens du PSA Tafita. Il a donc ete decide de nommer pour chaque action un ou plusieurs responsables.

Le responsable d’action est mis en place pour chaque dossier attribue de l’OPR. Cette disposition a ete entreprise non seulement pour pallier le probleme de suivi et surtout pour faciliter le compte-rendu de l’avancement des actions… Le role et attribution d’un responsable d’action consistent a : – Gerer la mise en ? uvre de l’action : pour alleger la tache des membres de bureau, la gestion de la realisation des activites operationnelles peut etre par un responsable a part. Le responsable exerce ses attributions une fois le premier deblocage du budget alloue est effectif. Assurer la communication concernant l’avancement de la mise en ? uvre et l’evaluation de l’action (atteinte ou non des resultats dont on a recupere les donnees sur le terrain) : au niveau interne de l’OP et aussi vis a vis de PSA. La presence du responsable d’action permet a l’OPR et au PSA de se mettre a jour sur les informations concernant la concretisation des actions sur terrain. bilan de l’approche km 1 Bilan en terme de resultats du KM 16 organisations paysannes ont beneficie de la subvention PSA : huit (08) pour PSA Menabe, quatre (04) pour Matsiatra Ambony et quatre (04) pour Vatovavy Fitovinany.

Le volume total de budget attribue se chiffre a un montant total de « Quatre cent trois millions cent cinquante six mille huit cent quatorze ariary- 403 156 814 Ar ». « Cent quatre vingt dix neuf – 199 » action attribuees. (Chiffres des 3 annees d ‘exercice de KM 2006 a 2008. En 2009, chaque region a organiser les derniers KM qui ont par consequent augmente ces chiffres). Tableau recapitulatif de la repartition de la subvention allouee : |REGION |Dossier decide par KM |Dossier decide par PSA-TAFITA | Montant Total |Nombre total |Nombre OP | | | |dossier |dossier |beneficiaire | |Montant dossier |Nombre dossier |Montant dossier |Nombre dossier | | | | |Haute Matsiatra |210 773 768 |54 |11 704 117 |7 |222 477 885 |61 |4 | |Menabe |190 742 677 |81 |11 079 800 |36 |201 822 477 |117 |8 | |Vatovavy Fitovinany |97 526 150 |41 |25 014 290 |12 |122 540 440 |53 |4 | |Total general |499 042 595 |176 |47 798 207 |55 |546 840 802 |231 |16 | |Source : PSA TAFITA Fianarantsoa

Les actions concernees par les dossiers attribues se sont focalisees sur les thematiques suivantes qui sont lies aux cinq resultats du Programme PSA TAFITA  : – Production de semences – Approvisionnement en intrants – Conseil a l’exploitation familiale – CSA – Techniques innovantes et diffusion – Gestion de l’eau – Aval des filieres – Concertation et renforcement des OP Source : PSA TAFITA 26% du budget alloue ont subventionne des actions liees a l’amelioration des techniques culturales (notamment pour la filiere riz-manioc-haricot), il s’agit notamment de la diffusion des techniques innovantes.

