Contrôle interne 1. Définition du contrôle interne : Le contrôle Interne peut être définit comme l’ensemble des sécurités contribuant à la maitrise de l’entreprise. Son objectif est double assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information , assurer la conformité par rapport aux lois et aux règlements ; et également d’assurer l’application des instructions de la direction en vue d’améliorer les performances de l’entreprise.
Le contrôle interne se matérialise par la mise en place de méthodes, de règles Le contrôle interne e or 10 comptabilité et de sa le:-: • Sni* to s’assurer que : tous les faits doivent complète ; de l’entreprise. au de la ermettre de mptabilité doit être la comptabilité est conforme aux règles et principes comptables. Le contrôle interne est caractérisé par l’existence au sein d’une entité d’un système d’organisation avec des personnes chargées de sa mise en œuvre.
Ce dispositif doit prévoir : une organisation comportant une définition claire des responsabilités qui dispose des ressources et des compétences adéquats et s’appuyant sur des procédures, des systèmes d’information, des outils et des pratiques appropriés ; a diffusion en interne d’informations pertinentes, fiables, dont la connaissance permet à chacun d’exercer ses responsabilités ; un système visant
Le Cl concourt à la réalisation d’un objectif général que l’on peut décliner en objectifs particuliers,’ L’objectif général c’est la réalisation des missions assignées. Pour atteindre cet objectif général, on assigne au Cl quatre objectifs permanents. Sécurité des actifs; Un bon système de Cl doit viser à préserver le patrimoine de l’entité,’ Il concerne non seulement les actifs immobillsés de l’entité, les stocks, les actifs immatéri 10 l’entité; Il concerne non seulement les actifs immobilisés de l’entité, les stocks, les actifs immatériels, mais également: ?? Les hommes (sécurité, risque social); •L’image de l’entité qui peut se trouver détruite par une mauvaise maîtrise des opérations; •La technologie et les informations confidentielles de l’entité.
Qualité des informations; L’image de l’entité se reflète dans les informations qu’elle donne ? l’extérieur et qui concernent ses activités et ses performances; Le contrôle interne doit permettre à la chaine des informations d’être fiables et vérifiables exhaustives, pertinentes et disponibles. Des informations fiables et vérifiables: Tout système de Cl doit alors comporter un système de preuve ans lequel n’existe ni garantie ni justification possible Exemple : La boîte noire des avions répond à cette précaution et est un élément important du CI mis en place pour la vérification des informations. D Des informations exhaustives: Les informations doivent non seulement être exactes mais également complètes; Le système de Cl doit garantir la qualité des enregistrements des données de base à la source,’ Il doit faire en sorte que tous les éléments soient pris en compte dans la chaîne des traitements.
Des informations pertinentes : L’information doit être adaptée au but poursuivi, sinon elle est uperflue; L’abondance des données empêche de s’y retrouver et n’améliore donc pas la connaissance. Des informations disponibles: Le Cl doit garantir que les informations soient Le Cl doit garantir que les Informations soient produites et diffusées en temps opportun , Il doit faciliter raccès aux informatlons. Respect des lois et règlements ; Le Cl doit permettre d’éviter que les audits de conformité ne révèlent des failles ou des erreurs ou des insuffisances dues ? l’absence de respect des textes législatifs et réglementaires; Les causes sont multiples: mauvaise communication, défaut de upervision, confusion des tâches, etc. Optimisation des ressources.
Il s’agit de l’utilisation économique et efficiente des ressources : Est-ce que les moyens dont dispose l’entité sont utilisés de façon optimale? A-t-elle les moyens de sa politique? Le système de management des risques de l’organisation est — il efficace? Ces quatre objectifs constituent la toile de fond sur laquelle chacun inscrira son activité du haut en bas de la hiérarchie. L’organisation d’un dispositif de Cl doit se concevoir et s’organiser d’un double point de vue: Le Cl de l’entité : règles qui gouvernent une organisation pour ermettre au Cl de s’implanter et de prospérer ; Le Cl de l’activité • Comment chacun va s’organiser pour gérer au mieux ses activités? 3. es principes du contrôle interne : Le contrôle interne, pour être efficace, doit répondre à certains principes clés tels que : Une culture de contrôle : Il incombe au Conseil d’administration et à la Direction Générale de souligner, dans les termes utilisés et les actions entreprises, l’importance du contrôle 0 Générale de souligner, dans les termes utilisés et les actions entreprises, l’importance du contrôle Interne; cela passe otamment par les valeurs éthiques mises en avant par la Direction dans son comportement professionnel, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation. Les termes, actes et attitudes de ces deux instances affectent l’intégrité, l’éthique et les autres aspects de la culture de contrôle d’un établissement.
