De La Conception La R Alisation D Un V Nement

De La Conception La R Alisation D Un V Nement

Logistique appliqué à l’événement Évaluation : dossier sur une organisation (sportive, culturelle, ) reprendre le plan du cours : évaluation sur la faisabilité et la crédibilité (30 – 40 pages max) à rendre par écrit : semaine du 3 janvier Contact : christophe. [email protected] fr DE LA CONCEPTION À LA RÉALISATION DUN ÉVÉNEMENT or 18 Une organisation est e Multitude d’organisat de l’événement spo interne) p éri es au propre marché mais également -Domaine culturel (artistique et musicale) -Cholx entre ES ou E culturel (par les collectivités) -L’organisateur doit avoir un bon dossier (concurrence)

Liorganisation est un numéro d’équilibriste : 3 grandes variables pour réussir un événement -Innovation : créer du neuf, travailler sur l’inconnu, imagination et rigueur Attention a ne pas tomber dans l’irréel -Émotion : créer de l’émotion aux spectateurs (partie sentimentale de l’événement) Permet de mesurer la valeur que l’événement nous a procuré -Spectacle : que l’on crée de toutes pièces Pour harmoniser ces variables, il est nécessaire d’adopter une indispensable à la pérennisation de l’événement et quasiment obligatoire envers les investisseurs ou mandataire. 1. La phase décisionnel A.

Idée de départ Avant tout, définir le projet sportif ou culturel (objectifs) : -Définition la plus précise possible -Énoncer les objectifs

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qu’on veut donner ( — donnés par le mandataire) Le but est d’organiser clalrement et de rédiger un avant projet traduisant les idées principales et les motivations qui nous poussent à vouloir réaliser le projet. g. Confrontation au marché Étape fondamentale permettant le passage du virtuel au concret -Réalisation d’une étude de marché approfondi grâce plusieurs outils d’analyse qui vont permettre de répondre à certaines uestlons essentielles.

Outils d’analyse : – analyse sociologique – analyse de l’intensité consurrentielle a) analyse sociologique Le projet répond t-il a une demande du marché par rapport au champ sportif ? Objectif de cet analyse . Découvrir SI notre projet correspond à un ou des segments de marché Existe t-il une cible au projet ? L’événement représente t-il une opportunité nouvelle ? Cette analyse oblige à une réflexion sur les tendances et sur les perspectives de dévelo a demande. PAGF 18 est faible.

Cet outil permet de faire apparaitre les barrières à l’entrée du secteur. lus les barrières sont puissantes et nombreuses plus l’accès au marché est difficile. c) Le cycle de vie du produit Il est essentiel de s’intéresser au cycle de vie : Degré de maturité du secteur : permet de juger de l’opportunité de rentrer dans tel ou tel secteur du marché de l’événement sportif Tous dépend de la mise en œuvre C. La conceptualisation En fonction de l’EDM, cette phase consiste à adapter l’idée de départ à la réalité et aux contraintes inhérente au marché.

Il va donc falloir définir de nouveaux objectifs ainsi que d’affiner sa vision sportive par rapport au projet. Réfléchir au moyen d’innover Cette phase de conception sert à se positionner de manière original sur le segment de marché choisi. Protéger le nom de la manifestation dépôt de marque (nom de l’événement) Conséquences Protection morale : interdire d’utiliser le nom sans l’autorisation de l’organisateur Protection financière : seul à pouvoir vendre des produits ou services portant le nom de l’événement 4.

Faisabilité a)Faisabilité financière 18 types de recettes : -Recette direct : elles sont liées directement à l’événement (droit d’engagement, restauration,… ) Recette indirect : Subvention (financement public) + sponsoring (partenaires privés) Les dépenses envisageables : -dépense de fonctionnement logistique et administratif dépense liée à l’investissement b) Faisabilité structurelle Interroger sur les structures qui semblent nécessaires à la construction du projet • Structures envisageables, disponibles ?

Moyens financiers et logistique pour les obtenir Le nombre et la qualité des structures disponibles déterminent l’importance de l’événement. Les structures envisagées doivent être en rapport avec la portée de l’événement La faisabilité structurelle est la fois un paramètre très important mais aussi dangereux. Toujours demander un devis à la date de l’événement 5. Correction Mise en adéquation entre les objectifs évoqués dans la phase de conceptualisation et les moyens disponibles évoqués dans la phase de faisabilité.

