L ‘ Animation d’une reunion de travail l. Introduction Il. Le déroulement 11. 1. L’ANIMATEUR D’UNE REUNION 11. 2. LA PRÉPARATION D’UNE RÉUNION 11. 3. LE DÉROULEMENT D’UNE RÉUNION IIUL’ANIMATION D’U Il. 5. LA SYNTHESE ET CONCLUSION or2s Sni* to View III. Des outils d’animation FLUIDITE MENTALE ET FLUIDITE VERBALE TECHNIQUES D’EXPRESSION ORALE LES QUES IONS POSER AVANT LA RÉUNION LES DIFFÉRENTS TONS DE VOX TRAVAIL SUR LA VOIX LES OBSTACLES À L’EXPRESSION objectifs c’est déterminer où l’on veut aboutir en fin de réunion. Avec quels participants ?
Inviter uniquement les personnes oncernées par le sujet (Meilleur efficacité : 5 à 9 partlcipants pour les réunions « discussion ») Quand organiser la réunion ? Fixer la réunion à un jour et à une heure susceptible de convenir à tous les participants. Définir ? l’avance la durée de la réunion. Où l’organiser ? Dans un cadre favorisant la concentration et la détente. Veiller aux bonnes conditions matérielles (insonorisation, éclairage,) et à la disposition de l’espace (en fonction du nombre prévu de partlcipants). 2. un travail indispensable Sur le contenu de la réunion T. O.
P. : Thème, Objectif, Plan, Sélection et Hiérarchisation des points à traiter (en fonction de l’objectif poursuivi). Choix d’une méthode
Et pour être encore plus e OF e tableau papier et se rendre disponible pour l’accueil des 11. 3. LE DEROULEMENT D’UNE REUNION Le lancement de la réunion – Accueillir les participants, mettre à l’aise. Rappeler le thème de la réunion, l’objectif et convenir d’une méthode. – Définir les rôles de l’animateur, des participants. – Choisir un « rapporteur » La réunion d’information Exposé ou interview de groupe La réunion de résolution de problème – poser le problème : définition précise de la sltuation présente insatisfaisante et formulation du problème en termes d’objectif ? atteindre. Analyser les causes : Collecte et analyse des données isponibles -Élaborer un plan d’action : Choix des solutions, programme d’action et modalités de contrôle. La réunion de négociation et prise de décision -Consultation : Sinformer, écouter, être tolérant, synthétiser. -Confrontation : Affirmer, argumenter, mettre en evidence convergences et contradictions. -Conciliation : Rechercher les oints d’accord, accepter un type d’arrangement, assurer le renforcement de la PAGF du temps de la réunion : savoir conclure Il. 5.
LA SYNTHESE ET LE COMPTE- RENDU D’après l’ordre du jour, rappeler ce qui a été dit ou fait, ce qu’il reste à dire ou faire et Proposer l’ordre du jour de la séance suivante (s’il y en a une reprenant ce qui n’a pas été dit lors de cette réunion, Demander une transmission de compte- rendu dans les 3 jours qui suivent. CONCLUSION : LES 5 REGLES DE BASE POUR ANIMER UNE REUNION 1 – Un cadre précis l_Jne réunion doit bénéficier d’un cadre précis et le plus étroit possible, d’un objectif à atteindre et d’une durée de temps limitée.
Ces différentes informations doivent être transmises aux participants avant que la réunion ne se tienne. 2- Penser au lieu Une réunion c’est aussi un lieu de rencontre. Et pour que tout le onde se sente à l’aise, certains points sont à surveiller. « La principale erreur, c’est de faire une réunion dans une salle trop grande, avec quatre personnes que se retrouvent séparées de plusieurs mètres autour d’une table bien trop imposante. Il faut trouver une salle adaptée ou si ce n’est pas possible, ne pas avoir peur de revoir la dis bilier pour constituer une monde partage la même perception des décisions prises. Après l’introduction, il faut toujours commencer les réunions par les points les plus importants ou les plus délicats. Sinon, ces points seront traités à la va-vite en fin de réunion et le risque u’aucune décision ne soit prise est alors très élevé. Mieux vaut donc finir par les questions diverses, avant de conclure. ‘ 4 – l’animateur Le rôle de l’animateur est central. Il assure le respect de l’ordre du jour, et notamment la durée prévue pour chaque thème, mais aussi rythme la prise de parole en permettant à chaque participant de s’exprlmer.