Si l’existence d’une forte culture de contrôle interne ne garantit pas à une organisation d’atteindre ses objectifs, son absence augmente les risques d’erreurs non décelées ou d’irrégularités. la ségrégation des tâches qui consiste à assigner à différentes ersonnes la responsabilité de tâches dun même flux qui pourraient entraîner des erreurs ou encourager des comportements malhonnêtes si elles étaient effectuées par un seul employé. Prenons l’exemple d’un employé recevant une facture à payer, ce dernier ne peut pas émettre l’ordre de paiement ni procéder au paiement L’approbation collégiale qui consiste à faire approuver une opération par plusieurs personnes différentes, répartissant ainsi la responsabilité sur plusieurs personnes.
C’est le cas du comité de crédlt composé de plusieurs membres prenant une décision ollégiale. Vérifications croisées qui peuvent se faire par l’audit interne ou par tout autre employé. Consiste en la vérification du travail d’un employé par un autre employé. Par exemple, le chef caissier peut procéder au recomptage de la caisse après le ca PAGF s 0 autre employé. Par exemple, le chef caissier peut procéder au recomptage de la caisse après le caissier afin de s’assurer que la procédure de contrôle interne à bien été respectée. Autorisations, délégations et pouvoirs qui consistent à répartir au niveau adéquat les pouvoirs de décision.
Par exemple, une pération de décaissement au guichet demandera plusieurs signatures selon le montant décaissé. Plus le montant sera élevé et plus l’autorisation de la transaction devra être faite une personne haut placée dans la hiérarchie. Le manuel de procédures est un des éléments du cadre de référence interne du SFD. Les procédures doivent être segmentées pour plus de clarté avec un système de référence et d’index qul permettent une navigation plus fluide et facilite la recherche des utilisateurs. Chaque procédure peut reprendre les informations clés, comme la section, le sujet, la date de rédaction, la référence, ‘approbation, etc.
Le contenu est libre et doit être adapté au sujet de la procédure. Il peut être purement directif pour des opérations simples comme la procédure de fin de journée pour les caisses avec 2 ou 3 étapes clés simples à effectuer, ou plus qualitatif comme une procédure de décision d’octroi de crédit ou de montage d’un dossier de demande de crédit. Les procédures doivent être accessibles à tous les employés (siège, union/faitière, caisses, et tout autres points de seNice) et bénévoles (comme les membres du Conseil) afin qu’elles soient respectées à tous les niveaux de l’entité. La dif 6 0 membres du Conseil) afin qu’elles soient respectées à tous les niveaux de l’entité.
La diffusion peut se faire informatiquement (par réseau intranet ou par email) et physiquement (impression et distribution aux personnes) afin de garantir l’accès permanent et sans restriction à tous. la prévention et détection de la fraude. En effet, dans le cadre des SFD, le risque de fraude est important du fait même de la présence d’argent physique en grande quantité et du nombre importants de petites transactions non significatives. l’incidence des systèmes d’information sur le dispositif de ontrôle interne. Evaluation du contrôle interne qui consiste en une évaluation de l’efficacité et de l’efficience du contrôle interne, i. e. avolr s’il est toujours adapté à la structure et à l’activité du SFD et si les procédures de contrôle interne sont bien connues, appliquées et respectées par l’ensemble des employés. Du personnel compétent et en nombre suffisant afin de prendre des décisions dans le cadre de la politique fixée et sur base de pouvoirs délégués, et afin d’exécuter les décisions prises. Ces tâches sont effectuées sur base d’une description détaillée fixée ar la Direction et dans le cadre d’un organigramme des fonctions arrêté par elle. L’organigramme retient pour les différents services ou départements leur structure et les liens hiérarchiques et fonctionnels entre eux et avec la Direction.