La production de semence et l’approvisionnement en intrants viennent en deuxieme position, respectivement 17% du volume total de budget alloue. Certaines actions (souvent communes comme des ateliers) ont ete proposees au KM et geree (apres acceptation) par le PSA directement. Ces actions ne donnent pas lieu a des conventions mais constitue, dans la mesure du possible, un dossier (Fiche d’action, resume de l’action ou TDR, compte-rendu, rapport financier). 2 Les conclusions de PSA TAFITA a l’issue de ses trois annees d’intervention. Le KM, un comite de selection mais aussi espace d’echanges et de reflexion des OP sur le developpement agricole Le KM prevu pour etre un comite de selection des dossiers pour les actions liees a l’amelioration de la securite alimentaire est devenu aussi un espace pour discuter du developpement rural en general, une espace d’echange pour les acteurs du monde rural (paysans entre eux et avec les techniciens). C’etait une occasion dont les OPRs ont profitees pour s’informer sur les initiatives en vues concernant les appuis au monde rural (AROPA, CSA, FRDA, PROSPERER…). Des exemples Les conclusions sont les suivantes : La demarche de selection a evolue du premier KM au dernier Les interventions de PSA TAFITA pendant ses trois ans se sont faites selon une demarche de « recherche action ». Le regard retrospectif d’une reunion de comite d’attribution a un autre est systematique, les experiences du precedent KM ont servi pour ameliorer la methodologie de travail du KM suivant. Les elements fournis par les actions de suivi de la mise en ? uvre des dossiers attribues sont egalement utilises pour affiner davantage le mode de selection des dossiers. Les imperfections constatees au niveau des OPRs lors de la mise en ? vre des actions sont considerees comme des interpellations au KM : « est-ce qu’on a pris la bonne decision dans la selection des dossiers ou est-ce le processus de prise de decision qui est defaillant ? ». En effet, d’apres les experiences de PSA TAFITA, il n’y a pas de recette toute faite pour les approches concernant la selection des actions beneficiaires d’une subvention. La demarche et les outils de travail evoluent en tenant compte des resultats des actions, de l’evolution de la qualite des dossiers soumis et de l’evolution de la capacite du comite d’attribution dans la gestion du processus de prise de decision. L’approche « KM » de PSA TAFITA a renforce les competences d’elus paysans dans la gestion et l’orientation de fond de developpement agricole Apres PSA, le KM va disparaitre mais tout de meme le projet a permis de renforcer l’existence d’un pool de competence locale (une quarantaine de responsables directement formes a travers le KM pendant les 3 annees du PSA sur les 3 regions) en matiere gestion de processus d’attribution d’une subvention actions de developpement rural. – La maitrise de la technique d’animation est primordiale dans l’accompagnement d’un comite d’attribution

L’animation de la reunion du comite d’attribution doit aider les membres a prendre la bonne decision et permettre au comite de se sentir responsable de la decision prise. L’animation veille sur l’objectivite du KM dans la prise de decision et adopte la demarche adequate pour limiter les problemes de partialite dans la selection des dossiers. Aussi, l’animation essaie de mettre a la disposition du comite les informations indispensables pour que ce dernier puisse debattre pour arriver a une decision raisonnee et argumentee.

Il y a lieu de faire des rappels par rapport aux principes, aux regles du jeu ou reglement interne du KM. 3 Bilan selon la vision des membres du KM responsables d’OPRs Par rapport a la structure KM Les membres du KM maitrisent parfaitement les roles et attribution du KM. Ils arrivent a bien expliquer pourquoi le KM a ete mis en place : les roles et objectif de la mise en place du KM sont bien connus par les membres du comite. Par rapport aux impacts

L’implication dans le processus d’attribution de la subvention, selon les membres du KM, leur a permis de renforcer leur capacite en matiere de maitrise d’ouvrage : – Capacite a gerer le processus d’elaboration d’une action, – Capacite a negocier et soutenir un dossier, – Capacite de compte rendu, – Capacite a mettre en ? uvre des actions de suivi/evaluation, – Capacite a tisser des relations de partenariats avec l’exterieur : entre OP et avec les organismes d’appui et avec les autorites administratives, Capacite des paysans a s’impliquer d’avantage dans le developpement rural. Aussi, le KM est une espace d’echange pour les paysans : s’echanger des idees, se critiquer entre eux et se proposer des solutions d’amelioration dans la conception et mise en ? uvre d’une action. Seulement : – selon la perception des paysans membres du KM, l’influence du « droit de veto » de PSA constitue une limite pour eux dans la prise de decision : des projets estimes prioritaires a leur niveau ne sont pas forcement eligibles au niveau PSA pour des raisons techniques.

Ils sont contraints de se conformer a la decision du projet dans ce cas. – parfois le fait d’etre a la fois juge et partie dans la selection des dossiers rend difficile le positionnement de chacun dans la prise de decision – il y a egalement la difficulte par rapport a la gestion du temps et la prise de parole lors de la reunion du comite : les debats sont parfois trop longs et devient du sujet traite. – probleme de prise en charge pour le fonctionnement du KM Par rapport a l’avenir du KM Les membres du KM proposent les recommandations suivantes : renforcer les regles du jeu du fonctionnement de la structure et veiller au respect de la decision des representants paysans ? prevoir le renforcement de capacite continue des membres du comite pour les aider a mieux assumer leur role ? le comite doit disposer d’un budget de fonctionnement suffisant pour renforcer la motivation des membres dans l’accomplissement de leur fonction ? ameliorer les outils de gestion : des outils simples et adaptes a la capacite intellectuelle des paysans DES RECOMMENADATIONS. ? PRENDRE LE TEMPS DE BIEN INFORMER ET EXPLIQUER LE ROLE DU COMITE D’ATTRIBUTION.

