Analyse alstom transport

Analyse alstom transport

Rediger une note de synthese pour presenter le diagnostic et proposer les solutions envisageables pour repondre aux dysfonctionnements. |Elements |Contenu | |Mentions obligatoires | | |Emetteur |Entreprise, assistant(e) de gestion | Destinataire directrice generale | |Lieu et date |Paris, | |Type de document |Note de synthese | |Objet |Dysfonctionnements du service administratif | Corps de la note d’information | |Introduction |Rappel de la demande  | | |Mise en contexte : problemes d’organisation et de communication dans le service administratif et commercial | | |Annonce de plan | Developpement | |PARTIE 1. Analyse des problemes existants |Dysfonctionnements divers : mauvaise communication entre les assistants et le service commercial, perte de temps| | |dans les deplacements entre les differents bureaux, materiel en panne, organisation du travail non optimisee en | | |raison d’un manque de coordination, pas de procedures…. | PARTIE 2 : Proposition de solutions |Ameliorer la communication et l’organisation : | | |Prevoir des reunions hebdomadaires entre la direction et les assistantes et le service commercial (pour la | | |partie commerciale : relance clients…) | | |Mettre au point les plannings de travail, les priorites a respecter, la gestion

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des projets. | |Prevoir une repartition des taches plus precise avec des definitions de postes | | |Uniformiser supports de communication | | |Mettre en place de procedures : | |Gerer les reclamations : urgent pour eviter la perte de temps  (aujourd’hui, les commerciaux transmettent les | | |reclamations avec parfois 10 jours de retard) | | |Uniformiser les courriers et prevoir des consignes precises pour leur redaction | | |Organiser la gestion des fournitures de bureau pour eviter les imprimes mal remplis et les ruptures de stock | |Prevoir une maintenance du materiel | |Conclusion  |Proposer tres rapidement une reunion generale pour proposer les solutions envisagees et discuter des conditions | | |de leur mise en ? uvre. | | |Rester a disposition pour tout complement d’informations. |