La description des tâches à remplir par les exécutants explique la fonction, les pouvoirs et la responsabilité de c 7 0 pouvoirs et la responsabilité de chaque exécutant. La documentation des opérations : Tout processus qui crée un engagement dans le chef de l’établissement ainsl que les décisions y relatives doivent être documentés. La documentation oit être tenue à jour et conservée par l’établissement conformément à la loi. Elle doit être organisée de telle manière qu’elle puisse être aisément consultée par un tiers autorisé. Principes généraux du contrôle interne : Le contrôle interne doit respecter des procédures bien spécifiques afin d’atteindre les objectifs fixés.
Il s’agit notamment de la comparaison des données internes avec des sources externes d’information (le relevé de facture et les comptes d’un des fournisseurs), de la tenue régulière d’une comptabilité respectant les règles juridiques et comptables, de l’établissement t l’approbation des états de rapprochement bancaire, le contrôle des pièces comptables justificatives, l’inventaire physique des immobilisations et des stocks.. Le contrôle interne est un document écrit, et informatisé qui est transmis à la direction. Il est mis à disposition de toute personne qui exprlme le besoin de le consulter et qui en justifie de ce besoin. Le vocabulaire utilisait dans le rapport sur le contrôle interne doit être simple, claire et accessible à toute personne. Le contrôle interne doit faire l’objet régulièrement d’une mise ? jour si l’entreprise évolue constamment.
Cependant pour évaluer un «bon s 0 régulièrement d’une mise à jour si l’entreprise évolue constamment. Cependant pour évaluer un «bon système» de contrôle interne en comptabilité, il convient de s’appuyer sur des principes tels que : 1 Le principe d’organisation et séparation de fonctions : Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire que l’entreprise possède certaines caractéristiques ; l’organisation doit être – adaptable, – adapté et adaptable – vérifiable, – Formalisée. Notons par la suite qu’elle doit comporter une séparation convenable des fonctions. L’organisation doit être établie sous la responsabilité du chef de l’entreprise.
Cette responsabilité consiste à fixer les objectifs, définir les responsabilités des hommes (organigramme), déterminer le choix et l’étendue des moyens à mettre en oeuvre. La règle de séparation des fonctions a pour objectif d’éviter que dans l’exercice d’une activité de l’entreprise, un même agent cumule – les fonctions de décisions (ou opérationnelles) ; les fonctions de détention matérielle des valeurs et des biens ; les fonctions d’enregistrement (saisie et traitement de l’information) a Fonction de contrôle Il est clair qu’un tel cumul favorise les erreurs, les négligences, les fraudes et leur dissimulation. 2. Le principe d’indépendance Les objectifs du contrôle interne doivent être atteints indépendamment des méthodes, procédés et moyens de l’entreprise 3. principe d’information et Qualité du personnel Les informations doivent être ob’ecti PAGF 10 principe d’information et Qualité du personnel Les informations doivent être objectives, pertinentes, utiles, vérifiables et communicables. Tout système de contrôle interne est, sans personnel de qualité, voué à l’échec. La qualité du personnel comprend la compétence et l’honnëteté ; cependant la fragilité du facteur humain rend toujours nécessaires des bonnes procédures du contrôle interne. 4. Le principe de permanence La mise en place de l’organisation de l’entreprise et de son système de régulation (contrôle interne) suppose une certaine pérennité de ses systèmes. Il st évident que cette pérennité repose nécessairement sur celle de l’exploitation. 5.
Le principe d’universalité Ce principe signifie que le contrôle interne s’applique à à toutes les personnes dans l’entreprise en tout temps et en tout lieu. Autrement dit personne n’est exclu du contrôle par quelle considérations que ce soient : il n’y a ni privilège ni domaines résen’és, ni établissement mis en dehors du contrôle interne 6. Le principe d’harmonie On entend par ce principe l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l’entreprise et de son environnement. 7. Le principe d’intégration et d’autocontrôle Ce principe stipule que les procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d’un système d’autocontrôle mis en oeuvre par des recoupements, des contrôles réciproques ou des moyens techniques appropriés