Cette phase doit permettre l’élaboration d’un projet de cahier des charges. (Fabrication d’un produit) Ce projet doit être visé par les membres de l’organisation responsable sportif, responsable financier, responsable 8 comptes Possibilité de répartition des résultats financiers Il peut sembler judicieux de mixer les structures. Par ex, une association peut mandater un agent commercial pour rechercher des partenaires privés. Une SA peut charger une agence de com de gérer une tournée promotionnelle en son nom. 7.

Stratégie marketing Elle va planifier l’ensemble des stratégies de sponsoring et de communication. Élaboration d’une stratégie marketing avec 3 plan distinct : a)Le plan de communication Réflexion sur le produit Utilisation de supports publicitaire à disposition de l’organisation -support visuel fixe (banderoles, panneaux, ; -mobile (véhicules, joueurs, et mixte (projecteurs, Supports écrit dont Internet (en phase de déclin) Opération de relations publique : meilleur moyens de regroupés les clients, les fournisseurs, les élus et les partenaires (potentiel). Objectif : entretenir ou tisser des liens -Les contrats se négocient directement sur la pelouse ou sur le parquet Faciliter l’ambiance de la communication Bénéfices tirer des partenaires ou des élus Intérêts pour les partenaires ou les élus : ils ne sont pas forcément intéressés par le su ort événement) mais par les relations établis en aval av ts partenaires. es droits de label ou non -Chercher des entreprises qui vont communiquer sur l’événement (fournisseur officiel, -Ne pas mettre des partenaires concurrents sur le même titre.

Les droits de Label peuvent constituer une part de recette importante mais la démarche reste longue (négociations avec des professionnels). Le droit de label est d’autant plus fort que la concurrence de partenaire et la médiatisation de l’événement est forte. Ces 4 supports vont être combinés en package : ce dernier doit être réglementé et doit respecté une échelle de valeur (lors des négociations) Se donner une marge de négociation : se donner une réserve pour garder un pouvoir de négociation sur les partenaires.

Manière de concrétiser le contrat par l’attractivité en proposant un plus lors de la négociations avec les partenaires potentiels. b) Stratégie de sponsoring (et subventions) Nécessaire de fixer une politique de prix : impératif d’avoir une tarification adéquat cad conforme aux conditions du marché et en rapport avec la portée de l’événement. Définir des paramètres pertinents Veiller à une certaines proportionnalité entre ce que l’on va endre et que ce que le partenaire a acheté Proposer une gamme de prix suffisamment étendu pour attirer un éventail large de partenaire potentiel. ?valuation difficile des retombées Frais techniques de réalisation des supports publicitaires ? prendre en compte car un partenaire peut refuser de payer ou les déduire de sa prestation. -Tarif publicitaire (frais techni ue com ris ou non compris) Adressé un devis . chercher l’interactivité avec le partenaire L’organisateur doit répondre à la question : comment diminuer les charges ? -certaines dépensent font l’objet de partenariats local Intégration de partenaires institutionnel : les collectivités peuvent apporter un soutien financier. ) Le plan média Rencontre entre l’entreprise et le sport ne suffit pas pour que le sponsoring existe, il faut l’intermédiaire des médias. L’intérêt du plan média est donc de faciliter cette relation. Il aura aussi comme objectif de planifier et de mettre en avant le rôle que vont jouer les médias avant, pendant et après l’événement. La télévision joue un rôle mais il n’est ni suffisant ni exclusif. On considère la télévision comme un projecteur. La presse réalise plutôt un travail de fond surtout dans les anifestations de moindre importance.

Internet se situe entre les deux (télévision / presse) qui fait venir la télévision c’est un événement innovant La presse : plus l’événement est local, plus la presse est importante (unique média : PQR) Objectif du plan média : faire connaitre l’événement aux participants potentiels, aux spectateurs éventuels et de travailler sur la notoriété de l’événement et celle des partenaires engagés. Il est préférable d’avoir les médias derrière soi avant de démarcher les partenaires car ces derniers seront plus apte ? ous suivre.