Bref, l’animateur doit s’imposer, en douceur et par l’humour, sur l’assistance. Il doit aussi veiller à ne pas faire interférer sa position hiérarchique s’il en a une. 5 – Vive le changement ! Toutes les règles de base de la conduite de réunion, abordées ci- essus, sont importantes. Mais une dernière règle l’est encore plus : ne pas appliquer de façon trop stricte toutes les règles de base. Autrement dit, laisser une marge de manœuvre aux participants. On ne peut pas tout contrôler dans une réunion.
L’animateur doit également percevoir l’émergence d’un point imprévu, parfois favoriser une certaine pagaille pour faire apparaître les idées des uns et des autres. Il faut toujours montrer aux participants qu’ils ont un rôle à jouer. Sinon il ne s’agit plus d’une réunion mais d’un « meeting tenu par l’animateur. » PAGF s OF Pierre se laisse dépasser… Pierre est adjoint au service des ressources humaines dans une société d’assurances, à un niveau régional. une enquête de climat social lui a été demandée par son directeur.
Pierre réunit l’ensemble des chefs de service et des responsables d’agences – soit une cinquantaine de personnes – dans une salle de conférence, au siège de la société. Il présente les avantages et les modalités de l’enquête avant de solliciter un débat ouvert de la part des participants. Très vite, la discussion dérape. Pierre ne maitrise plus la situation. 2 Martine choisit la bonne option… Martine est déléguée des parents d’élèves dans l’école primaire de ses enfants (cent cinquante élèves).
Le directeur de l’établissement lui a demandé de consulter l’ensemble des familles à propos de la sécurité dans et autour du groupe scolaire. Martine ne peut pas réunir les familles autour d’une table et ouvrlr le débat : ce sont toujours les mêmes qui prennent la parole : ceux qui n’ont pas peur de s’exprimer en public. Quant aux autres, ils se noient dans un profond mutisme. Pourtant, pour avoir discuté avec les « silencieux » en d’autres occasions, Martine est persuadée que plusieurs d’entre eux ont es propositions intéressantes sur le sujet.
Martine ne peut pas non plus convoquer les parents à tour de rôle par petits groupes : la tâche serait longue, fastidieuse et limiterait les possibilités d’échange. Toutefois, elle sait que la majorlté des parents d’élèves ont un but commun : améliorer la sécurité pour leurs enfants, et une volonté d’agir ensemble pour atteindre ce but. Un samedi matin, Martine a invité l’ensemble des parents d’élèves ensemble pour atteindre ce but. à participer à un groupe de travail dans la salle polyvalente de l’école.
Soixante-dix-hult familles sont représentées. « un record, econnaît Martine, c’est un signe qui ne trompe pas. » Après avoir succinctement présenté l’objectif de la réunion (en mobilisant les parents autour d’exemples marquants) et le travail à effectuer (faire l’état de la situation, avancer un certain nombre de propositions, fixer des échéances), Martine propose aux parents de se réunir par petits groupes de sept ou huit et de travailler point par point sur le problème de la sécurité. Un rapporteur est nommé dans chaque groupe.
Les temps de réflexion (dix minutes pour chaque pont abordé), en petits groupes, alternent avec des moments de mise en commun par es rapporteurs réunis pour débattre face à rensemble des autres participants (quinze minutes). Les parents peuvent transmettre des messages écrits à leur rapporteur en cours de discussion. Une heure et demie plus tard, Martine présente une synthèse du travail effectué et boucle sa reunion. Le groupe a produit suffisamment d’éléments pour lui permettre de monter un dossier solide.
Analyse 1 Dans l’exemple ci-dessus, Pierre a convoqué un nombre important de personnes qui n’ont probablement pas les mêmes visions ni les mêmes attentes. Il s’expose à trois écueils : – La taille du groupe est beaucoup trop importante pour ermettre une communication de qualité. plus le nombre de participants est élevé, moins la cohésion du groupe est forte. Au- delà d’une vingtaine de personnes, il est difficile de réguler les éc 7 OF groupe est forte.
