C. L’établissement du diagramme de circulation : Le diagramme du circulation ou flow chart est dynamique et permet de représenter la circulation des documents entre les différentes fonctions et centres de responsabilité, d’indiquer leur origine et leur destination et donc de donner une vision complète du cheminement des informations et de leurs supports. Présentation et avantages : C’est un document figuratif, donc facile à lire et à comprendre. Chaque opération est matérialisée par un symbole différent création de document, duplication, comparaison, archivage…. circulation des documents est indiquée par des flèches qui traversent les entités C’est un document Io types à propos de ch qui les envoie ? où ar C’est un outil d’auto- ors Sni* to View ser des questions n d’exemplaires ? permet de s’assurer que l’on a bien compris les explications fournies. Le diagramme de circulation est une prime à l’imagination car il permet à l’auditeur averti d’imaginer des solutions meilleures, des circuits plus efficaces, des contrôles plus simples ou plus complets. Mise en œuvre : La technique du diagramme va être utilisée pour tester ‘application d’une procédure.
Ce sera donc au départ un audit de conformité pour s’assurer que la procédure examinée est correcte. C’est aussi un audit
Les informations recueillies pour dessiner le diagramme le sont auprès de toutes les sources possibles : documentation, narration, interviews, organigrammes, etc. elles sont validées dès que possible. Dans l’exécution du diagramme, l’auditeur prend un certain nombre de précautions : Eviter les détails excessifs qui risquent de générer un diagramme trop complexe et des confusions Veiller à ce que tout document ait un point final d’aboutissement. Éviter les diagonales : ne dessiner que les lignes de circulation horizontales ou verticales
Limiter à l’indispensable les notes complémentaires qui doivent rester l’exception. L’exactitude et l’exhaustivité du flow chart sont validées par des discussions avec les audités. Les symboles utilisés peuvent être extrêmement variés : les informaticiens, les analystes, les organisateurs utilisent les mêmes : mais en général, l’auditeur n’a pas besoin d’une telle variéte. Symbole usuels S mbole de circulation ent plusieurs exemplaires (Ici 3 exemplaires) documents OUI NON Opération manuelle Traitement informatique Archivage définitif Comparaison entre deux Archivage provisoire Procédure alternative
Point terminal d’un diagramme Exemple de processus Achat/fournisseurs : 24 tâches élémentaires . Expression du besoin Demande d’achat 3. Etablissement de la commande 4. Autorisation de la commande . Envoi de la commande 6. Reception de la marchandise 7. Comparaison commande/Facture 8. Comparaison bon de réception/Facture Imputation comptable 10. Vérification de l’imputation 11. Bon à payer 12. Inscription au journal des achats 13. Inscription au compte fournisseur 14. Rapprochement relevé fournisseur/compte 1 S. Rapprochement balance fournisseur/compte collectif 16. Centralisation achats