Les representants des OP qui vont sieger dans le comite doivent etre conscients de leurs responsabilites. ? CONCEVOIR ET METTRE EN PLACE LES OUTILS DE GESTION DU COMITE SELON UNE DEMARCHE PARTICIPATIVE. Les membres du comite sont responsabilises dans la definition des regles et des principes de fonctionnement dans la gestion du processus de selection des dossiers. Question : quelle est la demarche pertinente, mettre en place le comite d’attribution avant ou apres la definition des regles de fonctionnement et des outils de gestion ? EST-CE QUE « DONNER DES REFERENCES OU CADRER LA REFLEXION POUR L’ELABORATION DES CRITERES » EST UNE DEMARCHE PERTINENTE ? Ce qu’il faut noter pour repondre a la question : – Alleger le processus d’elaboration : en terme de temps, aussi pour se conformer au rythme et a la capacite de reflexion des paysans. – Mais tout en veillant a ce que le contenu des criteres s’adapte aux realites paysannes et leur donne la possibilite de concevoir un projet qui leur ressemble. ? PRUDENCE PAR RAPPORT AU RECOURS AU « DROIT DE VETO » ! A utiliser avec certaine moderation : Utile pour gerer les risques de bavure et s’assurer de la coherence et pertinence de projets selectionnes – Mais il faut faire attention pour gerer le « sentiment de se soumettre » vis-a-vis des responsables des OP Dans ce cas, il est fortement recommande de mettre noir sur blanc pour les paysans les informations sur les principes, les limites, les projets eligibles, les criteres non negociables : les membres du comite sont prealablement avertis et cela facilitera la justification du recours au droit de veto en cas de besoin. QUELLE STRATEGIE POUR VEILLER A L’IMPARTIALITE DANS LA PRISE DE DECISION ? Selon experiences PSA, il y a trois principes a respecter pour essayer de gerer l’impartialite : – Il faut fixer les baremes dans la notation et les criteres de selection – Il faut une bonne animation qui permet un debat ouvert et tres participatif – Il faut de temps en temps faire reference aux regles fixees ? UN NECESSAIRE ACCOMPAGNEMENT DES RESPONSABLES PAYSANS DANS L’ATTRIBUTION D’UN FONDS MAIS AUSSI DES OP DANS LA MAITRISE D’OUVRAGE ET D’? UVRE DES ACTIONS FINANCEES.

Prendre la decision d’allouer un fonds pour les responsables paysans, concevoir des actions, realiser les activites et en evaluer les resultats pour une OP, c’est a dire, etre actrice de son propre avenir et developpement, sont des elements relativement nouveaux pour les paysans et leur appropriation demande du temps et surtout un accompagnement et un conseil de proximite comme le demontre le travail des equipes du PSA aupres des OP. Demain les OPR et leurs elus vont evoluer dans un contexte compose des CSA et des FRDA, qui n’incluent pas en tant que tel cet accompagnement.

Or si l’on souhaite que les OPR et leurs membres puissent s’impliquer dans ces structures et par consequent dans l’orientation de politiques de developpement agricole en tant qu’acteurs incontournables, il faut reflechir aux appuis dont elles auront besoin. ———————– [1] Les organisations paysannes partenaires historiques de FERT et AFDI au niveau de chaque region d’intervention etaient integrees automatiquement, auxquelles ont ete ajoutees d’autres OP presentes dans la zone.

