APS SA KMAT

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Centre de ressources tertiaire Lycée Emmanuel Mounier 6 avenue Marcelin Berthelot — 38029 Grenoble CEDEX2 ) 0476 46 12 122 04 76 86 25 15 [email protected] fr site web . http://crtg. ac-grenoble. fr/ TECHNIQUES ET MODES OPÉRATOIRES ACCESS 2000, xp Access est une marq Centre de Ressource or 10 Sni* to View Microsoft @ jacques SORNET – Mars 2004 ACCESS est un logiciel de la catégorie « système de gestion de base de données relationnelles » qui offre de nombreuses interfaces graphiques pour la construction des tables, des requêtes et des formulaires d’écran ou des états imprimés.

Ce document propose quelques indications opératoires, non exhaustives, concernant ACCESS sous différentes versions. Il est destiné à guider les étudiants lors de travaux en autonomie mais ne peut prétendre se substituer au cours dispensé par l’enseignant. dans les requêtes 14 2. 4. Le paramétrage des requêtes 14 2. 5. Les requêtes action 15 2,6. L’enchainement des requêtes 1 6 3. LES FORMULAIRES ACCESS 17 3*1. Le formulaire ACCESS 17 3. 2. La création et la modification d’un formulaire 17 33.

La gestion des contrôles du formulaire 19 3. 4. Les types de contrôles courants 19 3. 5. L’utilisation des zones de liste pour pointer des enregistrements

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21 3. 6. Le rôle des formulaires 21 3*7. Les sous-formulaires 23 3. 8. L’exécution des formulaires 24 4. LES IMPRESSIONS ET LES GRAPHIQUES ACCESS n 4. 1. Les documents imprimés par ACCESS 24 4. 2. L’impression d’étiquettes 24 4. 3. La réalisation d’un état 24 24 4. 4. L’insertion de graphique dans un formulaire ou un état 25 5. LES IMPORTATIONS – EXPORTATIONS ACCESS / OFFICE 027 5. . L’exportation de données vers EXCEL 27 5. 2. L’importation de données EXCEL 27 5. 3. L’exportation d’une liste de publipostage vers WORD 27 6. COMPLEMENTS ACCESS n 28 6. 1. Les macro-instructions 28 6. 2. L’usage d’un formulaire comme base d’une requête 29 6. 3. L’automatisation des importations – exportations30 7. ES SECURITES ACCESS 031 7. 1. Le partage d’applications ACCESS 31 Le principe général de la sécurité au niveau utilisateur 31 7. 2. La gestion des comptes de groupes et d’utilisateurs31 73. . 4. Les types d’autorisations et leur attribution 32 Les groupes de travail 33 La protection des champs et contrôles 34 7. 6. 7. 7. Le contrôle des accès simultanés 34 10 lancement d’ACCESS se fait par le menu Démarrer – Programmes de WINDOWS. Il faut ensuite suivre les indications du logiciel pour ouvrir une base existante ou créer une nouvelle base. Ce choix (ouvrir une base ou en créer une nouvelle) peut également se faire par le menu Fichier (options « Ouvrir » ou « Nouveau n).

Cl Le plan de travail ACCESS s’affiche à l’ouverture ou à la création d’une base : Pour quitter ACCESS, revenir au plan de travail et utiliser le menu Fichier – Quitter ou « double cliquer » sur la clé ACCESS, dans le coin supérieur gauche de l’écran. 1. 2. La création et la modification d’une table Une base de donnée ACCESS comporte une ou plusieurs tables elationnelles, dans lesquelles des données sont mémorisées.

Cl Pour créer une table : cliquer sur l’objet tables puis sur « Nouveau » (mode création) :une grille de définition de table s’affiche définir chaque champ de la table dans cette grille (nom, type, puis onglet « Général » en bas d’écran) ; indiquer à ACCESS le ou les champs constituant la clé primaire (sans doublon) de la table en sélectionnant la (les) ligne(s) de champ constituant la clé Cliquer ensuite sur le symbole du bandeau de haut d’écran , fermer la Wille de définiti table et l’enreeistrer. isie de commentaires libres ou de pages d’information) ; numérique, soit une valeur utilisée dans des calculs (format entier 32768, entier long, réel, ; date / heure, soit un repère temporel (date et heure complètes ou abrégées) ; oui / non, soit l’expression d’une alternative ; « numéroauto », soit l’attribution automatique d’un numéro séquentiel, du type entier long. Remarque : seules les données intervenant dans des calculs doivent être d’un type numérique. Un code postal ou un numéro de téléphone sont des données du type texte.

