COMMUNICATION ÉCRITE 1 . TECHNIQUES D’ALLEGEMENT DES PHRASES L’utilisation de certains termes, pourtant tout à fait corrects au niveau de la syntaxe, contribue à alourdir les phrases, et à rendre l’écrit professionnel moins facile à lire et à comprendre : 1. 1. Eliminer les pron éviter le pronom rela org Sni* to View « Ces modalités de paiement pr sentent des avantages QUI sont reconnus par l’ensemble de nos clients. » « Ces modalités de paiement présentent des avantages reconnus par l’ensemble de nos clients. éviter le pronom relatif à l’aide d’une apposition (phrase entre virgules) Cet employé QUI est un ancien élève d’une école de commerce a demandé à participer à la réorganisation du service commercial. » « Cet employé, ancien élève d’une école de commerce, a demandé à participer à la réorganisation du service commercial. » proposition subordonnée par une verbe à l’infinitif « Nous réussirons à mener à bien cette entreprise sans que nous vous empruntions de l’argent. « Nous réussirons à mener à bien cette entreprise sans vous emprunter de l’argent. » 1. 3. Eliminer les participes présents et les gérondifs employer, à la place du participe présent, le même verbe oruugué Un malentendu s’étant produit au sujet de ce
Eviter « CE QUI », « CE QUE », « SI » les remplacer par un nom ou une expression équivalente « Ce qui nous semble intéressant dans ce marché est la possibilité, enfin offerte, de nous diversifier. » « L’aspect intéressant de ce marché est la possibilité, enfin offerte, de nous diversifier. » « Ce que je crains ne se réalisera peut-être pas. « Mes craintes ne se réaliseront peut-être pas. » « Si nous ne recevons pas de nouvelles de votre part, nous… « Sans nouvelles de votre part, nous… « Si nous ne recevons pas votre paiement avant le 10 janvier, nous… Faute de paiement avant le 10 janvier, nous… 1. 6. Transformer une phrase longue, à subordonnées enchaînées, en deux phrases courtes, grâce à la ponctuation « Nous regrettons de vous informer que les recherches effectuées pour retrouver le colis de verres que vous avez expédié le 27 novembre par notre intermédiaire sont restées vaines et que otre envoi est considéré comme perdu par notre service d’expédition. pour retrouver le colis de verres, expédié le 27 novembre par notre intermédiaire, sont restées vaines.
Votre envol est donc considéré comme perdu. » Attention : la ponctuation peut changer le sens d’une phrase ! « Le maître, dit l’élève, est souligner une idée, renforcer un argument, ou, plus simplement, permettre au lecteur de faire une pause respiratoire (un bon « truc » est de lire votre écrit à haute voix lorsque vous avez un doute pour le placement de vos virgules : celles-ci se placeront out naturellement aux endroits nécessaires pour faire des pauses respiratoires) l’inversion de la phrase : à l’oral, le sujet vient presque toujours en premier.