Par exemple, dans la region Vatovavy Fitovinany, 3 autres OP non partenaires historiques d’Afdi-Fert ont ete impliquees en plus de l’OP partenaire historique. ———————– MAITRISE D’OEUVRE MAITRISE D’OUVRAGE POUVOIR DE DECISION ? RESPONSABLES PAYSANS D’OPR. [pic] (Source : PSA TAFITA Menabe) ? Le PSA et les OP partenaires font connaissance. ? Les principes d’intervention du Programme sont communiques 1 ETAPE D’INFORMATION ET DE SENSIBILISATION. ? Elaboration des regles de fonctionnement du KM ? Elaboration des outils de travail : criteres de selection, systeme de notation. Determination des criteres de selection des membres du KM 2 ETAPE CONCEPTION ET ELABORATION DES OUTILS ET DU MODE DE FONCTIONNEMENT DU COMITE D’ATTRIBUTION SELON UNE DEMARCHE PARTICIPATIVE. 3 ETAPE MISE EN PLACE. Se charge du pretraitement des dossiers en vue de leur amelioration : verification de la pertinence des actions et de la coherence par rapports aux criteres. Comite preparatoire KMA Comite d’attribution KM Suivi de la mise en ? uvres des actions et met a la disposition de KM des elements de reflexion a tenir compte pour le prochain KM. Des exemples : Dans la Region Menabe l’equipe du PSA a eu beaucoup de mal a faire fonctionner le KMM. Il est certain que cet organe apporte une vraie plus value dans la gestion de fonds par les OP et renforce la maitrise d’? uvre. Cependant organiser des KMM exige beaucoup de temps, tant dans la preparation que dans la restitution des visites et la valorisation du travail d’analyse des paysans. L’equipe sur place a donc propose au KM une alternative : un tableau de synthese des avancees des actions, objet de debat et de controle, est presente regulierement en KM et des visites terrain sont organisees ponctuellement. Dans la region Vatovavy Fitovinany, l’equipe PSA a aussi rencontre des difficultes a faire fonctionner le KMM. En effet, il est complexe d’arriver a animer des reunions ou des descentes de suivi avec les membres du KMM qui ne suivent pas au quotidien (contrairement au PSA), les actions des OPR autres que la leur. De la meme maniere que pour la region Menabe, l’equipe PSA resume dans un tableau synthetique les avancees des actions et de leurs resultats a partir duquel sont amenes certains constats ou debats. De fait, la place et le role de l’equipe PSA est importante dans ce KMM. Dans la region Haute Matsiatra, une reunion trimestrielle de l’equipe PSA avec chaque OPR est organisee pour reflechir sur les blocages de la mise en ? uvre vecus par l’OPR. L’equipe PSA reprend alors les elements issus de ces rencontres pour animer le KMM. Des appuis d’accompagnement : Des renforcements de capacite : Cloture du projet. Suivi des rectifications des dossiers. Appui a la constitution des dossiers pour l’ouverture de compte bancaire. • Appui aux responsables action : appui a l’elaboration des outils de gestion = canevas de rapport financier et rapport d’activite.

Lancement de l’action. Formation en gestion prestataire – Cibles : Bureau et responsables d’action Animation des reunions KM. Accompagnement des OPRs pour le montage du dossier : des l’identification de l’action a la redaction et montage de dossier. Pretraitement du dossier en KM. Conception et elaboration du dossier d’action. Signature de la convention. Suivi de la mise en ? uvre. Deblocage de la premiere tranche. Ajustement de l’action et du budget. Attribution du dossier en KM. Affinage du dossier. Les constats suivants sont sortis a la suite de la mise en place des responsables d’action : Balancement du pouvoir au sein de l’OPR et meilleure collaboration interne : Dans la plupart des cas, le pouvoir est surtout centralise au niveau du bureau des organisations paysannes. La presence d’un responsable d’action a permis de deleguer a une autre personne une partie des responsabilites du bureau et implicitement une partie de son pouvoir. Comme quoi aussi le pouvoir de decision et le pouvoir d’execution est bien distinct, cela a facilite egalement le controle interne au niveau des OPRs. ? Formation de releve : L’organisation paysanne a pu former ainsi de nouveaux leaders.