Le type « Assistant liste de choix » permet, lorsque l’on saisit ne donnée dans le champ, de choisir la valeur du champ dans une liste présentant des valeurs provenant d’une autre table. La construction de cette liste de choix se fait aisément en suivant les instructions de Fassistant (choix de la table d’où proviennent les valeurs, des champs, Cl Les propriétés optionnelles « Valide si » et « Null interdit » peuvent être attribuées au champ (onglet « Général situé en bas du cadre de définition de table).

Elles permettent de définir une contrainte de domaine (les valeurs acceptables pour le champ) ou d’imposer une saisie dans le champ. La propriété « Masque de saisie » permet de définir une contrainte quant à la forme des données saisies dans le champ (99999 indique par exemple que le champ code postal de type texte est, en fait, composé obligatoirement de 5 chiffres). ne description de table peut ultérieurement être modifiée en sélectionnant au préalable la table dans la liste affichée par ACCESS, puis en optant pour « Modifier 0 affichée par ACCESS, puis en optant pour « Modifier En particulier, un champ sélectionné peut être supprimé par la touche « Suppr » (ou « Del déplacé par « clic maintenu Une nouvelle ligne de champ peut être intercalée par « Ins » (insertion). ne table au préalable sélectionnée peut être renommée par le choix Edition – Renommer , recopiée par Edition – Copier – Coller » ou supprimée par la touche « Suppr 1. 3. Cindexation ACCESS Un index est sensé accélérer les accès aux données à partir de la valeur d’un champ. ACCESS autorise la création de 32 index par table mais, en pratique, la multiplication des index alourdit les traitements : un équilibre est à trouver entre les avantages et les inconvenients de l’indexation. index ACCESS est identifié par un nom (éventuellement un nom par défaut attribué automatiquement) et peut regrouper de 1 à 10 champs d’une table. Il est obligatoirement défini à partir de champs de type texte, numérique, monétaire ou date/heure. Deux catégories d’index peuvent être définis sur une table ACCESS : un index primaire, unique, sans doublon (propriétés « Oui-sans doublon » ; un ou plusieurs index secondaires, avec ou sans doublon. Un index primaire est automatiquement créé sur la clé primaire de la table ACCESS.

PAGF s 0 d’une table par le menu Affichage – Index : e nom donné à l’index est saisi dans la colonne de gauche ; la colonne « Nom du champ » permet de sélectionner le (ou les) champ(s) constituant l’index en les choislssant dans la liste affichée par (tous les champs suivant un nom d’index, jusqu’au nom d’index suivant, constituent cet index) ; un clic sur une des « Propriétés de l’index » permet d’accéder ? des options précises de définition la fermeture de la fenêtre « Index » valide la définition effectuée et le retour au plan de travail permet de l’enregistrer.

Le choix Affichage – Index donne accès à la définition complète es index de la table en cours. L’effacement d’une ligne dans la liste des index permet de supprimer un index déjà créé. Remarques : ACCESS crée automatiquement un index quand un champ porte un nom évoquant un identifiant (numéro xxx, code_xxx Il faut donc, le cas échéant, adapter ou supprimer cet index ; Pour faciliter la mise à jour des tables à clés composées de plusieurs champs, il est fortement recommandé de leur attribuer un numéro automatique comme clé primaire.

Les champs constituant la clé « naturelle » de la table pourront constituer un ou plusieurs index secondaires avec ou sans doublons, selon le 4. Les relations entre tables Les liens (pointages) existant entre tables sont appelés « relations » sous ACCESS. Ces relations entre tables peuvent être représentées graphiquement et sont définies grâce aux opérations qui suivent : depuis le plan de travail, cli uer sur l’icône ou choisir les options de menus « Outils » puis choisir les options de menus « Outils » puis « Relations » une fenêtre « Relations » apparait.

Utiliser le cadre « Ajouter une table » pour ajouter les tables nécessaires à la définition des relations. Si ce cadre est absent, il peut être affiché par les ptions « Relations » et « Afficher la table… » ; lier les champs en relation dans chaque table par un « clic maintenu» en partant du champ qui est clé primaire ou index unique, en allant vers la duplication de ce champ.

La table de départ (table source) est la « able/requête » et la table d’arrivée la « Table/requête liée » selon la terminologie ACCESS (dans l’exemple, partir du « code client » dans « CLIENT» et aller vers le « code client » dans « FACTURE ; une fenêtre de dialogue « Relations » s’affiche, qui permet de préciser les contraintes à appliquer.