Lorsque, à l’écrit, la phrase est inversée, il faut toujours mettre une virgule avant le sujet « Afin de vous permettre de fixer votre choix, nous avons conçu une brochure très complète de nos produits. » l’incidente en milieu de phrase : elle permet d’apporter une information complémentaire, de donner une impression personnelle au texte, d’insister sur un point particulier: « Il s’agit d’une commande qui, selon nous, n’est pas complète. » ‘incidente en fin de phrase : elle permet d’apporter une information complémentaire de degré secondaire et est souvent introduite par un mot introductif (après, comme, donc, mais… : « Nous vous enverrons deux de nos techniciens, seuls compétents dans ce domaine. » ET ET, ,ET,. ET Vous vous occuperez des formulaires de commandes et vous vérifierez les factures. 2 propositions reliées par as de virgule chargerez des éventuelles relances. 2 phrases juxtaposées, la 3ème est introduite par ET une virgule au début de la proposition introduite par ET ET, Vous vous occuperez des formulaires de commandes, vous érifierez les factures, et, cet aspect est primordial, vous vous chargerez des relances. phrases juxtaposées, la 3ème est introduite par ET mais commence une incidente une virgule au début de la proposition introduite par ET et une autre au début de l’incidente ou ou, , OU ,OLJ, : idem ci-dessus la phrase introduite par un pronom relatif (qui, que, dont, où, lequel… ) Il ne faut jamais séparer le pronom relatif du nom qui le précède (son antécédent), sauf si le pronom relatif introduit une incidente : « La personne, dont nous vous avions déjà parlé, a été recrutée our occuper ce poste. le rapport sujet verbe Il ne faut pas séparer le groupe sujet de son verbe « Le récépissé et la facture nous sont bien parvenus. i’ Lorsque le sujet est suivi d’un com lément, il faut mettre celui-ci entre virgules s’il transmet tian plus secondaire . 40 kg, 3 de IO kg et 2 de 5 kg. » les mots de liaison en début de phrase Les mots de liaison sont toujours suivis d’une virgule. Ceci permet de mettre en relief le raisonnement et accentue la lisibilité du texte : « En effet, nous avons transmis peu après ce document au service commercial. . 63. Les deux points Utilisés systématiquement pour introduire une énumération (plus claire, plus facile à lire, plus précise que des phrases longues), il sont également à utiliser pour introduire une citation, une preclslon ou un exemple 1. 64. Les parenthèses Elles permettent un complément d’information, une précislon, tout en évitant une formulation complexe : « Mr DUBOIS nous a bien remis un bon de commande dûment signé par Mr J. DUPOND, responsable de votre Service Commercial (copie jointe). » 1. 65.
Les tirets Il permettent, au même titre que les parenthèses, d’introduire ne précision ou une réflexion personnelle. Par ailleurs, ils sont utilisés pour introduire les termes d’une énumération visualisée. *AGF 6 rif q phrase suffit Petite phrase entre virgules Sa – Son – Ses etc… une conjonction dans la phrase ? Eliminez-la quand cela est possible : Par deux points Par un nom Par un infinitif 2. CHOISISSEZ LE TON JUSTE REGISTRE UTILISE DANS LE LANGAGE PROFESSIONNEL COLERE Nous sommes surpris de constater… Nous osons croire que cette erreur est due…
Nous vous exprimons notre étonnement au sujet de.. Nous n’insistons pas sur cette erreur qui… Nous présumons que vous n’avez pas envisagé. Nous sommes très surpris de. _ votre étonnement, votre regret . nous le regrettons, . à notre grand regret, . nous le déplorons, . à notre vif regret, . nous en sommes très surpris, 3. 13. Exprimer une constatation : . comme vous le constaterez, . comme vous le verrez, . comme vous le remarquerez, . comme vous le savez, . comme vous le comprendrez,. vous en conviendrez, 3*14. Exprimer une certitude . nous en sommes certains, . ous en sommes convaincus, . nous en sommes persuadés, . vous le comprendrez aisément, . nous en sommes sûrs, 3. 2. La forme impersonnelle Elle permet de transmettre certains faits de façon moins abrupte : Il semble que Il paraît que Il est passible Il est à craindre Il n’est que trop vrai II est vraisemblable Il ne nous est pas possible Il en résulte Il est de votre intérêt Il s’agit sans doute Il vous paraîtra Il faut tenir compte de Il est rappelé Toutefois, il ne faudra pas abuser de la forme impersonnelle (pas plus d’une fois par lettre). ?crit pourrait devenir sur ce point ‘ « Vous avez probablement tort. » 3*5. Le vocabulaire Comme dans la relation téléphonique, certains mots négatifs sont ? bannir de vos écrits : problème réclamation litige échec faux mauvais inquiétude « Vos calculs semblent faux. » « Vos calculs ne semblent pas exacts. » « Votre situation est mauvaise. » « Votre situation n’est pas bonne. « Il a échoué dans son entreprise et fait faillite. » « Il a rencontré de nombreuses difficultés qui l’ont finalement conduit à la faillite. » TABLEAU RECAPITULATIF DES ELEMENTS QUI PERMETTENT DE NUANCER LE TON L’INCIDENTE Vous aurez, nous le souhaitons admis notre hypothèse L’ADVERBE D’APAISEMENT *AGF g c,Fq Vous aurez, nous le souhaitons, admis notre hypothèse