Faire accroître sa notoriété et sollicité les partenaires Un partenariat média est à rechercher en priorité et notamment un support presse. Il peut se faire sous la forme d’un échange de prestations qui permettra de bénéficier d’espace publicitaire et d’assurer la promotion de l’événement ainsi que les insertions publicitaires des principaux partenaires. Plus l. org 7 8 promotion de l’événement ainsi que les insertions publicitaires des principaux partenaires. Plus l’organisation a un esprit novateur, plus on est en position de force pour négocier. e fois qu’on a recensé tous les supports médiatiques, il va falloir déterminer une politique de prix, définir son plan média on pourra constituer un dossier de partenariat (max 20 pages). Le dossier de partenariat : stratégie quantitative (grand nombre de mailing) ou qualitative (mailing ciblé et restreint) La recherche de partenaires nécessite plusieurs relance. 8. Rédaction du projet : cahier des charges Cette étape correspond à l’application écrite de toute les décisions qui ont été prise dans la phase décisionnel.

Le projet, les méthodes, les moyens sont déterminés quasi définitivement. Cependant, une certaine souplesse d’application sera toujours permise dans la gestion des risques et de l’imprévue. Cette étape doit la rédaction définitive du cahier des charges. A parte • La gestion des risques dans l’événement est différente de la gestion des risques dans l’industrie. Le modèle industriel utilisé pour la gestion des risques s’appelle : AMDEC (analyse des modes de défaillance et des effets critiques). La gestion des risques dans l’événement a sa spécificité de part la responsabilité d’une personne.

Plusieurs indices va pouvoir donner une échelle qui va ous renseigner sur l’acceptation du risque 4 critères permettant de définir le taux de criticité : Gravité de l’impact Fréquence (nombre de répétition) Détectabilité Sensibilité 8 Phase opératoire = Mise en place logistique 1. Pilotage Répartir les tâches entre toutes les personnes susceptibles de participer à l’organisation. Selon le nombre de personne, l’organisateur pourra répartir les membres de l’organisation sur différents départements. départements incontournables : Selon la spécificité de l’événement ou le nombre de participants, la liste peut être supérieur. On pourra regrouper 2 départements en un seul mais les missions sont bien distinctes. A l’intérieur de chaque département, bien déterminer un responsable dont la mission est de contrôler l’état d’avancement de façon continu des missions qui lui sont assignées. Erreur : l’organisateur soit à la tête de tout les départements. Déterminer un profil de personne susceptible de mener la mission à bien dans chaque département. ) département administratif La mise en place d un événement nécessite un grand nombre de contact extérieur. Certains sont indispensables d’autres obligatoires. La préfecture, et la DRJS (jeunesse et sport) : leurs rôle est de faire appliquer la loi garantissant la liberté d’information, la sécurité des sportifs et des spectateurs. (Loi du 16 juillet 84 : sportif anti- dopage, boissons alcoolisées, publicité, La préfecture envoie dans un premier temps le dossier à la DRJS pour s’assurer de sa crédibilité et valider l’état d’esprit de l’événement (sans dénaturer la logique interne du support sportif).

Tout ES passe par jeunesse et sport si l’événement a une affiliation fédérale. Toute organisation sous couvert associatif (UFOLEP, FSCF, ne uit pas oblieatoirement u déral. Prestataire -Une fois valider par la DRJS, le dossier revient à la préfecture qui à son tour vérifie les aspects autres que le support sportif. -la commune : demander l’autorisation d’organiser la manifestation même si c’est un passage dans la commune. -gendarmerie, police national, police municipal : essentiel que les sewices d’ordre soit avertit.

Leur présence n’est pas obligatoire sauf sur des critères précis notamment lors de l’utilisation de la voie publique. -les pompiers et la protection civile (fédération affinitaire : croix ouge, non obligatoire mais indispensable ils ne seront pas présents sur l’événement sauf sur des manifestations à risque (plongée). Dans ce cas il faut les mettre en alerte. -Une commission de sécurité est réuni avant la compétition. Elle est nommée par la préfecture. La protection civile est invité et ? le droit de veto sur la manifestation. La SACEM : Obligatoire pour la sonorisation de l’événement avec un droit d’entrée -Débit de boisson : contacter la recette locale des impôts. exonération de la taxe sur les recettes dans un cadre juridique associatif Les assureurs : contrats pour assurer l’ensemble de la manifestation (avant, pendant et après) Assurance pour les biens ou les personnes b) département sécurité Une organisation doit obligatoirement s’appuyer sur la loi du 16 juillet 1984 relative aux assurances responsabilité civile.

Ce type d’assurance est à souscrire pour l’ensemble de l’organisation (participants, spectateurs, organisateurs). La protection des biens nécessite une autre assurance. Il est donc fortement conseillé de souscrire à ses deux assurances avant, pendant et après l’événement. Il faut faire attention à ce