Au-delà d’une vingtaine de personnes, il est difficile de réguler les échanges et d’obtenir une large participation des membres du groupe (dans un groupe de 50 personnes, on dénombre 1 225 posslbilités d’échange ; avec un groupe de 12 personnes, le nombre descend à 66). La parole revient de fait aux plus bavards ou aux plus combatifs. Si la réunion en grand groupe ne pose aucun problème pour ommuniquer une information descendante, en revanche, les négociations y sont plus difficiles. Réunir des individus qui occupent des postes très différents dans l’entreprise revient à créer un groupe composite entièrement soumis à une contrainte externe : les participants n’ont pas librement choisi d’être ensemble ; ils répondent ? une convocation. Ceci peut être la source de conflits, de luttes d’intérêts et de tensions entre les personnes. – Le dernier point relève de valeurs plus profondes. En introduisant une volonté de changement dans la culture de l’entreprise, Pierre risque de se heurter à des résistances.
En effet, l’enquête de climat social implique une remise en cause des fonctionnements antérieurs dans la mesure où chaque salarié peut porter une appréciation anonyme sur la façon dont il perçoit sa situation personnelle dans l’entreprise, les modes de management et l’organisation du travail. Ce type d’évaluation peut être ressenti comme un danger : certains l’accuseront de fragiliser la structure hiérarchique traditionnelle. Pierre aurait pu éviter ces problèmes en menant des enquêtes préalables pour avoir une parfaite connaissance du terrain.
Des réunlons en petits groupes affinitaires auraient permis, en outre, es 8 OF connaissance du terrain. Des réunions en petits groupes affinitaires auraient permis, en outre, des échanges plus riches et une écoute plus fine des objections et des remarques. Il est clair que dans ce genre de situation, l’intervenant doit d’abord faire reconnaître le besoin de changement par les membres du groupe au lieu de vouloir l’institutionnaliser séance tenante. Analyse 2 Cet exemple emprunté à la vie courante montre de façon significative que Martine a évité plusieurs pièges.
Elle aurait pu entraîner les soixante-dix-huit parents dans un débat fleuve stérile de trois heures. Car il existe au sein d’un groupe des phénomènes de prises de pouvoir 1, de résistance, d’identification, qui font que les individus se conforment à la loi du plus grand nombre ou bien se réfugient dans l’opposition systématique. Par ailleurs, Martine a été directive sur la forme : présentation du problème, organisation du travail, limitation des temps d’échange, mais pas sur le fond : chacun a pu s’exprimer dans un petit groupe où les tensions sont moins importantes.
Elle a agi avec pertinence dans la mesure où il est pratiquement impossible de laisser un grand groupe s’autodéterminer. DES OUTILS D’ANIMATION Oser s’exprimer, c’est posséder la maîtrise de deux aptitudes intellectuelles : la fluidité mentale et la fluidité verbale. 1 La fluidité mentale est l’aptitude à mobiliser ses idées 2 La fluidité verbale est l’aptitude à mobiliser ses mots trouver facilement ses idées d’autre part celle de les exprimer sans heurt, sans rupture. pour développer sa fluidité mentale, chacun gagne à prendre connaissance de la richesse de ses idées.
Cette connaissance est primordiale pour se donner le droit à l’expression orale. L’art verbal repose sur quatre piliers : L’INVENTION : recherche de ce que l’on va dire 2 L’ELOCUTION : forme et manière de dire 3 LA DISPOSITION : ordre dans lequel on va le dire 4 L’ACTION : le fait de le dire I -LA RESPIRATION Elle conditionne la bonne émission du son Elle favorise la détente musculaire et nerveuse Elle est nécessaire à la mise en œuvre de la fluidité mentale et verbale On distingue trois types de respirations 1/ Thoracique Ouverture de la cage thoracique par l’élargissement des côtes seulement.
Cest la respiration la plus connue, celle sur laquelle on concentre son attention automatiquement quand on nous dit de respirer ? fond.