Les responsables qui ont assure la gestion operationnelle des actions sont devenus des ressources humaines formees dont l’OPR dispose pour le developpement futur de son institution. ? Les membres sont devenus de plus en plus informes et plus impliques dans la mise en ? uvre des activites organisees au niveau de l’OP : la communication est facilitee par l’existence d’un responsable qui se preoccupe essentiellement d’une activite operationnelle bien precise, d’habitude le responsable d’action designee n’a pas trop d’engagement en charge et il est plus disponible pour se communiquer avec les membres. Rend le CA a etre beaucoup plus efficient : une fois la gestion operationnelle deleguee a une autre personne, il reste aux membres du CA de faire la supervision de la mise en ? uvre en parallele a leur autre preoccupation. [pic] Vatovavy Fitovinany : Regulierement les dernieres informations sur la mise en place et le fonctionnement des CSA puis des FRDA ont ete donne, ce qui a donne lieu a des questions et des debats de la part des membres du KM, en particulier sur leur positionnement en tant qu’aux OP par rapport a ces nouveaux outils. Ce type de debat a donne lieu a une action commune de communication a leurs membres de base sur les CSA.

Lors d’un KM (15 et 16 mai 2008), les membres ont eclairci les differences entre les parcelles d’experimentation, de demonstration et d’application afin que les OP puissent mieux definir le niveau de leurs actions et les objectifs qu’elles souhaitent atteindre avec la mise en place de chacun des types de parcelles. Menabe : Conclusions du KM Menabe sur l’enjeu des projets d’installation de vannettes entre les canaux secondaires et tertiaires du Dabara Le KM a pris une journee pour valider et reconstruire les 4 dossiers des Unions en septembre 2008.

Il a reflechi toute une matinee sur l’appui du PSA Tafita aux unions. Appui au Dabara par AFDI : – Les 10 ans d’appui d’AFDI ont consiste en un appui organisationnel et un renforcement de capacites des leaders paysans. – Cet appui n’est pas suffisant : 2 zones sont encore incapables de faire un bilan financier et une passation correcte entre un nouveau et un ancien bureau. Le KM a souligne les points faibles des unions et de la federation vaovao : – Pas assez d’appui technique, les 4 animateurs ne sont pas suffisants, la federation vaovao ne dispose d’aucun animateur. La circulation de l’information est tres mauvaise : aucune diffusion des prises de decisions, etc. Bilan au sein des unions : – Les unions presentent des lacunes dans la mise en ? uvre d’actions, en particulier dans le suivi et l’evaluation. – Il n’y a aucune confiance entre la base et les leaders. – Les unions et FMT ont beaucoup de mal a collecter les FE et donc d’entretenir les canaux correctement. Enjeux des projets vannettes : – Amorce pour faire redemarrer les activites des Unions et des FMT : o Recuperer la confiance des membres des FMT, o Collecter les frais d’entretien pour rehabiliter le reseau Eclaircir certains points entre les usagers de l’eau, la federation vaovao, la DRDR et la Region : o Definir precisement une prise pirate (pbk de la zone intermediaire) o Proposer clairement a la federation vaovao un systeme d’utilisation des frais d’entretien (pour l’instant la Region a demande que la totalite des FE reviennent a la Federation Vaovao). Objectif : FMT, Union et Federation s’organisent et financent rehabilitation et entretien du canal a leur niveau respectif. Strategie des projets : – Favoriser la construction de vannettes et faire un peu de rehabilitation Animer des emissions radio : avancement des projets, diffusion des prises de decisions de la fede vaovao, sensibilisation pour le respect des ouvrages. – Responsabilisation des membres des CA et des bureaux de FMT dans les projets (construction, suivi des activites, entretien). Des exemples : Dans les trois regions, les equipe du PSA ont outille le KM pour l’aider a mieux s’organiser dans l’accomplissement de ses taches : le canevas de PV pour le compte rendu des reunions KM, un model d’analyse de budget, la grille de notation… Pour Menabe : L’appui pour le montage de dossier se fait a la demande.

Un fort appui a ete fait aux OP et a leurs techniciens pour renforcer le role des membres des CA et l’animation des reunions. Cela a permis aux paysans de discuter sur des points precis comme les resultats ou les difficultes rencontrees dans la mise en ? uvre des activites de l’OP et donc de prendre des decisions. Pour Haute Matsiatra : Deux OPRs ont beneficie d’un accompagnement au cours de la mise en ? uvre qui s’est focalise notamment sur un aspect socio-organisationnel : appui aux organisations paysannes a mieux definir sa raison d’etre et amender son statut. Comite de suivi KMM