Cliquer sur « Appliquer ‘intégrité référentielle » et « Créer ACCESS indique par p le côté « lié » (plusieurs factures peuvent être liées à un client) et par 1 le côté « source » (l’origine unique du code client) de la contrainte d’intégrité référentielle. Remarque : une contrainte d’intégrité référentielle est une règle qui impose que toute valeur salse dans le champ lié soit présente dans le champ source.

ACCESS fait automatiquement cette vérification lors de la saisie de données, dès lors que la contrainte d’intégrité référentielle est définie. D’autres options concernent les relations: ? Mettre à jour en cascade » permet qu’une modification de valeur de la clé primaire de la table source soit automatiquement répercutée dans les lignes des tables liées » « Effacer en cascade » provoque l’effacement automa 7 0 les lignes des tables liées » « Effacer en cascade » provoque l’effacement automatique des enregistrements liés quand on supprime la source.

A la fermeture de la fenêtre « relations », celles ci sont enregistrées. dans l’écran « Relations », les champs qui constituent ou participent à une clé primaire ressortent en caractères gras ; a notation ACCESS sur les liens est INVERSE des cardinalités du SCD une relation ne peut être établie entre un champ ACCESS de type « NuméroAuto » et un champ numérique correspondant dans une autre table que si ce dernier est défini comme un « Entier long ».

De manière générale, les champs en relation doivent avoir des définitions compatibles. Exemple : 1. 5. Modification de relations existantes Pour accéder aux « Relations » ACCESS déjà enregistrées, procéder comme pour leur création. L’affichage de toutes les relations fait apparaître à l’écran une image graphique complète de la structure des tables elationnelles. Une relation particulière peut être sélectionnée par « simple clic » sur le trait qui la représente uis supprimée par la touche « Suppr ».

Un double clic permet d’accéder au la colonne de gauche de la feuille de données. D Dans une table ouverte (et contenant des données), il est posslble de passer d’un enregistrement à l’autre à l’aide d’outlls standards simples : par balayage séquentiel, en cliquant sur pour aller au premier enregistrement, sur pour aller au dernier enregistrement, sur ou sur pour sauter à l’enregistrement précédent ou au suivant ; par recherche sélective, en cliquant sur le champ sen,’ant à la sélection puis sur l’icône .

Suivre alors les indications de la fenêtre « Rechercher dans le champ : saisir la valeur recherchée puis choisir et fermer la fenêtre de recherche. ACCESS se positionne sur l’enregistrement correspondant s’il existe. 1 . 7.

Méthode générale pour réaliser une base ACCESS pour réaliser une base il faut effectuer les tâches suivantes, dans l’ordre : 1) établir le schéma conceptuel des données ; 2) établir le schéma relationnel ; 3) créer les tables ACCESS (en précisant correctement la escription de chaque champ et en choisissant une clé primaire) ; 4) créer les relations entre les tables ainsi que les contraintes d’intégrité référentielles ; 5) créer un jeu d’essai (données destinées à tester la base) ou collecter les données réelles , 6) saisir les données en respectant l’ordre imposé par les contraintes (une valeur doit être saisie dans le champ « source » avant de l’être dans le cham « lié » . PAGF 10 données, notamment les contraintes d’intégrité référentielles. Ceci évitera des incohérences qui peuvent ensuite nécessiter ‘effacement de certaine relations, certaines données voire certaines tables pour être corrigées. 2. LES REQUETES GRAPHIQUES ACCESS O 2. 1. Les requêtes sélection L’interface graphique ACCESS (« QBE » – Query By Example distingue les requêtes sélection, mise à jour, ajout, suppression de lignes et création de table.

Pour réaliser une requête sélection sur une seule table : choisir puis « Nouveau » ; dans la fenêtre « Nouvelle requête » choisir « Mode création » , les cadres « Requête Sélection » et « Ajouter une table » sont ouverts (à défaut, il est possible d’afficher le cadre « Ajouter une table » ar le menu Requête- Ajouter une table) ; sélectionner la table utile puls « Ajouter » et fermer le cadre « Ajouter une table » ; un « clic maintenu» permet d’amener un à un les champs vers la grille en bas d’écran, qui représente les champs utiles à la requête ; des précisions seront fournies pour chaque champ utile : sur la ligne « Afficher » (le champ ne figurera pas dans le résultat de la requête si cette ligne n’est pas cochée), sur la ligne « Critères » (où le critère de sélection est saisi) ; fermer le cadre « Nouvell uivre les indications pour